Una de las cuestiones que más dudas generan tanto en los propios trabajadores como para los jefes o los responsables financieros de las empresas es la gestión de dietas y kilometraje. Está claro que el trabajador debe ver remunerados unos costes que en un primer momento muchas veces corren de su bolsillo, gastos derivados de su actividad profesional.
Un buen seguimiento es imprescindible para su buena gestión, de modo que vamos a descubrir las claves para gestionar las dietas y kilometraje en tu empresa.
La política de viajes de empresa, regulados por el convenio
Lo mejor para gestionar las dietas y el kilometraje es que nuestra compañía cuente con una política de viajes de empresa, en la que se detallen las diferentes circunstancias en las que se desarrollan los viajes, los gastos relacionados y cómo se abonan, indicando mínimos, máximos, etc. Muchas veces, estas cuestiones vienen especificadas en el convenio colectivo de nuestro sector, de modo que ese será nuestro punto de partida. Recordemos que ese es un convenio de mínimos, y la empresa puede mejorar las condiciones indicadas -pero no empeorarlas-.
Cómo gestionar las dietas en la empresa
A la hora de gestionar las dietas hay que tener en cuenta si se incluye el alojamiento o no. Puede ser un viaje en el día o de varios días, de modo que los gastos de estancia son un factor clave en el total de los gastos por dietas. No podemos pasar por alto que si el viaje se hace en el día generalmente solo tendremos que abonar la comida, pero si hablamos de un viaje que incluye al menos una noche también tenemos que hacer frente, como mínimo, a la cena del primer día y al desayuno del segundo.
Así, la mayoría de empresas utilizan el sistema de media dieta o dieta completa, similar al de los hoteles. La media dieta cubre la comida o la cena, y podemos incluir un tope o abonar directamente una cantidad X en concepto de media dieta, independientemente de si el gasto del trabajador llega o no a esa cifra. Lo mismo podemos hacer con la dieta completa, que incluye desayuno, comida y cena. Podemos fijar un precio determinado para cada comida o pedir los tickets al trabajador tras el viaje. También es interesante recurrir a una serie de trucos para ahorrar en los viajes de negocio.
Cómo gestionar el kilometraje en la empresa
Si el viaje se hace en transporte público, basta con abonar el precio completo del billete al trabajador. Cuando lo compra el trabajador, podemos incluir limitaciones, como viajar en clase turista y no en primera.
La cosa cambia cuando el empleado se desplaza en su propio vehículo, ya que tendremos que abonarle unos gastos en concepto de gasolina, desgaste del vehículo o el seguro. Conviene recalcar que las multas, peajes y aparcamientos no son gastos de kilometraje, así que si se abonan se hará bajo otro concepto.
De nuevo recurriremos al convenio colectivo como punto de partida para fijar el precio a pagar por kilómetro, pero si nos fijamos en los datos el tamaño importa… y mucho. Las pequeñas empresas abonan el kilómetro a 24 céntimos, un precio similar a los 23 céntimos por kilómetro que pagan las grandes empresas. Sin embargo, las empresas de un tamaño medio solo pagan 20 céntimos por kilómetro. Si el viaje lo han hecho varios trabajadores en el mismo vehículo, al segundo se le puede abonar el kilometraje por acompañamiento.
Las dietas y el kilometraje son un gasto muy importante en la empresa, así que deberíamos llevar un control sobre ellos. Por eso, contar con una política de viajes se antoja imprescindible para que el gasto no sea excesivo. En esta política fijaremos la retribución de las dietas y kilómetro, pero también el mecanismo de control: tickets de comida, informes de kilometraje o cualquier otra estrategia para tenerlos bajo control.
