El término presupuesto se maneja de forma cotidiana, no solo en las empresas, sino en los hogares o cualquier tipo de organismo que tiene una actividad económica. La respuesta más sencilla a la pregunta de para qué sirve un presupuesto, es que se trata de una herramienta pensada para saber qué ingresos y qué gastos tenemos. Es evidente que para una empresa hacer un presupuesto es clave para diseñar un proyecto a futuro y tomar las decisiones financieras más acertadas.
Así que, si queremos ser más profesionales al hablar de presupuestos, tendríamos que movernos en el concepto de considerarlo un plan de acción que se dirige a la consecución de una meta, que hay que cumplir en un plazo concreto de tiempo y manejando unas determinadas circunstancias. Se expresa en términos y valores financieros.
Objetivos del presupuesto
Una de las claves para disfrutar de los beneficios que conlleva disponer de un buen presupuesto es tener claro para qué nos sirve. La finalidad del presupuesto en la mente de un emprendedor o empresario debe ser más amplia que conocer la mera diferencia entre lo que se ingresa y lo que se gasta.
El presupuesto debemos concebirlo como la estrategia para organizar el dinero de nuestra empresa y optimizar sus rendimientos, bajo dos premisas, el control exhaustivo de las cuentas y la capacidad de reacción para corregir o mejorar cualquier fallo o vacío en términos financieros. En resumen, los objetivos del presupuesto analizados con una perspectiva empresarial más elevada son:
- Proyección de futuro. Realizar un detallado análisis interno, para discriminar nuestras posibilidades y planificar su mejor aprovechamiento. Sin olvidar un análisis externo, del entorno en el que se mueve nuestra actividad empresarial, que abarque aspectos económicos, políticos o locales… teniendo en cuenta todo lo que pueda afectarnos.
- Distribución de recursos entre las distintas áreas de la empresa. Hay que incluir una cuantificación de los recursos disponibles y los que se necesitan. Es decir, las necesidades de todos los departamentos: producción, distribución, ventas, compras, marketing, entre otros. Se valorará la productividad y viabilidad de los productos o servicios, para lo que es clave la detección de costes ocultos.
- Visibilizar los “cuellos de botella”. Con este término coloquial nos referimos a que toda la información estudiada en los dos puntos anteriores nos conducirá a conocer los procesos en los que se dan limitaciones o se paraliza la actividad, los “atascos” de cualquier área de nuestra empresa. De esta forma es más fácil poner medidas correctivas concretas a esa falta de fluidez.
- Coordinar con efectividad todos los departamentos. Uno de los errores que más frecuentemente pone de manifiesto un buen presupuesto es la existencia de duplicidades entre actividades de la misma empresa, con el consiguiente gasto que supone hacer la misma cosa varias veces. El otro, muy ligado a este, es la falta de comunicación interna, de manera que hay informes que se quedan sin leer o peticiones que no se resuelven por desconocimiento. El presupuesto debe sacar a la luz estas carencias y contemplar fórmulas para subsanarlas.
- Aprovechar el valor de la comparación. A veces el empresario, sobre todo el que dirige una PYME vive ensimismado en su realidad, en una especie de bucle sobre sí mismo constante, sin establecer referencias reales que ayuden a cuantificar desvíos económicos. Nada mejor que un presupuesto para tener un modelo comparativo certero que, además, ajuste pronósticos e imponga medidas correctivas.
- Garantizar el compromiso de todos con el proyecto empresarial. Gracias a la elaboración de un presupuesto completo que clarifique hacia dónde queremos que vaya la empresa, los niveles de exigencia que se esperan y los sistemas de evaluación, cada integrante de la empresa se siente más integrado y con datos para aportar su granito de arena.
Seguramente al preguntarte para qué sirve un presupuesto, ni te imaginabas la poderosa herramienta que tenías en tus manos.
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