El benchmarking es una técnica que nos va a permitir tener como referencia a las mejores prácticas empresariales, tanto de nuestro sector como de otros. De este modo, tras realizar el estudio de la gestión podremos adaptar los procedimientos a nuestra organización y mejorar, así, nuestros resultados. En definitiva, de lo que se trata es de realizar una mejora en nuestro negocio, a través de una continua identificación entendimiento y adaptación de las prácticas y procesos en los que otras compañías han tenido ya éxito. Por ello, queremos mostrar cómo hacer un benchmarking efectivo para tu empresa.
Para ello deberemos de realizar un análisis de nuestra propia empresa ver dónde tenemos un problema o debilidad. Buscaremos una referencia externa a nuestro negocio para tratar de solucionarlo. Así, nos deberemos de fijar en nuestra propia competencia. Esto es descubrir qué negocio competidor ha pasado por esta misma situación, ver cómo la ha solucionado y, de este modo, adaptarlo a nuestra empresa para solucionar con éxito ese mismo problema.
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Normalmente, los procesos de benchmarking los realizan especialistas. Sin embargo, si no queremos recurrir a uno de ellos y nunca hemos realizado antes un proceso de este tipo se aconseja empezar con un benchmarking interno. De este modo, conoceremos más en detalle los posibles problemas que tenga nuestra empresa y que hasta ahora no habíamos reparado en ello.
Fases para realizar un análisis benchmarking
Para realizar un proceso de benchmarking de manera correcta es necesario dar una serie de pasos, o completar una serie de fases o etapas. De hecho el benchmarking es un proceso de mejora continua y que tiene una serie de fases. Estas consisten en: planificar, investigar, observar, analizar, adaptar y mejorar. De nuevo, se comenzaría con ese ciclo desde la planificación. Veamos en qué consisten cada una de estas fases
Identificación
Deberemos identificar cuáles son los productos, servicios o procesos que se van a estudiar. Dicho de otra manera deberemos identificar aquel problema o situación que queremos cambiar para que nuestro negocio mejore. En definitiva surge de la necesidad de recabar información específica sobre nuestra propia actividad empresarial.
Investigación
Se establecerá el punto de referencia u objeto de comparación. Este puede ser de cuatro tipos:
- Interno. Cuando se comparan áreas de la misma empresa unas funcionan bien pero otras no un ejemplo de esto serían sucursales.
- Competitivo. Cuando comparamos nuestra empresa con nuestro competidor más directo.
- Funcional. cuándo se establece la comparación entre nuestro negocio y otro que aunque sea del mismo sector no es competencia directa.
- Genérico. cuándo tomamos como referencia una empresa que no es del sector pero qué ha mejorado es problema que hemos edificado en nuestra propia empresa.
Definición de la métrica
Se deberá establecer qué es lo que se va a medir. Es decir habrá que establecer cuáles son esas variables con las que vamos a llevar a cabo la comparación. Por ejemplo: horario de atención al cliente, nivel de productividad empresarial, etcétera.
Planificación del trabajo de campo
En este punto del análisis benchmarking, habrá que establecer cuáles serán los días, horas, personas, lugares y herramientas que se utilizarán para obtener la información que andamos buscando. Para ello se suelen emplear algunas técnicas como él comprador misterioso, la observación o consultas a expertos.
Llevar a cabo las mediciones
Deberemos seguir las mediciones que hemos establecido en el momento de planificación. En ocasiones es complicado medir algunos datos de nuestra competencia porque pueden ser confidenciales. Además, debemos ser muy precisos cuando realicemos este análisis para poder realizar un buen diagnóstico. En caso contrario, podemos llegar a aplicar cambios que no ofrecen mejorar acordes a la realidad.
Comparar la información
Procesar toda esa información que hemos obtenido y comparar esos datos con los de nuestra propia empresa. De esta forma podremos ver cuáles son los puntos fuertes y débiles de cada una y podremos saber en qué somos peores, pero también qué hacemos bien y no se debe cambiar.
Mejoras
Estudiar las posibles mejoras, definirlas y aplicarlas. Es fundamental tener claro que el benchmarking no es copiar e imitar lo que hacen los líderes en nuestra. Por ello, después de valorar lo que hacen bien, es necesario plantear cuáles son las mejoras que podemos aplicar y adaptarlas a las necesidades de nuestra empresa.
Control o seguimiento
Se debe realizar una estimación del tiempo tras el cual las mejoras deben ir dando sus frutos. No debemos pensar que vamos a introducir las mejoras y nuestros resultados van a mejorar de forma considerable. Es necesario, sobre todo al principio, ir evaluando cuáles son los resultados que nos ofrecen los cambios para sabre si han sido positivos. Además, también podemos ir cambiando detalles que nos ayuden a perfeccionar los diferentes proceso de nuestra organización.
¿Has realizado alguna vez un análisis benchmarking en tu empresa? Ahora que ya sabes cuáles son los pasos a seguir en un proceso de benchmarking, ya puedes empezar a estudiar qué hacen los mejores e intentar hacerlo en tu empresa para mejorar tus resultados.
