Una vez hemos asumido que deberíamos hacer la conciliación bancaria, es el momento de ponernos manos a la obra. Tenemos dos opciones para hacer la conciliación bancaria, a mano o utilizando un programa informático que la haga automáticamente. En el primer caso, es posible que se cometan errores que nos lleven de cabeza hasta detectarlos y conseguir cuadrar los números, en el segundo caso tenemos la ventaja de que los cálculos se realizan de forma automática y nos ahorramos un gran esfuerzo.
Errores en la conciliación bancaria manual
Cuando hacemos la conciliación bancaria a mano es fácil cometer errores debido a diferentes factores, empezando por el manejo de una gran cantidad de datos y cifras. Al comparar los números de tus registros contables con los del banco verás que trabajamos con una enorme cantidad de cifras y no hace falta decir que cuantos más números tengamos en las manos, más fácil es cometer algún error que nos obligue a volver al punto de partida para detectarlo y, una vez descubierto, repetir el proceso desde el error.
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Y hablando de repeticiones, conviene resaltar que la conciliación bancaria es una tarea muy repetitiva. Por esa misma razón, es fácil que lo hagamos de forma inconsciente o mecánica, sin prestar toda la atención que deberíamos, y acabemos cometiendo algún error de bulto que nos haga regresar a la casilla inicial. Hay que tener en cuenta que la conciliación bancaria se debe hacer de forma periódica (diaria, semanal, quincenal, mensual...) para tenerla siempre al día, lo que nos quita bastante tiempo.
A lo largo de esta aburrido y tedioso proceso podemos cometer errores tan tontos como olvidar una coma o situarla mal, cambiar el orden de dos números por error o incluso pasar un movimiento por alto. No hace falta decir que ante cualquier fallo de este tipo se producirá un desfase entre los datos de nuestros apuntes y lo que dice el banco, teniendo que repetir todo el proceso. Revisar los datos cada vez que los introducimos para comprobar que son correctos nos puede ayudar a evitar este tipo de fallos, pero por suerte contamos con otras herramientas.
La situación es todavía peor cuando se produce un error y no nos damos cuenta. Al fin y al cabo, si hacemos la conciliación bancaria es para conocer el estado real de las cuentas de nuestra empresa y siempre que los números no cuadran tenemos un problema. Una mala conciliación bancaria nos puede llevar a creer que tenemos más dinero del que hay en el banco, pudiendo llegar a endeudar a la empresa por encima de sus posibilidades; pero también podemos vernos en la situación opuesta, realizando ajustes que quizá no sean necesarios.
Ventajas de utilizar programas para la conciliación bancaria
Si en vez de hacer la conciliación bancaria a mano utilizamos un programa como Excel, será más fácil, eficaz y reduciremos considerablemente el número de errores. Y si vas a hacerlo con Excel, lo mejor que puedes hacer es utilizar la plantilla de conciliación bancaria de Excel que te ofrecemos en Emprendepyme, el documento definitivo para organizar en una sola plantilla la contabilidad de la empresa evitando despistes y errores.
El uso de esta plantilla nos permite automatizar la conciliación bancaria, de modo que podrás hacerla de forma rápida y eficiente, sin que te reste demasiado tiempo de otras obligaciones laborales que puedas tener. Llevarás la contabilidad al día, registrando todo el dinero que entra y sale de la empresa, y contarás con un dashboard donde, gracias a los diferentes gráficos e informes, te harás una idea de cómo se gestiona la contabilidad de la compañía y cómo la puedes mejorar.
