Si hubiese que hacer un ABC de los conceptos que como empresario tienes que manejar con soltura, el de la diferencia entre presupuesto y factura sería de los que no pueden faltar. Para empezar, conviene acotar ambos términos porque son muy amplios. Ahora nos interesan en su vertiente de relación con el cliente. Pero, mejor que nos metamos en materia ya para no generar más dudas.
Nos encontramos ante dos documentos esenciales. Uno, el presupuesto, porque establece el marco base de la relación cliente /empresa. El otro, la factura, el que demuestra legalmente que hemos cobrado ese trabajo o producto. El presupuesto no tiene un carácter ni obligatorio ni oficial, al contrario que ocurre con la factura. Sin embargo, ambos pueden servir como garantías legales frente a posibles confrontaciones, para lo que deben reflejar algunos datos clave, aunque tengan otros específicos:
- Datos completos de la empresa (nombre, domicilio, identificador fiscal, teléfono)
- Datos completos del cliente
- Descripción del servicio
- Precio desglosado con y sin impuestos
- Condiciones de pago
Imagen: Monkey Business Images || Shutterstock
¿Es lo mismo un presupuesto y una factura?
No, rotundamente no. Un presupuesto y una factura no son lo mismo. Ya de partida, el presupuesto se presenta en el preludio de la relación con el cliente, mientras que la factura sólo es necesaria al final del servicio. Otra significativa diferencia es que el presupuesto es una especie de nota informativa, frente a la factura, un documento oficial que debe ajustarse a unas normas estrictas para ser válida.
Pero, esta “voluntariedad” del presupuesto no le coloca en un plano inferior, ni mucho menos respecto a la factura. Primero porque bien hecho es la mejor herramienta para conseguir clientes frente a la competencia. Segundo, porque en caso de reclamaciones legales será una prueba determinante, si está bien hecho, para nuestra defensa. Por eso, recuerda que en tu presupuesto debe figurar, además de los datos citados en el apartado anterior, un detalle preciso del servicio:
- Qué contiene el servicio
- La forma en la que se desarrollará
- El objeto del servicio
- Los materiales que se usarán
- Tiempo por el que se mantienen las condiciones que refleja
- La firma de empresa y cliente aceptándolo. Este punto es insustituible porque sin la firma es difícil demostrar el acuerdo entre las partes, el presupuesto puede ser visto como una mera información, una oferta más entre todas las de la competencia.
Otras diferencias entre presupuesto y factura
Nos quedan aún por reseñar algunos detalles que hacen que un presupuesto y una factura no sean lo mismo:
- El motivo. Ya en origen, presupuesto y factura dan respuesta a temas diferentes. Lo habitual es que el presupuesto lo solicite el cliente expresamente para conocer cómo darías solución a su necesidad. Como es obvio, la factura se la presentas tú al cliente para recibir el pago por el servicio prestado.
- Su naturaleza. Un presupuesto entra dentro de la clasificación de documentos de venta de nuestra empresa, ya que se considera una propuesta comercial, muy elaborada, detallada y personalizada eso sí, pero propuesta comercial. La factura, sin embargo, es un requisito fiscal insalvable, entraría dentro de la documentación financiera de la empresa.
- Conviene que el presupuesto refleje el precio, tanto por unidades como por el conjunto del servicio, y desglosando los impuestos, pero no es un dato obligatorio. Pero, Hacienda sí nos exige que tengamos una factura por cada servicio que nuestra empresa ha realizado. Previamente, para emitir facturas debemos estar correctamente dados de alta.
- Los presupuestos podemos identificarlos internamente con una numeración, pero no es preciso. Sin embargo, todas nuestras facturas tienen que tener una numeración única y correlativa, sin saltos ni en números ni en fechas.
Pese a esta evidente diferencia entre presupuesto y factura, son herramientas íntimamente ligadas e imprescindibles.
Debido a que ambos documentos tienen características muy similares algunos programas de facturación permiten generar la factura automáticamente a través del presupuesto. Descubre cómo convertir el presupuesto comercial en una factura con Excel una vez el cliente ha aceptado la propuesta comercial.
