El correo electrónico forma parte integral de nuestra vida diaria: tanto en nuestro trabajo como en nuestra vida privada, llevamos ya varios años enviando, pero sobre todo recibiendo, e-mails. Sin embargo, muchas veces pasamos por alto ciertas pautas básicas que debemos tener en cuenta para antes de hacer clic en el botón de envío.
Consejos para escribir un buen correo electrónico
Un buen correo electrónico puede marcar la diferencia. Los correos nos hacen establecer relaciones con proveedores, posibles colaboradores, clientes, empleados… Por ello, la comunicación que se realiza a través de ellos es mucho más importante de lo que parece. A continuación, te damos una serie de tips que puedes utilizar a la hora de conseguir redactar un buen correo electrónico.
1. Escribe correctamente
Ninguna falta de ortografía, buena puntuación y una adecuada estructura es algo absolutamente básico. Nadie está dispuesto a perder el tiempo en descifrar tu “mensaje oculto”. Y no solo eso, sino que la imagen de tu pyme se verá seriamente afectada a primera impresión si por lo menos no sabes redactar bien.
2. Utiliza asuntos descriptivos
Lo primero que leerá el destinatario del correo será el asunto, así que no debes desaprovechar la oportunidad de resumir tu propósito en esta línea. Sin abrir el correo, con solo mirar el asunto, el receptor ya sabe lo que tiene que hacer.
3. Evita complicarte con los formatos de texto
Las imágenes de fondo, las letras de diferentes tamaños y colores, y las tipografías llamativas, además de hacerte perder el tiempo, son muy molestas y distraen del objetivo principal del correo: transmitir eficientemente tu mensaje. Utiliza fuentes sin serifa —como la Arial—, ya que son mucho más fáciles de leer en la pantalla de un ordenador, y aplica tamaños suficientemente grandes como para no tener que forzar la vista. A lo sumo, utiliza negritas para resaltar alguna idea importante.
4. Sé breve y ve al grano
Cuanto más corto sea el cuerpo del mensaje, más probabilidades tendrás de que capten tu mensaje a la primera –y en muchos casos, evitarás que lo borren sin leer. Si lo que tienes que decir se parece más a un informe, o va a ocupar más de una página impresa, es mejor crear un documento separado, adjuntarlo (o ponerlo en un servidor de red), y hacer referencia a él en el cuerpo del mensaje. Así, el destinatario sabrá inmediatamente de qué se trata, y podrá decidir cuándo y cómo procesar su contenido.
5. No seas demasiado cortés
No hay que desperdiciar lisonjas innecesarias, además un correo siempre debe transmitir un mensaje valioso. Responder correos solo para decir “Gracias” es desperdiciar tu tiempo, el tiempo del destinatario. Solo hay que responder correos brevemente cuando la otra parte está esperando un acuse de recibo.
6. Cuida lo que adjuntas
Antes de adjuntar un archivo, primero asegúrate de que no puedes colocarlo en un lugar accesible también por el destinatario. Y si no es posible, al menos procura comprimirlo. El destinatario te lo agradecerá cuando no le hagas esperar a que se baje un archivo adjunto de 12 MB que podrías haber comprimido, copiado en el servidor de la oficina, o enviado en forma de enlace porque está disponible en alguna dirección de Internet.
7. Cuida a quien copias
Cada día es más común enviar copia de los correos a varias personas, además del destinatario principal. Algunos incluso ya le dan clic a “responder a todos” de forma automática. Si ya es molesto recibir correos mal redactados, con archivos pesados, lleno de formatos estridentes, o con contenido insustancial, peor aún es recibirlos cuando no te interesan. Piensa en los demás y copia solo a aquellos que de verdad puedan obtener algún valor de lo que envías.
