Muchas empresas y proyectos funcionan mediante tareas. Asignamos la tarea al empleado, y este debe completarla a tiempo. También puede ser que te la autoasignes para no olvidarla. Se trata de una excelente solución para afrontar proyectos largos y trabajar en equipo. También cuando hay compañeros que teletrabajan o hacen horarios diferentes. Sin embargo, hay veces en que las tareas son incomprensibles. Por eso, hay que saber cómo escribir la tarea perfecta o well written task de modo que resulte comprensible (y útil) para todo el mundo, te adelantamos que se trata de describir la acción, los detalles, el timming y ¡volià!
Pasos para crear la mejor well-written task
Para crear un plan de trabajo, ten en cuenta que las tareas mal escritas son fuente de conflicto. Podemos subestimar las tareas, cometer errores a la hora de priorizar o directamente hacerlas mal. Además, ¿de qué sirve asignar una tarea si luego tendremos que explicarla en persona porque no se entiende? Lo que quizá no sepas es que puedes crear la tarea perfecta con solo cuatro pasos.
Lo único que tendrás que hacer para establecer un cronograma de actividades con todas las tareas es grabarte a fuego estos cuatro pasos y cumplir con todos y cada uno de ellos cada vez que te dispongas a crear una tarea.
- Acción: cualquier tarea urgente o importante debe comenzar con un verbo (acción). Escribir, diseñar, completar, llamar, buscar, informar, presentar, revisar, comprobar, subir, actualizar, contestar… De este modo, queda claro en qué consiste la tarea. Esto no se aplica únicamente a las tareas, también a las subtareas. Por eso, podemos crear una tarea madre (gestionar Twitter) y dentro de ella varias subtareas (programar contenidos, revisar mensajes directos, contestar comentarios, publicar encuesta, analizar tweets de la competencia…).
- Detalles de la tarea: responderemos a las famosas 5W. Así, señalaremos quién debe llevarla a cabo -y quién más participará-, qué hay que hacer, por qué hay que hacerlo -esto nos indica el grado de importancia a la hora de priorizar-, cuándo debe estar finalizada -aquí sabremos si es urgente o no- y cómo la haremos. En este último punto hay que ser lo más precisos posibles. La persona a quien asignes la tarea no está en tu cabeza, cuantos más detalles tenga de lo que quieres y esperas, más se parecerá el resultado a lo que buscas.
- Fecha de entrega: es uno de los puntos que deberíamos incluir para crear la mejor well written task en los detalles de la tarea, pero es uno de los puntos clave. Es fundamental establecer una fecha límite para cualquier tarea. Si no la conoces, te la inventas. Al fin y al cabo, siempre podemos establecer un deadline ficticio y moverlo según las necesidades. Siempre es aconsejable actuar con algo de margen, dejando dos o tres días por si hay retrasos, para correcciones, etc. Las subtareas también deben contar con una fecha de entrega.
- Detalles adicionales: para acabar de rizar el rizo, aportaremos todo el contexto necesario para que el responsable de completar la tarea pueda hacerlo con éxito. Desde el tiempo estimado para completar la tarea al nivel de urgencia, fuentes de información o las herramientas necesarias para ello, cualquier detalle extra es de gran ayuda. Si la empresa cuenta con varios proyectos que se desarrollan de forma simultánea, también es interesante indicar aquí a qué proyecto corresponde la tarea para ayudar al responsable de realizarla.
Una vez completados estos cuatro pasos, solo nos quedará asignar la tarea al encargado de realizarla para que la lleve a cabo. Lógicamente, las asignaremos a los trabajadores preparados para hacerla con éxito. Es importante pensar en la persona que la hará cuando redactamos la tarea.
Esto nos ayudará a redactar una tarea lo más personalizada posible, facilitando la realización de la misma. Si eres capaz de aplicar con éxito estos pasos, el trabajo por tareas resultará mucho más efectivo y exitoso que cuando eras incapaz de redactar correctamente las tareas.
