Una orden de compra es un documento que emite el comprador solicitando mercancías al vendedor. En ella se incluyen el tipo de producto que se va a comprar y la cantidad, el precio, las condiciones en las que se efectuará el pago y la forma de entrega. El original será para el proveedor, que deberá conservar la orden, mientras que el comprador se quedará con un duplicado, y la aceptación de una orden de compra implica que el vendedor acepta el pedido, convirtiéndose en contrato. Pero para emitirla, antes hay que saber cómo hacer una orden de compra.
¿Qué debe incluir una orden de compra?
Al ser un documento que se convertirá en contrato entre las dos partes, las órdenes de compra deben incluir una serie de datos obligatoriamente. Por ejemplo, deben aparecer los datos de contacto y la dirección del comprador y el proveedor, es decir, del emisor y el receptor, y el número de orden de compra. No pueden faltar la fecha y lugar de emisión del pedido, ni tampoco la relación del nombre, cantidad, precio y descripción de los productos que se van a adquirir si el proveedor acepta la orden de compra.
En este documento también deben aparecer los términos de pago y de entrega del pedido. Dentro de los términos de pago se detallará cómo se efectuará el pago por los productos que se van a comprar, mientras que en el apartado de entrega hay que especificar cómo y cuándo se recibirá el producto. Con toda esta información podremos incluir el coste total del pedido y los gastos de envío. Por último, incluiremos la firma autorizada de la empresa emisora de la orden de compra.
¿Cómo emitir una orden de compra?
Como ves, la información que aparece en las órdenes de compra siempre es la misma así que lo mejor que puedes hacer es crear una plantilla de orden de compra propia o descargar la plantilla, de modo que cada vez que vayas a emitir una orden solo tengas que rellenarla con los datos de tu pedido y enviarla al cliente. Es la forma más práctica de completarla, ya que de lo contrario tendrás que empezar de 0 cada vez que vayas a realizar una orden de compra, con la evidente pérdida de tiempo que ello supone.
Si tienes una plantilla, solo tienes que introducir la fecha, datos del proveedor y la descripción del pedido. Si vas a crear tú mismo la plantilla, no olvides incluir en la parte superior tus datos y los del comprador, y en la parte central puedes introducir una tabla -puedes crearla tanto en Excel como en Word- donde aparezca toda la información relacionada con los productos, desde la descripción al número o al precio de la unidad.
Recuerda que necesitarás dos copias de la orden de compra, una para el vendedor y otra para ti. La emisión digital de este documento es mucho más cómoda que si la hacemos a mano, ya que una vez completado el pedido puedes enviar la orden de compra por correo electrónico a tus proveedores. Aunque no sea un documento vinculante -el vendedor puede rechazarla- sí que acredita la transacción.
Cuando el proveedor recibe la orden de compra, tiene que decidir si la acepta o no. En caso de respuesta afirmativa, el proveedor empezará a preparar el pedido para poder entregarlo en la fecha y del modo establecido en el documento. Si lo rechaza, se lo comunicará al emisor. El número de la orden de compra deberá aparecer en el pedido y en el albarán, de forma que el comprador pueda comprobar que el pedido coincide con lo que ha solicitado, y finalmente el proveedor emite la factura.
