Producir de forma más eficaz. Mejorar los plazos de entrega. Ofrecer un resultado final de mejor calidad. Suprimir los residuos en el proceso. Son algunos de los objetivos habituales en cualquier empresa, y el sistema TQM en la gestión de la calidad total nos puede ayudar a alcanzarlos. Aunque nos refiramos al mismo como “sistema”, no es una herramienta propiamente dicha, sino una forma de trabajar. Una nueva filosofía empresarial que podemos aplicar en la búsqueda de la excelencia en nuestro negocio.
Qué es el sistema TQM
Las siglas TQM corresponden a Gestión de la Calidad Total, Total Quality Management. Como otras tantas metodologías o filosofías de trabajo, tiene sus orígenes en el Japón posterior a la II Guerra Mundial. Su objetivo no es otro que lograr un producto final eficiente. Para ello, es imprescindible que cada área de la empresa sea consciente de su papel en el proceso. Ojo, hablamos de “áreas” y no de “departamentos”. Hay que reducir la responsabilidad a las unidades más pequeñas, y cada una aportará su granito de arena.
A través del sistema TQM, la organización busca desarrollar un proceso de mejora continua de la calidad gracias a un mayor conocimiento y control del sistema. Si alcanzamos nuestros objetivos, el cliente recibirá un producto perfecto. Sin ningún defecto. En nuestro camino hacia la eficiencia, también reduciremos los desperdicios lo que a su vez implica una reducción de costes. También mejorarán la atención al cliente o las relaciones con proveedores. Esos son los principios del sistema TQM:
- Producir con calidad y a la primera, lo que exige optimizar procesos y reducir pérdidas.
- Enfoque al cliente. Nuestra producción debe cumplir con la demanda de los clientes.
- Estrategia de mejora de procesos. La organización conocerá y adoptará las tendencias de mercado.
- Mejora continua. Se aplicarán las medidas adecuadas (Kaizen, 5S, TPM…) para seguir mejorando.
- Participación de los trabajadores. Si están involucrados, comprometidos y motivados, aportarán sus propuestas de mejora.
Pasos para aplicar el TQM
El sistema TQM es utilizado sobre todo en la industria, pero como hemos dicho se trata de una filosofía que podemos aplicar en empresas de cualquier sector. Se emplea en sectores como los servicios, la educación o incluso la gestión de recursos públicos y el gobierno, campos a años luz de la industria. Podemos aplicar el TQM en cuatro pasos que describimos a continuación:
- Plan (planifica las metas). En esta etapa inicial hay que buscar aquellos procesos y/o actividades que se pueden mejorar. A partir de aquí, es más fácil establecer unas metas y objetivos. Contar con un buen equipo es clave para ello, pues hay que auditar de forma objetiva la forma de trabajar.
- Do (haz los cambios necesarios). Aquí, plantearemos las hipotéticas soluciones y aplicaremos los cambios necesarios. Los cambios deben realizarse de acuerdo con las necesidades de la plantilla, y esta debe estar capacitada para ello. De nada vale cambiar las herramientas si nadie sabe usarlas.
- Check (verificación del funcionamiento). ¿Han funcionado estos cambios? Para saberlo, basta con comparar los resultados previos con los actuales. Cada cambio debe ir acompañado de una fase de prueba para empezar a analizar cómo funciona. Si no mejora, habrá que aplicar nuevos cambios.
- Act (decidir si los cambios son permanentes). La revisión de resultados tras la fase de prueba nos dirá si los cambios son permanentes o no. El proceso nos ofrece datos medibles y reales. A partir de aquí, con la información obtenida, podemos afrontar otros problemas del proceso productivo.
Hay tres consejos que deberías seguir en la aplicación del sistema TQM. El primero de ellos, estar al día del clima laboral. Si sabes cómo se sienten los trabajadores, entenderás mejor sus necesidades diarias. Una buena comunicación interna es clave. Pero también tenemos que escuchar al cliente, sobre todo sus quejas o propuestas de mejora.
