¿Por qué es tan importante la conciliación bancaria? Al fin y al cabo, con un solo click podemos ver en la web de nuestro banco cuánto dinero tiene la empresa y comprobar los últimos movimientos. Es lo que piensan muchos empresarios a los que les da pereza comprobar uno a uno los registros del banco y el registro de ingresos y gastos, pero es algo que todos deberíamos hacer. Llevar al día la conciliación bancaria no es obligatorio pero sí muy recomendable, ya que es algo que ninguna empresa debería pasar por alto.
Ventajas de llevar la conciliación bancaria
La primera razón que tenemos para llevar al día la conciliación bancaria es evitar errores y alguna que otra sorpresa desagradable, como por ejemplo cuando nos cargan por error un gasto que no ha hecho nadie de la empresa. Si te lo han cargado en tu cuenta personal seguro que te das cuenta, así que con el dinero de la empresa haremos lo mismo. No podemos permitir que haya gastos que no estén justificados, ni gastos que no hemos hecho nosotros. Aquí se pueden incluir los gastos de mantenimiento que el banco no debería cobrarnos… y que nos cobra igualmente.
Y para asegurarnos de que no hay errores, habrá que comprobar una a una todas las transacciones que se han registrado durante el periodo a conciliar. De hecho, ambas cuestiones están relacionadas estrechamente, ya que si hemos cometido un error en nuestro registro contable porque se nos ha perdido el recibo de un gasto o un pago y no lo hemos registrado en nuestros apuntes, veremos que está registrado en los gastos bancarios y lo tendremos en cuenta. Así, podemos pedir que nos vuelvan a enviar una copia de ese recibo.
Más allá de llevar el control de las cuentas de la empresa, la conciliación bancaria nos permite tener un mejor control del rendimiento de la empresa. Esto quiere decir que si periódicamente revisamos el dinero que entra y sale de la compañía podemos hacernos una idea más gráfica de cómo se mueve el capital, de dónde proceden los ingresos y los gastos, cómo han evolucionado, etc., lo que nos permitirá orientar nuestra estrategia empresarial en una u otra dirección.
Si sabes cómo funciona la empresa, serás capaz de anticiparte a los malos momentos y evitar que aparezcan las pérdidas. Gracias a la conciliación bancaria tendrás una herramienta que te permitirá detectar los momentos o escenarios de zozobra, donde se reducen los ingresos y aumentan los gastos, permitiéndote tomar las medidas necesarias para hacer frente a esa situación y volver a encauzar el camino de la compañía. Si no lo haces, la situación puede ser peligrosa.
Cómo hacer la conciliación bancaria
Tenemos dos opciones para conciliar, la versión clásica (coger los extractos del banco, tus apuntes, papel, regla y a comparar) o aprovechar la plantilla de conciliación bancaria en Excel que te ofrece Emprendepyme para facilitarte la conciliación. Se trata de un documento que nos permite registrar todas las facturas que pagamos y emitimos con proveedores, clientes, etc. y anotar al instante los cobros y pagos, de modo que en todo momento podrás seguir el flujo del dinero de la empresa.
Además, la plantilla cuenta con un dashboard con diferentes gráficos e informes que nos ayuda a obtener una información más gráfica y real de estos movimientos financieros. De este modo, es más fácil anticiparnos a esos problemas de los que antes hablábamos y evitar situaciones desfavorables para la compañía. A la hora de hacer la conciliación recuerda que los movimientos no se registran al instante en el banco, lo que puede explicar pequeños desfases entre tus números y los del banco, una diferencia que detectarás fácilmente.
