Si eres una empresa o autónomo, aparte de dedicarte a lo que más te gusta, también deberás enfrentarte a otra realidad, la contable. Son muchas las ventas de los productos y servicios que ofreces que puedes llegar a realizar a lo largo del mes. Sin embargo, ¿sabes qué tipo de factura emplear?
Cada relación comercial que realices con tu compañía, deberá quedar reflejada en un documento que tenga validez legal, un documento a través del cual indicarás el producto o servicio que vendes, los datos fiscales, así como los impuestos. Uno de los tipos de facturas que quizá más confusión traigan y que muchos negocios no saben realmente para que existe es la factura recapitulativa.
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¿Qué es una factura recapitulativa y para qué sirve?
Una factura recapitulativa es utilizada para reunir, en un mismo documento, todas las operaciones de compraventa o pago de servicios que se realizan dentro del mismo mes natural y que son emitidas a un mismo destinatario. Es importante que tengas en cuenta que se podrán “aglutinar” todas las operaciones que se dan en un mes natural, por tanto, no cabe la posibilidad de hacer una factura recapitulativa de manera bimensual, por ejemplo.
La factura recapitulativa aglutina varios recibos que se emiten en un mismo mes y a un mismo emisor, pudiendo así agrupar todas las operaciones en una sola factura.
Así, la factura recapitulativa se utiliza cuando existen operaciones entre personas o empresas de manera recurrente. Básicamente, se trata de una manera de simplificar, agilizar y optimizar el sistema de compraventa. Porque, en caso de compras recurrentes, resulta muchísimo más cómodo emitir una sola factura con todas las operaciones, que tener que emitir una factura por cada una de las múltiples operaciones.
Imagina, por ejemplo, el caso de un taxista. ¿Cuántas veces al mes debe repostar el vehículo? Es probable que, para mayor comodidad, vaya a poner gasolina siempre a la misma gasolina a lo largo del mes. Desde la gasolinera, en lugar de prepararle una factura por cada repostaje que realice, le preparará, una vez pase el mes natural, una factura recapitulativa, donde se incluyan todas las operaciones que se han hecho durante dicho mes.
¿Cómo se hace una factura recapitulativa?
La factura recapitulativa es un documento fiscalmente exigible, por lo que tiene que cumplir determinados requisitos para que sea válido, al igual que los otros tipos de facturas.
Te detallamos cómo se hace una factura recapitulativa, para que sea válida y la puedas preparar sin ningún tipo de problema:
- Número y, si corresponde, serie. Las facturas recapitulativas deben estar numeradas de manera correlativa, siguiendo un orden, al igual que las facturas ordinarias. Normalmente, cada año se inicia una nueva serie. Lo normal es enumerarlas comenzando desde el 1.
- Fecha del día de expedición.
- Identificación tanto del emisor de la factura recapitulativa como del receptor. Datos tales como el nombre y apellidos, razón o denominación social son necesarios.
- Número de identificación fiscal con el que el emisor ha realizado la transacción.
- Domicilio fiscal de ambas partes.
- Descripción de las operaciones. Este dato es sumamente importante, sobretodo tratándose de una factura recapitulativa. El concepto de todas las operaciones debe quedar bien especificado.
- El IVA correspondiente y el tipo impositivo del recargo de equivalencia, si procede.
- La cuota tributaria a repercutir si procede.
- El importe total a pagar.
Como ves, los datos a incluir en la factura recapitulativa son muy similares a los que deben quedar reflejados en la factura ordinaria. Sin embargo, recuerda que es especialmente importante que tengas en cuenta que sólo deberán aglutinarse las operaciones realizadas durante el mes natural. Asimismo, debes incluir y tener especial cuidado con el concepto que indicas y describes en la factura recapitulativa.
