Llevar un registro de los datos de todos los trabajadores resulta una tarea a priori sencilla cuando nos referimos a una pequeña o mediana empresa. Sin embargo, cuando la plantilla es mucho más numerosa, esta tarea se complica. Por suerte, podemos crear fichas personalizadas de cada uno de los trabajadores de una empresa, un recurso muy útil para la gestión documental de la compañía.
Con ello, se trata de registrar y actualizar la información de los empleados (tanto activos como nuevas incorporaciones) y guardarla en una base de datos de Recursos Humanos para poder consultarla posteriormente.
¿Te interesa saber cómo puedes hacer una ficha de tus empleados? En este artículo te ayudaremos a elaborar un registro de los datos esenciales de cada trabajador de una forma muy sencilla y rápida.
¿Para qué se utilizan las fichas personales de los trabajadores?
En general, es el departamento de Recursos Humanos el encargado de elaborar este tipo de documentos. El objetivo principal de las fichas de empleados es crear una base de datos con todas las referencias recopiladas con respecto a la información tanto de los trabajadores en activo como las nuevas incorporaciones. Además, este tipo de fichas de trabajadores resultan de mucha utilidad en aquellos casos en los que hace falta rellenar algún tipo de documentación, enviarla a alguna institución o hay algún tipo de urgencia o accidente.
Otra de las ventajas de las fichas de empleados es que conforman un instrumento con información de contacto del empleado. Hoy por hoy, es posible conectar la ficha del trabajador con otros documentos como los de control de fichajes, documentos de altas y bajas y control de vacaciones laborales. Así pues, toda la información relacionada con un empleado estará centralizada en un mismo archivo.
Contenido de las fichas del empleado
Elaborar un registro de la información de cada empleado permite llevar un control de aspectos relacionados con la formación, funciones, tareas, etc. Pero, ¿qué deben contener las fichas de los trabajadores? Resolvemos esta duda a continuación:
1. Información personal de trabajador
La ficha del empleado debe contener todos los datos personales del trabajador así como la información relacionada con el puesto de trabajo que ocupa en la empresa. En este sentido, debe detallarse el puesto, área y algunas indicaciones necesarias.
- Nombre y apellidos
- Número de Identificación (DNI o NIE)
- Fecha de Nacimiento
- Dirección postal
- Teléfono
- Número de la Seguridad Social
- Cargo en la empresa / Área de trabajo / Funciones
- Observaciones
2. Información académica del empleado
La ficha del trabajador se usa generalmente para registrar toda la información académica y laboral del empleado, la cual se irá completando a medida que pase el tiempo puesto que es posible que los empleados realicen talleres, cursos o conferencias mientras dura su relación laboral con la empresa.
- Formación académica: estudios realizados hasta la fecha (grado universitario, Máster, ciclos formativos, FP, etc.).
- Cursos y talleres: tanto aquellas formaciones realizadas en horario laboral indicadas por la empresa, como otras realizadas por voluntad propia del trabajador.
3. Información de contacto de emergencia
Es conveniente contar con los datos de contacto de una persona que responda por el empleado en caso de emergencia. Se trata de una persona elegida por el propio empleado y se deberá indicar los siguientes datos:
- Datos personales de la persona de emergencia
- Teléfono de contacto
- Rango de parentesco
Plantilla Excel de ficha personal del trabajador
El programa Excel ofrece la posibilidad de crear y descargar gratis una plantilla diseñada para crear fichas de los trabajadores. A continuación, podrás descargar automáticamente la plantilla con la ficha de empleados en tu ordenador y, una vez abierta, sólo tendrás que rellenarla con los datos que te solicita de cada empleado de tu empresa. ¡Así de fácil!
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