Puede que seas de los emprendedores que se lanzan a desarrollar su proyecto sin el mínimo conocimiento de la parte económica que implica toda empresa. O que te hagas cargo de la pequeña empresa familiar sin tener la menor experiencia financiera. En estos casos, debes ponerte las pilas desde el primer momento para rectificar esta carencia. Para empezar, nada más interesante que entender qué es un presupuesto contable y cómo hacerlo bien.
No es un capricho nuestro, cuando comprendas que el presupuesto de tu empresa es toda una declaración de intenciones sobre lo que quieres que sea tu proyecto, basándote en los datos reales de tus capacidades, entenderás su importancia. Pero, mejor hacer un acercamiento más técnico a este concepto de presupuesto contable para aprender a sacarle el máximo partido.
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¿Qué es un presupuesto en contabilidad?
Un presupuesto contable es el documento que refleja el plan operativo de una empresa para un periodo de tiempo determinado, normalmente un año. En palabras sencillas, es una previsión de los resultados, contando con los distintos flujos de dinero que se moverán en ese plazo acotado. O sea, un presupuesto en contabilidad es el cálculo aproximado de los ingresos y gastos que se producirán por una actividad económica concreta.
La importancia de establecer esta planificación reside en que nos obliga a evaluar y marcar las prioridades de nuestra empresa para alcanzar ese objetivo básico que no es otro que obtener beneficios y alejarnos del déficit. Por tanto, su función principal es la de controlar la acción empresarial, tomando nota de las disfunciones o errores para corregirlos. Si todo va sobre ruedas, nos verifica los logros obtenidos.
Pero, siempre teniendo en cuenta que un presupuesto en la contabilidad de una empresa tiene un componente de futuro, no se trata de plasmar solo los datos económicos que confluyen en nuestro negocio, plasma una proyección de esas cifras en un periodo futuro. Es un documento administrativo, un insustituible ejercicio de reflexión y seguimiento de la actividad de nuestra empresa.
Aspectos que definen un presupuesto contable
No existe, como en casi nada del universo empresarial, una forma única de hacer un presupuesto en contabilidad. Dependiendo del factor o factores en los que se ponga el foco de atención surgen algunas variaciones. Algunas de las claves que tener en cuenta para elaborar un presupuesto contable son:
- El organigrama de la empresa debe aparecer para reflejar las diferencias entre las distintas áreas y poder corregir con rapidez los desajustes. Si hablamos de PYMES, este organigrama debe ser sencillo, solo con las líneas de mando esenciales (clientes, tesorería, proveedores, acreedores y pagos por cobrar)
- Reunir la información financiera actual, si es necesario contando con datos del estado financiero en los últimos periodos. Se trata de conocer cuál ha sido el nivel real de ingresos y las necesidades que se han tenido para cubrir esa producción.
- Fijar la meta para el periodo que ocupa este presupuesto. Hemos revisado la información pasada y estudiado con datos el comportamiento de la empresa, ahora es el momento de plasmar las expectativas, con una visión realista en la que se tengan en cuenta factores externos como las condiciones del mercado, datos macroeconómicos o la competencia en el sector en el que nos movemos.
- Una clara identificación de todas nuestras fuentes de ingresos, no sólo la venta de productos o servicios, también partidas como las comisiones o las participaciones en mercados de capitales, por ejemplo. Es preciso que figure la evolución de cada uno de estos ingresos en los últimos ejercicios.
- Identificar los costos y gastos, los llamados usos del dinero. Aquí es importante optimizar nuestros recursos y minimizar los costes.
Con estas nociones básicas de lo que es un presupuesto contable, tu empresa está más cerca de desarrollarse con éxito.
