La internacionalización de nuestra empresa es un gran paso en su crecimiento, pero el hecho de tener clientes extranjeros nos obliga a modificar una serie de pautas en nuestros procesos. Uno de ellos es la redacción de facturas, ya que nos podemos ver obligados a hacer una factura en inglés, algo para lo que no todo el mundo está preparado. No basta con una burda traducción de nuestra factura en español al inglés, se necesita algo más, así que vamos a descubrir las claves para hacer una buena factura en inglés.
Qué debe incluir la factura en inglés
Igual que pasa cuando hacemos la factura en español, hay una serie de elementos imprescindibles en la factura en inglés. El primero será el Invoice (título de la factura), necesario para darle validez. Tampoco puede faltar la información de la empresa, como los datos, razón social o dirección. Si eres operador europeo, en la información debes incluir el VAT number o número de IVA. Además de tus datos, deben aparecer los datos de tu cliente -razón social, dirección y número de IVA- y el Invoice Number (número de factura).
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Seguiremos con la Invoice Date (fecha de factura) antes de pasar a la Due Date y Terms of payment (fecha de pago y forma de pago). Añadiendo estos dos aspectos nos podemos cubrir ante posibles impagos. A continuación, pasamos a detallar el listado de productos o servicios, con las columnas name, description, quantity, unit, price y total (nombre, descripción, cantidad, unidades, precio y total). Por último, procedemos al desglose de totales: total without VAT (sin IVA), VAT amount % (porcentaje de IVA) y Total Due (total de la factura).
Plantilla para facturas en inglés
Como ves, emitir facturas en inglés es bastante fácil ya que los datos que incluiremos son casi los mismos que en una factura en español aunque adaptando los términos. Para hacerlo todavía más fácil, puedes utilizar la Plantilla de factura completa para empresa que te ofrece Emprendepyme, un documento que nos permite emitir facturas completas y rectificativas en inglés y en español, además de almacenar las diferentes facturas emitidas a lo largo del tiempo.
Una vez configurada la plantilla con tus datos fiscales y el logotipo de la empresa, podrás emitir tantas facturas como quieras. Además, permite registrar la moneda que necesites de modo que puedes emitir facturas en libras esterlinas o en dólares. A continuación, selecciona un cliente, completa el registro, rellena los productos o servicios vendidos y la factura estará lista. En todo momento podrás recuperar cualquier factura registrada, además de hacer un seguimiento de los cobros de las facturas.
El IVA Europeo en las facturas
Un último aspecto a tener en cuenta en tus facturas en inglés es el IVA Europeo, con una gestión algo compleja. Lo primero será inscribirte en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI), lo que te permitirá deducirte el IVA de las facturas. Además, debes tener en cuenta que si vendes bienes o servicios a empresas o autónomos de otros países comunitarios no debes incluir el IVA en la factura cuando el cliente tenga un número de IVA válido. Si no lo tiene, hay que aplicar el IVA correspondiente en tu país, no en el del cliente.
En cambio, cuando hablamos de operaciones con particulares de países de la Unión Europea la cosa cambia. Cuando vendemos bienes, debes incluir el IVA del país del particular pero si ofreces servicios debes incluir el IVA del país de origen... salvo si se trata de productos o servicios digitales, que están gravados con el IVA del país del cliente. Recuerda que deberás reflejar estas operaciones en el modelo 303 de IVA, ya sea con información adicional (negocios con profesionales y autónomos) o en el IVA devengado del régimen general (particulares).
