Un balance general no es otra cosa que reflejar el estado financiero de la empresa, entidad o compañía en un momento determinado. Para ello usaremos una fórmula que es básica en la contabilidad: Activo = Pasivo + Patrimonio.
Para que nos entendamos, el balance nos va a mostrar contablemente los activos (es lo que la empresa posee) los pasivos (las deudas que tiene la empresa) y las diferencias entre estas (que no es otra cosa que el patrimonio neto).
El balance deberá ser realizado por el personal encargado de la contabilidad en la empresa, ya que es preciso disponer de conocimientos técnicos en contabilidad para poder hacerlo.
Normalmente, el balance se puede hacer cada seis meses. Sería el primer semestre y a final del año. En el caso de que la empresa sea una sociedad anónima, deberá hacérsele entrega a los socios para que tengan un pleno conocimiento del estado financiero y contable de la compañía.
Antes de nada tenemos que seleccionar el medio donde realizaremos el balance de la empresa, podemos hacer el balance general con Excel, utilizar el sistema clásico de papel y lápiz (aunque no lo recomendamos) o usar programas contables para agilizar los trámites. Ahora ya podemos empezar a hacer el balance de situación.
Pasos para elaborar un balance de situación
En primer lugar, vamos a establecer la fecha, ya que el documento contable que vamos a elaborar, nos va a mostrar tanto el activo, como el pasivo y el patrimonio de la empresa a una fecha determinada, el balance lo podemos preparar por ejemplo para el 31 de diciembre de 2017. Fecha en la que nos basaremos para elaborarlo.
Seguiremos con el título que tengamos que darle “Balance General”, pondremos el nombre de la empresa y a continuación, la fecha.
Los registros contables
Ahora es el turno de los registros contables. Para empezar, deberemos reflejar en la sección de los activos, el activo circulante que hará referencia a los activos que podemos convertir en dinero en efectivo en el plazo máximo de un año a partir de la fecha del balance general. Algunas cuentas del activo corriente son:
- Cuentas por cobrar
- Dinero en efectivo
- Títulos de valores negociables (los bonos y acciones, etc.)
- Existencias
- Suministros
- Gastos pagados con anticipo (un seguro, el alquiler, etc.).
Seguiremos reflejando el activo no corriente, también llamado activo a largo plazo. El activo no corriente representa al valor de los bienes que usa la empresa por mas de un año, pero deberemos restarle la amortización. Incorpora los activos intangibles. Estos hacen referencia a los activos que no son monetarios y de naturaleza inmaterial que también durarán más de un año. Por ejemplo: los derechos de autor, las marcas registradas, las patentes, etc. Pondremos el subtotal del activo no corriente y le daremos un nombre: “Total activo no corriente”.
El siguiente paso sumaremos los totales del activo corriente y del activo no corriente, nombrando esta suma “total activo”.
Elaborando el balance general
Veamos ahora el siguiente paso para elaborar el balance general.
Empezaremos por nombrar la nueva línea “Pasivo”.
Seguiremos con el pasivo corriente, que es el que hace referencia a aquellas obligaciones con un plazo de pago superior a un año a partir de la fecha del Balance general. Algunas cuentas de pasivo corriente serían:
- Documentos a pagar a corto plazo
- Gastos devengados a pagar
- Cuentas a pagar
Pondremos el subtotal del pasivo corriente el nombre de “Total pasivo corriente”.
Ahora calculamos el pasivo a largo plazo, el pasivo fijo, es el que hace mención a las obligaciones a mas de un año de plazo. Esto abarca las hipotecas a largo plazo, los bonos a pagar y también podemos incluir las obligaciones por beneficios.
Sumamos el subtotal del pasivo corriente, así como el subtotal del pasivo a largo plazo, pondremos a esta línea “Total Pasivo”.
El Patrimonio
Una vez que tengamos calculado el Patrimonio, que como ya sabemos es la diferencia ente los activos y los pasivos, esto sería la cantidad de dinero que la empresa dispondría si vendiéramos el activo y pagáramos el pasivo.
- Sumaremos las cuentas de Patrimonio y le pondremos de nombre “Total patrimonio”.
- Ahora sumaremos el total pasivo y el total patrimonio y le pondremos de nombre “Total pasivo y patrimonio”.
- Si hemos hecho bien nuestro trabajo, el balance de situación debería cuadrar, de lo contrario, tendremos que revisar las cuentas.
Ahora que ya sabes cómo realizar el balance general de tu empresa, no dejes pasar de realizar el de tu negocio para saber en qué situación se encuentra la empresa actualmente.
