No es extraño que en una empresa se manejen términos que forman parte del lenguaje cotidiano y, por tanto, se dé por sentado que se sabe su significado. Sin embargo, no sería la primera vez que esta confianza de lugar a errores que pueden incluso tener consecuencias serias. Repasamos, pues, los conceptos de acreedor y proveedor para evitarte confusiones.
Se trata de dos figuras a las que es muy fácil confundir y, desde luego, que son igual de protagonistas en el universo empresarial. De ahí la importancia de fijar bien esa diferencia entre acreedor y proveedor, entre otros motivos para reflejar bien estas partidas en nuestras cuentas y presupuestos.
Acreedor y proveedor, ¿por qué es importante diferenciarlos?
En su definición más simple, el proveedor es a quien se le debe un pago porque nos ha proporcionado unos bienes o servicios, siempre relacionados directamente con la actividad de nuestra empresa. Al acreedor también le debemos pagar, pero por conceptos o motivos que no tienen que ver con la actividad económica que desarrollamos, si no con el funcionamiento más genérico de la empresa.
¿Parece algo confuso? A ver si con algunas puntualizaciones clarificamos esta diferencia entre acreedor y proveedor. Si tenemos una empresa dedicada a vender, nuestros proveedores son los que nos proporcionan la mercancía. Si somos fabricantes, serían a los que les adquirimos materias primas o servicios que necesitamos para la fabricación de nuestros productos. En ambos casos, los acreedores son quienes nos facilitan el resto de bienes o servicios, todo lo que no se implica directamente en la producción.
Te estarás preguntando para qué es necesaria tanta minuciosidad. La importancia de distinguirlos tiene que ver con su ubicación dentro de nuestra contabilidad, ya que son costes que deben reflejase en epígrafes distintos. Los proveedores van en la cuenta de compras de la empresa, mientras que los acreedores irían en la cuenta de gastos correspondiente, en función de su naturaleza.
Ejemplos para ver la diferencia entre acreedor y proveedor
¿Qué es lo que verdaderamente determina la diferencia entre un acreedor y un proveedor? Pues la clave no está en ellos, sino en nosotros. Será la actividad a la que se dedica nuestra empresa la que ponga a quienes trabajan con nosotros en una u otra definición.
Dada la importancia que estas partidas tienen en la contabilidad de una empresa, nada nos parece bastante para aclarar estos conceptos. Recurrimos a ejemplos prácticos dónde se ve, ahora sí, claramente quién es un proveedor y quién un acreedor. Sólo queda que hagas la transposición a la realidad de tu negocio.
“Manos SL” es una empresa fabrica papel reciclado:
- Para las papelerías a las que abastece de folios y otras variantes de sus productos es un proveedor.
- Si trabaja para oficinas que utilizan este material ellos mismos, no lo venden, entonces será un acreedor.
“Delicias Caseras” es un negocio que se dedica a hacer mermeladas y confituras artesanales:
- Sus tarros de conservas se venden en pequeñas tiendas de delicatessen para quienes es un proveedor.
- Varias empresas dedicadas a la organización de conferencias compran estas mermeladas para ofrecerlas a los asistentes a sus jornadas en los pequeños descansos que se hacen para tomar un café. En este caso, “Delicias Caseras” es un acreedor.
Como ves, una misma empresa juega papeles distintos no porque cambie de actividad. Lo determinante es la actividad de la empresa que contrata o compra sus productos o servicios. Te recordamos que, a efectos de la contabilidad, esta diferencia entre acreedor y proveedor pasa por cuentas contables distintas. Según el Plan General contable, los proveedores están en la cuenta contable 400 y los acreedores en la 410.
