Los eventos corporativos son actos donde reunimos a personas con interés en nuestra empresa para presentar y ofrecer algo: lanzamientos o presentaciones de nuevos productos o servicios, congresos, convenciones y conferencias, foros, workshops, reuniones de directivos… Todo esto entra dentro de los eventos corporativos. Para que su organización sea un éxito podemos contar con la ayuda de Unity Eventos, una agencia de organización eventos en Madrid. Al fin y al cabo, la imagen corporativa de tu empresa está en juego en un evento que debe ser un éxito.
Qué, cuándo y dónde organizar tu evento
El primer paso en la organización de un evento corporativo será decidir qué tipo de evento vamos a organizar. No es lo mismo celebrar el lanzamiento de un producto que un congreso, una entrega de premios o la fiesta de cumpleaños de la marca. Una vez tienes claro el tipo de evento corporativo a celebrar, llega una de las tareas más complicadas: poner fecha, hora y lugar. No vale un sitio cualquiera, ni podemos dejar al azar el día y hora ya que puede haber muchos factores que influyan en nuestro éxito.
Para empezar, busca un lugar bien conectado, de fácil aparcamiento. Puede ser tu oficina, pero también una terraza, un hotel, un salón… Por opciones no será. El lugar elegido vendrá marcado por la fecha. Difícilmente celebraremos un evento al aire libre en invierno o en pleno verano. El horario también es clave: evita que coincida con eventos que puedan restarle protagonismo, tanto eventos del propio sector (ferias o congresos, especialmente en la misma ciudad) o de otro tipo, como un partido de fútbol.
Presupuesto y planificación del evento
Son dos elementos que van de la mano, y aquí es donde te interesa contar con la ayuda de una empresa especializada en la organización de eventos. El presupuesto debe estar bien detallado, con las diferentes partidas, y siempre hace falta tener una pequeña reserva para gastos imprevistos o de última hora. El presupuesto también será clave a la hora de calcular el ROI del evento, ya que no nos engañemos, si organizamos un evento de este tipo es para que la empresa obtenga un beneficio.
Respecto a la planificación, si cuentas con la ayuda de una empresa ella se encargará de todo, desde la contratación de los proveedores a los horarios, el rol de cada participante o el control de la asistencia. En este sentido, conviene hacer una lista de invitados con asistentes de diferente perfil, desde medios de comunicación, blogueros o influencers relacionados con el sector a profesionales de cierto nivel, clientes, proveedores… No olvides incluir a tus empleados, ellos son una parte clave en el éxito del evento.
Promoción del evento
Ya tenemos decidido qué haremos, cuándo, dónde y a quién invitaremos. Ahora solo nos queda el último paso, pero no por ello menos importante: la promoción del evento para que llegue a todo el público potencial de tu marca. Apple es un buen ejemplo: difícilmente te invitará a la presentación de su nuevo producto. Sin embargo, su campaña de promoción hará que estés atento a ese evento de lanzamiento. Está claro que no podemos competir con Apple en cuanto a repercusión mundial, pero sí que podemos tratar de seguir su ejemplo en la promoción de nuestro evento.
Nunca está de más crear un plan de marketing específico para el evento. Puede ser desde una web o un perfil propio en redes sociales hasta etiquetas para viralizar en las redes. A la hora de enviar las entradas o la convocatoria, puedes mandar las invitaciones por correo postal, invitando a los asistentes a compartir la invitación en sus redes. Para asegurarte de que sea un éxito, debes hacer un seguimiento previo, durante y después del evento, asegurándote de que todo sale como estaba previsto.
