Cuando una empresa alcanza cierto tamaño necesita contar con un área de contabilidad, que será la responsable de ocuparse precisamente de todos los asuntos relacionados con la contabilidad de la empresa. Pero el departamento de contabilidad es muchas veces un gran desconocido tanto para trabajadores de la empresa como incluso para los propios responsables, que saben de su necesidad pero no acaban de entender muy bien qué hace o su necesidad real. Por eso es importante conocer todas las funciones de las que se ocupa este departamento.
¿Cuáles son las tareas del departamento de contabilidad?
Si nos ponemos en modo académico, podemos decir que este departamento es el responsable de instrumentar y operar las políticas, normas, sistemas y procedimientos necesarios para garantizar la exactitud y seguridad en la captación y registro de las operaciones financieras, presupuestarias y de consecución de metas de la empresa.
Una definición más terrenal sería decir que es el departamento responsable del control de gastos e ingresos y de la situación financiera de la empresa, además de saber los cobros y pagos pendientes.
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Podemos resumir sus funciones en esta serie de cuatro puntos:
- Control de libros contables: por una parte está el libro diario, donde se registran las operaciones diarias; por otra parte nos encontramos con los libros de registro, donde aparecen las facturas emitidas y recibidas, el registro de los bienes de inversión y, si existen, las operaciones intracomunitarias.
- El cierre del ejercicio: aquí se ocupa de preparar:
- Las obligaciones registrales: la legalización y el depósito de libros y cuentas
- La preparación de impuestos
Además de todo esto, entre las funciones de un contable administrativo destaca que es el responsable de diseñar el Plan General Contable (PGC) de la empresa. El PGC es un documento que sirve de guía a la hora de llevar a cabo todas las funciones asignadas al área de contabilidad, de forma que actúe de una forma ordenada y coherente. Sin un PGC, este departamento no funcionaría bien, algo perjudicial para la empresa ya que de sus resultados dependen las futuras acciones y planes de la compañía.
La coordinación con el resto de departamentos
Sin embargo, el departamento de contabilidad no funciona por su cuenta, sino que lo hace de forma coordinada con el resto de áreas de la empresa. Se trata de una coordinación doble, ya que mientras el resto de departamentos le ofrecen una información necesaria para trabajar, el área de contabilidad debe ser muy escrupuloso y solicitar siempre unos datos y documentos precisos o fiables. Sobra decir que si recibe informaciones no reales lo más probable es que haga mal su trabajo, y no gestione la contabilidad de la empresa de forma correcta.
Según los departamentos que tenga nuestra empresa, el área de contabilidad trabajará de una u otra forma. Por ejemplo, con el departamento de compras se encarga del registro de operaciones de compra de materias primas, existencias o producto final, además de gestionar los pagos en día acordado; algo parecido a lo que hace junto al departamento de ventas o facturación con las facturas de venta, mientras que con el almacén se encarga de la gestión del inventario y las existencias.
También es muy importante la relación que hay entre los departamentos de contabilidad y recursos humanos, ya que de ella dependen la contabilización de las nóminas y los seguros sociales, algo imprescindible para el correcto funcionamiento de la empresa. Estas son las principales funciones del área de contabilidad en coordinación con los departamentos más destacados de la empresa -no todas las compañías tienen estos departamentos-, unas relaciones que también deberían regirse por el PGC.
