Imposible que no hayas oído hablar de Marie Kondo, la gurú del orden y la organización de espacios que, con su método KonMari, ha pasado a posicionarse entre las 100 personas más influyentes del mundo según la clasificación que hace la prestigiosa revista Time. Si estás dándole vueltas a la idea de cómo organizar tu oficina, te proponemos aplicar las principales ideas de esta autora japonesa. ¡Lo que sirve para un pequeño apartamento, es igual de eficaz en el entorno laboral!
En todos los estudios sobre productividad laboral, uno de los factores determinantes que influye en su mejora está directamente relacionado con el entorno en el que se desarrolla el trabajo, de forma genérica, con especial importancia de factores como el orden y la confortabilidad. El caos puede dejar de ser la pesadilla de tu empresa si te decides a poner en marcha estas medidas.
Consejos para ordenar tu oficina correctamente
Las recomendaciones del método KonMari son muy fácilmente trasladables a una PYME. En cuanto las conozcas, vas a preguntarte cómo es posible que no lo hicieses antes. Vamos con esos consejos para ordenar tu oficina:
- El primer paso imprescindible es desechar. Parece mentira que en una sociedad consumista como la nuestra, donde se fomenta la compra compulsiva, no tenga el mismo interés en que nos deshagamos de lo que no usamos. La consecuencia es que acumulamos muchísimas cosas prescindibles y que no utilizamos. Sin embargo, parece lógico que para poder ordenar, hay que empezar por eliminar aquello que no forma parte de nuestras necesidades. No te cortes, el cálculo medio es que hay que mandar a la basura un mínimo de ¡100 bolsas!
- De golpe, nada de por etapas. Ponte a vaciar todo, nada de ir seleccionando unas zonas sí y otras para más adelante. Te vas a abrumar con la cantidad de objetos innecesarios que vas a encontrar, pero no te dejes llevar por ese cúmulo de cosas.
- Criterio para desechar. No es el momento de sentimentalismos, ni del típico “y si luego…”. Eso sí, empieza a tirar lo que no te genere ninguna duda, ir de lo sencillo a lo que te resulta más difícil es el mejor sistema. Lo que esté repetido o tengamos una versión posterior no debe hacernos perder ni un minuto. Una secuencia lógica para meter mano a lo que acumulamos en una oficina sería: libros, papeles, objetos y rarezas.
- Para las grandes dudas. Dedica dos segundos a recordar la función para qué adquiriste ese objeto y las veces que lo has usado en el último año, por ejemplo. Si ya cumplió su objetivo y ni recordabas que lo tenías, su sitio es la basura.
- El papeleo. En el caso de los documentos de la empresa, agrúpalos en tres bloques: los que usas actualmente, los que tienen una utilidad temporal y los que se tienen que conservar indefinidamente. Después separa solo en dos: los que es necesario guardar y los que están pendientes de gestionar. El grupo de los que se deben archivar, organízalo por frecuentes o de uso ocasional.
- Es tiempo de organizar. Como habrás comprobado, el grueso del esfuerzo se lo lleva la parte de tirar, la de ordenar te va a suponer mucho menos problema. Solo tienes que guiarte por dos principios: los mismos objetos en el mismo lugar y agrupa los espacios de almacenamiento, no los disperses. Y, para rematar, la mejor táctica para guardar es la del almacenamiento en vertical. Una buena idea es colocar estanterías dentro de los armarios, te facilitará mucho la organización.
Resumiendo, si piensas cómo organizar tu oficina correctamente y temes que, una vez más te pueda la pereza, se consciente de las ventajas que reporta la organización, ganar tiempo porque lo encuentras todo y aclarar tu mente, porque el efecto del orden se contagia.
