Mantener una buena comunicación lo es todo a la hora de desarrollar un proyecto. Una buena comunicación horizontal entre los miembros del equipo, pero también una comunicación vertical entre el jefe/a del proyecto (tú) y los trabajadores. Es cierto que el teletrabajo nos ha traído múltiples ventajas, pero si no se cuidan los canales de comunicación es muy probable que nuestro proyecto no llegue a buen puerto. Así pues, ¿cómo puedes mejorar la comunicación de tu equipo de trabajo en remoto? ¿En qué factores debes hacer hincapié para que el mensaje no se pierda de pantalla en pantalla? Vamos a analizarlo.
1. Programa las reuniones en remoto con cabeza
Las videollamadas son necesarias para mantener unido al equipo y mejorar nuestra comunicación remota, pero un exceso en el número o la duración de las reuniones puede causar el efecto contrario: la "Fatiga Zoom", que puede mermar la productividad de tu equipo.
Así pues, has de planificar una serie de reuniones de índole semanal (o algún Daily a primera o última hora de la jornada, si así lo consideras) que tengan una duración razonable (entre 15 y 30 minutos como máximo), una agenda o razón de ser (para que los integrantes del equipo sepan de qué va a tratar la reunión y, en consecuencia, conozcan la información que deben preparar) y, para terminar, unas conclusiones claras que ayuden a elaborar un plan de acción para las siguientes fases del proyecto.
2. Escoge un canal de comunicación efectivo y establece cuándo usarlo
Puede ser Slack, Telegram, Skype, el correo electrónico, Asana... Hay un sinfín de canales de comunicación para trabajar en remoto, pero lo poco gusta y lo mucho cansa. ¿Qué queremos decir con esto? Que para evitar la saturación de mensajes y potenciar que tus trabajadores puedan concentrarse en la ejecución de sus tareas sin tener que atender a tropecientas notificaciones, es importante que establezcas cuándo usar el canal de comunicación y con qué frecuencia. ¿Utilizar Slack o Skype para los mensajes rápidos, Asana para planificar las tareas y el correo electrónico para los mensajes importantes que no pueden esperar?
4. Comunica lo que quieres/esperas con precisión y nunca des nada por sentado
Cuando te reúnes con tu equipo de manera presencial puedes hacer uso del lenguaje verbal y no verbal para transmitir lo que esperas de él y comunicar las distintas fases del proyecto. Sin embargo, cuando trabajamos en remoto gran parte de esta comunicación se desvanece y debemos esforzarnos en fortalecerla. Por eso mismo, nuestro consejo es que seas breve, claro y conciso a la hora de comunicar. Que no haya lugar a duda. Si omites parte de la información porque das por hecho que se te va a entender, puedes recibir sorpresas desagradables.
5. Confía en las herramientas de gestión de proyectos
Ya sea Trello, Asana, Monday... No importa cuál sea el programa que escojas, pero es importante apostar por uno de ellos para planificar las distintas fases del proyecto y llevar un seguimiento del mismo. De esta manera tus trabajadores podrán consultar esta información de forma rápida y visual.
6. Anima a tus trabajadores a dar feedback constructivo
Para que haya buena comunicación, ya sea presencial o remota, ésta debe ser bidireccional: tanto de ti a tus trabajadores como de tus trabajadores a ti. De lo contrario, habrá un desnivel que difícilmente podrá salvar el proyecto. Por esta razón has de crear un espacio seguro en el que tus empleados se sientan confiados para comunicar sus opiniones y dar feedbacks constructivos sobre el proyecto y, por qué no, también sobre tu trabajo.
