No nos cansaremos de repetir lo importante que es para el éxito de una empresa que sus cuentas cuadren y reflejen la realidad de la forma más fiel posible. Por eso, hay que estar atentos ante los posibles desajustes contables que puedan producirse para solucionarlos cuanto antes. Al fin y al cabo, un desfase de este tipo hará que creas que tienes una cantidad de dinero distinta a la que tienes en realidad, dificultando la correcta gestión de la compañía. Cada uno tiene su sistema para ello, aquí tienes nuestros trucos para descubrir los desajustes contables en tu empresa.
Trucos para evitar errores contables
Sin lugar a dudas, la clave para detectar cuanto antes los errores de contabilidad y subsanarlos es contar con una herramienta que nos alerte ante los desajustes contables. En este sentido, puedes utilizar la plantilla para registrar asientos contables de Emprendepyme, un documento con el que podrás seguir en Excel de forma simultánea el libro diario y el libro mayor de la empresa, que se actualizan de forma simultánea. Es una herramienta que funciona como un programa contable, donde registraremos los asientos contables y detectaremos rápidamente cualquier fallo.
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Utilizar una plantilla como esta siempre es preferible a realizar el balance de sumas y saldos en Excel a partir de un documento en blanco, al que tendremos que dotar de las diferentes fórmulas y funciones de Excel, además de otros elementos como tablas dinámicas que nos ayudan a gestionar mejor la información. Otro aspecto clave para prevenir errores de contabilidad es la revisión de las partidas abiertas (albaranes de compra o venta, órdenes de producción o reparación, albaranes hechos a mano) que quizá no se hayan contabilizado cuando deberían estarlo.
La conciliación bancaria es un punto imprescindible para evitar errores de contabilidad. Vaya por delante que ninguna empresa está legalmente obligada a hacerla, pero sí que es muy recomendable ya que nos permite comparar nuestros apuntes contables con los extractos bancarios para detectar cualquier error o descuadre. Conviene hacerla de forma periódica, siendo conscientes de que habrá operaciones hechas al final de ese periodo que quizá no se hayan reflejado todavía en la cuenta por los tiempos que manejan los bancos, pero que sí están en nuestros apuntes contables.
Acudir a un banco es busca de financiación es algo muy habitual, de ahí que también se recomiende comprobar los pasivos bancarios con la CIRBE. La CIRBE es la base de datos del Banco de España donde aparecen registrados los préstamos, créditos, avales y garantías de cada entidad con sus clientes. Tienes acceso a la información que afecte a tu empresa siempre que el riesgo acumulado supere los 9.000€, lo que te permitirá comprobar que los créditos están bien registrados y los datos son correctos. Si no lo son, hay un desajuste.
Pero no compararemos solo la conciliación o los datos de la CIRBE, también hay que contrastar la información contable con la que hemos expresado en los diferentes modelos tributarios presentados para hacer frente a los impuestos. Cada impuesto corresponde a un periodo en concreto, y si hemos introducido algún apunte a posteriori es fácil que se haya producido un desajuste contable que tenemos que subsanar lo antes posible.
Finalmente, hay que hablar de la revisión de las existencias al cierre del ejercicio para que coincidan con las existencias físicas. Dicho de otra forma, hay que hacer inventario, al menos, al final de cada ejercicio para evitar desajustes contables. Sin embargo, es preferible hacer el inventario de forma periódica, y no esperar al cierre del año, de modo que podamos solucionar lo antes posible esas diferencias entre los que tenemos registrado y las existencias que realmente tenemos.
