El análisis de puestos de trabajo es una de las actividades de Recursos Humanos que van a facilitar la tarea de valorar el desempeño, las tareas de selección de empleo, la organización del trabajo, la contratación de nuevos empleados, entre otras.
Al igual que para las ventas realizamos un plan en el que trazamos unos objetivos, en el caso de los puestos de trabajo también es necesario conocer qué metas nos hemos propuesto.
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Por tanto, antes de empezar con cualquier análisis de puestos de trabajo es necesario tener en cuenta:
- Los objetivos del análisis.
- Quién va a realizar el análisis.
- Los encargados de dicho análisis deberán conocer la naturaleza de los puestos existentes en la organización.
- Se selecciona la herramienta adecuada en función de las características de los puestos.
- Realizar el proceso de investigación.
- Recopilación de datos y su correspondiente verificación.
- Se deberá tener en cuenta la evolución de los puestos de trabajo a lo largo del tiempo.
¿En qué consiste un análisis de puesto de trabajo?
Un análisis de puesto de trabajo lo que trata es de recoger información sobre las distintas características o necesidades de aquellos puestos que hay que cubrir. Esto es útil de cara a seleccionar nuevo personal, su contratación y remuneración en función de las tareas o responsabilidades que asuma.
En definitiva, se trata de tener la información sobre los puestos existentes en la empresa con el objetivo de determinar qué obligaciones y que responsabilidades tiene cada uno de dichos puestos así como los conocimientos y experiencia que se requieren para esos trabajos.
Los análisis de puestos de trabajo se suelen realizar antes de iniciar cualquier tipo de actividad nueva y que requiera la creación de nuevos puestos de trabajo o porque se modifiquen los existentes. Este análisis debe incluir en el Plan de Recursos Humanos de la empresa. Los resultados de dichos análisis nos permitirán:
- Establecer la estructura salarial.
- Facilitará la revisión de sueldos.
- Nos ayudará a crear y realizar el seguimiento de los sistemas de retribución variable.
- Una medición más adecuada de los costes de la mano de obra.
- Seleccionar nuevos trabajadores.
- La creación de programas de carrera profesional.
- Mejoras en los sistemas de formación.
- Valorar adecuadamente el desempeño de los trabajadores, así como su puesto.
Técnicas para hacer un análisis de puestos de trabajo
Existen cinco formas que nos van a ayudar a realizar un análisis de puestos de trabajo:
Observación directa
Es el método más sencillo de llevar a cabo, pero si lo realiza el jefe a uno de los responsables, el comportamiento del trabajador puede variar y no seguir sus rutinas habituales.De ahí, que sea aconsejable que lo haga un analista objetivo y que se informe a los trabajadores de que se trata de un análisis para definir las tareas de cada puesto.
Esta observación directa debería realizarse durante varios días en cada puesto. Así se podrá obtener una información más detallada de cada puesto de trabajo.
El diario
Este consiste que algunos trabajadores claves en la producción de la empresa registren sus tareas diarias en un documento. El inconveniente de este método es que algunos de estos empleados anoten tareas de más u omitan otras.
En el caso de realizar este método, es aconsejable que sean varios los trabajadores que anoten las tareas para tener una visión más global de ese puesto de trabajo. Tiene como ventaja que no es necesario la presencia de un analista. Por lo tanto, se ahorran costes.
Entrevistas
Es el método más utilizado para realizar un análisis de puestos. Este consiste en realizar entrevistas individuales o en grupo para recopilar datos sobre las habilidades necesarias y las tareas que se realizan en cada puesto de trabajo. La fiabilidad de estos datos es relativa, aunque los resultados pueden ser de ayuda a la hora de reorganizar los puestos.
Cuestionario
A través de un cuestionario bien estructurado que se les proporcione a los trabajadores, junto con un sistema anónimo , es bastante útil para recabar esa información que estamos buscando. Normalmente, los cuestionarios suelen ser breves y contienen un listado de tareas que el trabajador debe marcar.
El experto
A veces se recurre a expertos para obtener la descripción genérica de un puesto. Sin duda, es un método muchísimo más rápido ya que se realiza en menos tiempo. Sin embargo, debemos de tener en cuenta que posiblemente la respuesta no esté adaptada al tipo de empresa que gestionamos.
Con estas técnicas podrás realizar un análisis de los puestos de trabajo que te permita saber las necesidades de personal en tu empresa. Solo así podrás crear el mejor organigrama de la empresa y elegir las personas más adecuadas.
