Durante las reuniones, foros, encuentros profesionales, seminarios y actos similares es muy habitual la celebración de coffee breaks, esa pausa imprescinbible en los encuentros que duran varias horas y que sirven para que el público y la organización se despeje… y mucho más. El coffee break es una oportunidad más para hacer networking o de compartir impresiones con el resto de asistentes, así que si tienes la misión de organizar un coffee break deberías tomar nota de las cuestiones clave para que el coffee break sea un éxito.
Duración y distribución del coffee break
Lo primero de todo será encajar el coffee break en el programa y encontrar una sala adecuada para celebrarlo. Por experiencia, sabrás que la pausa para el café no dura más de 15 o 20 minutos, así que deberás ajustar la cantidad de comida y bebida a ese tiempo -luego hablaremos de ello-. Pero más allá de ofrecer refrigerios suficientes, la comida y la bebida deben estar distribuidos de modo que los asistentes tengan tiempo de reponer fuerzas a la vez que circulan por la habitación y se paran a hablar con colegas, ponentes u otros asistentes.
Por eso, en una mesa auxiliar al margen de la comida colocaremos los platos, cubiertos, vasos y tazas o las servilletas, muy importantes en una pausa de este tipo. En la mesa principal estará la comida, aunque según el público que tengamos podemos colocar dos mesas de comida para facilitar el acceso a la misma. En los extremos de la mesa estará la bebida, de modo que cada participante en el coffee break pueda rellenar su vaso o taza de forma cómoda sin entorpecer a quienes van a rellenar el plato.
Intenta, siempre que sea posible, organizar el coffee break en una sala anexa al lugar donde se celebra el evento principal. El tiempo es limitado, así que ahorramos tiempo en ascensores y escaleras, y cuando vaya a empezar la siguiente intervención te aseguras que el público puede volver rápidamente. Un baño y una terraza o espacio para fumadores cerca son un plus.
¿Qué servir en un coffee break?
Habitualmente, el coffee break se celebrará a media mañana o por la tarde, a modo de merienda, así que ajustaremos la comida ofertada al horario. Así, en un coffee break de mañana ofreceremos mini bocadillos de jamón y queso, petit fours dulces y salados, bizcochos y cereales o fruta de temporada, alimentos que aportaran a los participantes la energía necesaria. Hablando de energía por la mañana, no podían faltar el café o el té, además de agua y leche. También podemos añadir algunos zumos.
Por la tarde los zumos pueden sustituir a la leche o incluso al té, aunque esta bebida debería estar siempre presente. A los alimentos que ya hemos visto podemos sumar pastelitos o minipanes dulces de crema o chocolate, un toque más dulce para acabar las últimas horas del coffe break. Una opción siempre interesante, especialmente si tenemos asistentes de diferentes lugares, es incluir productos típicos de la zona -o del país, si el público es extranjero-. Si es nocturno, se convierte en cóctel donde debería haber bocadillos salados y fruta, además de algún vino o cerveza.
¿Cuánta comida necesito para un coffee break?
Cuestiones como el tiempo que durará el coffee break, el momento del día o el número de asistentes son clave para dar con la cantidad adecuada de comida. No debemos quedarnos cortos, pero tampoco despilfarrar y que sobre demasiada comida. La proporción habitual son cinco porciones de salado, tres de dulce, una pieza de fruta y 300 ml. de bebida por persona, y a partir de ahí podemos calcular la comida que vamos a encargar.
Ahora que ya conoces cómo organizar coffe break, no puedes fallar a la hora de realizarlo. Recuerda que los coffe breaks son muy importantes porque surgen relaciones de networking en las que los invitados conversan con algunos de los participantes de forma más distendida. Para ello, es importante dejar un tiempo correcto que permita estas relaciones pero sin que sean muy extendido.
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