Muchas veces pensamos en el alquiler del local, la factura de la luz o la compra de ordenadores y equipos informáticos como gastos empresariales, pero hay que tener en cuenta otros gastos que más que un gasto son una inversión. Es el caso del software empresarial que utilizaremos: hay que pagar por él, pero nos permitirá ser mucho más productivos si acertamos. Por eso, hay que saber cómo se hace para no cometer caros errores al comprar software para nuestra empresa que perjudicarán nuestra economía y la productividad de la organización.
¿Qué debes saber antes de adquirir software empresarial?
Una estrategia bastante habitual es que un informático nos desarrolle nuestro propio software a partir de antiguos programas o de software libre, al que añade parches y más parches. Corremos el riesgo de que el software quede obsoleto, y de que los trabajadores tengan problemas para usarlo al no dominarlo ya que es un software que nunca antes han usado. Por suerte, podemos comprar un buen software a buen precio, y con estas claves para evitar errores al comprar software empresarial seguro que aciertas con la decisión.
Debes tener claro qué necesita la empresa
Los vendedores de software son como otro vendedor cualquiera, y si pueden te intentarán “colar” algún servicio extra, funciones que no vas a necesitar nunca, etc. Por eso, antes de ir a comprar el software es imprescindible decidir -y comprender- qué necesitamos, acotando el alcance de nuestro proyecto. Si a medio o largo plazo la empresa crece y necesitamos actualizar el software, tenemos tiempo para ello pero evita caer en el “ya que estamos, añadimos…”, un fallo al comprar software muy común.
No mires el nombre del desarrollador
Muchas veces nos dejamos llevar por el nombre del desarrollador del software, y acabamos pagando más de lo que deberíamos. Puedes encontrar un software idéntico desarrollado por dos compañías diferentes, una muy famosa y otra no tan conocida. Probablemente el primero será más caro que el segundo, cuando nos ofrece lo mismo. ¿Tiene sentido pagar más por lo mismo? No parece que sea así, por lo que nos fijaremos en qué nos ofrecen y no en quién nos lo ofrece.
Atento al Costo Total de Propiedad
Detrás de las siglas inglesas TCO se esconde el Costo Total de Propiedad, otra de las claves a la hora de afrontar la compra de software para nuestra empresa. No podemos limitarnos al valor de las licencias y descuentos que nos ofrecen, hay que valorar lo que tendremos que pagar en el futuro en concepto de soporte y mantenimiento, además de los requisitos de hardware y conectividad que nos exige ese software. ¿De qué nos sirve invertir en un programa si los equipos de la empresa no lo pueden soportar?
La preparación de los trabajadores
Relacionado con el punto anterior, hay que hablar de la capacidad de nuestros empleados para trabajar con ese software. Decíamos al principio que desarrollar nuestros programas a través de parches y reparches puede ser un obstáculo para que los nuevos trabajadores lo manejen, ya que es un software nada utilizado. Lo mismo puede pasar con un software nuevo, debe ser fácil de utilizar para los trabajadores, y tendremos que evaluar qué coste tiene formar a nuestros empleados para que aprendan a utilizarlo.
Busca un proyecto manejable, dirigible, rápido y conciso
Asegúrate de ir a comprar lo que necesitas, y que es fácil de utilizar. No quieras hacer un proyecto tipo Big Bang, acabará siendo un obstáculo para la empresa. Otro de los errores al comprar software bastante habituales es contratar un proyecto de sistemas en vez del software, lo que nos traerá complicaciones en su manejo. No te dejes convencer por el vendedor, asegúrate de comprar solo lo que verdaderamente necesitas, un software que ayudará a tu empresa a crecer.
