Contar con un ERP en nuestra empresa, nos ayudará al crecimiento de la misma. No obstante, hay una gran variedad de software con este fin. De ahí que la elección de nuestro proveedor de ERP sea una decisión importante porque estamos comprometiendo el futuro de nuestro negocio.
Lo ideal, es que esta tecnología nos permitiera reducir nuestros costes y mejorar nuestros resultados. Esto hace que cuando nos decantamos por un sistema de ERP estamos decidiendo a un socio estratégico del que dependerán nuestros resultados.
Imagen: Monkey Business Images || Shutterstock
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Aspectos a tener en cuenta para elegir un ERP
A continuación deberemos tomar buena nota de los siguientes consejos para elegir un ERP adecuado a nuestras necesidades. A la hora de elegir el ERP que mejor nos convenga tendremos que tener en cuenta los siguientes factores:
- El sector de actividad de nuestra empresa.
- Nuestro ámbito de actuación (nacional o internacional).
- Si formamos parte de un grupo empresarial o si tenemos filiales.
- Nuestra facturación anual, incluida la de las filiales, si las tenemos.
- El número total de empleados que trabajan en nuestra compañía.
- El número de personas que utilizarán el ERP.
- El presupuesto destinado a implantar un sistema de ERP.
- En qué plazo tenemos previsto implantar el ERP.
- Por último, tendremos que tener en cuenta los canales de venta que utilizamos en nuestra organización:
- Agentes comerciales
- Tiendas físicas
- Red de franquicias
- Venta online
- Venta telefónica
- Venta por catálogo
- Otros
Claves para adquirir un ERP
Hasta ahora hemos visto cómo determinar nuestras necesidades para realizar una selección adecuada desde el punto de vista de nuestra empresa. Pero también deberíamos tener en cuenta los siguientes consejos para elegir un ERP, esta vez fijándonos en nuestro proveedor.
- Investigar y comparar empresas de ERP. Un primer paso lógico es investigar qué sistemas de ERP existen en el mercado, cuáles son las características de cada uno, qué es lo que nos ofrece y si se adapta a nuestro negocio. Para ello podríamos hacer una comparativa de fortalezas y debilidades de cada uno de los programas informáticos.
- Experiencia. El tiempo y el coste de implantación no serán el mismo. Si la empresa acaba de empezar le llevará más tiempo. Un punto a tener en consideración es si el proveedor cuenta con casos de éxito en la instalación de su sistema.
- Características técnicas del software. Debemos mirar que módulos tiene el programa en cuestión, si nos permite personalizarlo, así como si en un futuro se contemplan actualizaciones. Debemos estar seguros de que el ERP se adaptará a la perfección con nuestro negocio. Hay que señalar que existen ya en el mercado programas de gestión especializados en sectores concretos como, por ejemplo, educación o sanidad.
- El presupuesto. Como en cualquier otra compra, es necesario pedir más de un presupuesto a diferentes compañías. Lo ideal es contar como mínimo con tres presupuestos para que podamos elegir aquel que se ajuste más a las características que necesitamos y a nuestra partida prevista para su implantación.
- Fácil de usar. Es vital que el ERP sea sencillo de utilizar. Una interfaz muy compleja puede dar origen a problemas y a una pérdida de tiempo.
- Soporte técnico. Siempre hemos de fijarnos si existe un soporte que nos ayude a resolver cualquier tipo de duda o de incidencia con el programa.
- Debe integrar todos los elementos contables. El programa elegido deberá integrar todas las operaciones financieras que necesitamos, generar los documentos correspondientes, poder gestionar proveedores, clientes, etc.
- Uso integral y actualizado de las operaciones. Esto quiere decir que el software de gestión no debe sobrepasar las funcionalidades que necesitemos, pero tampoco que se quede en lo más básico.
Estos son algunos consejos para elegir un sistema de ERP para mejorar nuestra contabilidad empresarial y también nuestro negocio. Es una decisión muy importante, por lo que se ha de tomar el tiempo que sea necesario.
