Sólo cuando tenemos claras las responsabilidades de un área o un profesional somos capaces de valorar si se están desarrollando como es de esperar. Una de las actividades económicas de cualquier empresa en las que fijamos nuestro interés es en lo relacionado con la liquidez, dada su influencia en la organización de la empresa. Por eso es esencial conocer las funciones del departamento de tesorería.
Recordamos brevemente que la Tesorería se encarga de gestionar la liquidez inmediata de la caja y de las cuentas financieras de una empresa, además de los activos financieros a corto plazo que se pueden finiquitar fácilmente, por la posibilidad de poder usarlos para ubicar excedentes. Esta amplia línea de actuación conlleva la responsabilidad de desarrollar distintas funciones desde la Tesorería, que son las que vemos ahora.
¿Cuáles son las tareas del departamento de tesorería?
En primer lugar, detallamos las principales funciones del departamento de tesorería, en las que todos los expertos insisten por su influencia en el funcionamiento y crecimiento de cualquier PYME. Son estas:
- Garantizar la solvencia de la empresa.Hacer que un negocio disponga de medios para afrontar sus compromisos de pago en cualquier momento. Implica, por supuesto, los que estaban planificados, pero también los que pueden surgir de improviso en un momento dado. Estos fondos deben servir no sólo para resolver el pago de la cantidad reclamada, además deben estar disponibles en fecha y en el lugar adecuado. También han de tener en cuenta la divisa de pago. En resumen, tienen que satisfacer el cuándo, dónde y cómo.
- Colaborar en el mantenimiento de relaciones fluidas y estables tanto con los agentes financieros como con los departamentos de la propia empresa, para sacar el máximo provecho de las ventajas de este trato preferencial en caso de necesitarlo.
- Evitar situaciones de dificultad de financiación para la empresa, teniendo previstas líneas de actuación viables para usarlas si es preciso.
- Mantener la alerta para que no se encarezca la financiación. Tener controladas las fechas de pagos, los vencimientos de responsabilidades fiscales, etc., de forma que no haya que añadir penalizaciones, recargos o tasas extra por quedarnos deudores en las cuentas o pagar fuera de plazo.
- Impedir que la empresa llegue a la suspensión de pagos. Seguro que ni te lo planteas y está bien que así sea, pero tampoco debes cerrar los ojos a datos como que entorno al 75% de las situaciones concursales de las PYMES son consecuencia de una falta de liquidez prolongada. La mejor forma de no verte inmerso en una suspensión de pagos es tener un departamento de Tesorería vigilante y eficaz.
- Cuidar a los proveedores, más si nos movemos en un ámbito en el que su número es reducido y la posibilidad de encontrar recambios o sustituirlos se hace muy dificultosa. Se tienen que promover unas comunicaciones fluidas para estar al día de cualquier cambio y con disponibilidad a hacer que se sientan parte de nuestro proyecto.
- Reducir al mínimo los costes administrativos y optimizar la gestión del tiempo que se invierte en las tareas de tesorería. Al final, en una empresa todo tiene una traducción monetaria. Más tiempo dedicado, más caras salen las cuentas. Más burocracia y trámites complejos, más repercusión en el bolsillo de la empresa. Aquí es importante disponer de herramientas informáticas y programas de gestión de máxima calidad, mucho trabajo se puede automatizar con el consecuente ahorro de tiempo y esfuerzo.
- Fijar claramente los límites de actuación de la tesorería. En muchas empresas es un departamento “cajón de sastre”, dónde acaban confluyendo las más variadas acciones. Esto es improductivo, por eso entre las funciones del departamento de tesorería está la delimitación de sus tareas.
