Si siempre hacemos lo mismo, el resultado será siempre el mismo. No tiene sentido esperar un resultado diferente si no cambiamos el proceso, aunque en ocasiones así lo considere la dirección de la empresa. Una dirección que, todo sea dicho de paso, se limita a dar órdenes desde sus despachos sin acercarse a la realidad. El método Gemba invita a los gestores del proyecto a bajar al barro y ver la realidad, a visitar y observar a sus empleados, interactuar con ellos, conocer a fondo el proceso y detectar las oportunidades de mejora.
Qué es el método Gemba
Gemba es un término japonés que hace referencia el lugar donde ocurren las cosas. Según nuestro modelo de negocio, el espacio Gemba puede ser la factoría o planta donde producimos nuestros productos, la tienda donde los vendemos o nuestra propia página web. Es el sitio donde se genera y/o se entrega el valor a nuestros productos, servicios o soluciones. Más allá del espacio -físico o virtual-, el concepto Gemba también incluye las actividades y procesos que aportan valor, como la logística, comunicación o ventas.
La clave de esta metodología es la Gemba Walk, el recorrido de los gestores del proceso por el lugar donde se produce la acción. Puede ser un recorrido físico o virtual, la clave está en la comunicación interna. El objetivo es convertir esta metodología en una filosofía de trabajo, incorporar Gemba a la cultura corporativa. Todo el mundo debe ser consciente de su importancia e involucrarse en Gemba, desde los altos mandos a los trabajadores. Gemba es el foco de los problemas y el punto donde está la solución a los mismos.
Cómo se aplica la metodología Gemba
Antes de profundizar en la aplicación de esta metodología, es importante destacar que Gemba es 100% versátil. Se puede aplicar desde las fábricas o procesos productivos donde convertimos la materia prima en producto a los procesos administrativos o logísticos. En los primeros, el valor lo ofrece la transformación de la información; en los segundos, el almacenamiento y distribución. Son solo tres ejemplos de Gemba, pero podríamos aplicar muchos más. Gemba Walk se aplica en 7 pasos:
- Elegir tema: hay que aplicar Gemba paso a paso, de modo que centremos nuestros esfuerzos en un solo aspecto. Podemos utilizar esta metodología en producción, rentabilidad, seguridad… Intenta ser lo más específico posible.
- Preparar al equipo: el departamento o área analizado debe estar preparado. Cada miembro del mismo debe saber qué pasará, qué es la caminata Gemba y concienciar de que el objetivo no es otro que la mejora continua. Así, los trabajadores se mostrarán más partícipes a seguir el proceso.
- Enfocarse en el proceso: un error habitual es centrarnos en las personas. No analizaremos el rendimiento individual, sino los procesos. El hecho de analizar el desempeño de los trabajadores puede hacer que se resistan a formar parte del proceso.
- Situarse junto al flujo de valor: seguir la cadena de valor nos ofrecerá las mejores oportunidades para exprimir el máximo potencial o identificar los desperdicios. Suprimirlos y eliminar actividades innecesarias, irrelevantes o duplicadas nos ayudará a mejorar el rendimiento global.
- Registro de las observaciones: el Gamba Walk será una caminata silenciosa. Durante la misma no se harán sugerencias ni observaciones, sino que anotaremos aquellos aspectos llamativos sin más intervenciones. Así, obtenemos una visión general del proceso, en lugar de limitarnos a aquello que vemos actualmente. Es preferible un análisis global.
- Ayuda: más allá de tu perspectiva, es interesante contar con la ayuda de algún colega. Sobre todo, si se trata de una persona de otro departamento, menos familiarizada con los procesos del área que se analiza. Esto nos ayudará a tener una visión externa, pueden surgir preguntas que de otro modo no nos haríamos.
- Seguimiento: compartimos nuestros resultados con el equipo, y hacemos nuestra propuesta de mejora. Explica por qué son necesarios los cambios y cómo esperas que ayuden a la organización.
