En todas las empresas una correcta gestión de las vacaciones de los trabajadores es fundamental para evitar que afecta a la productividad empresarial en épocas en las que la gran mayoría de la plantilla decide coger vacaciones. Establecer mecanismos correctos de control de las vacaciones de los empleados fomentará una mayor confianza del empleado en la empresa y mucha mayor facilidad tanto para trabajador como para el empresario de poder controlar de forma más eficaz sus días libres.
Para poder reducir el impacto en la cuenta de resultados de las vacaciones de los empleados la empresa debe poner en marcha un control de las vacaciones con antelación, va a depender del tamaño de la empresa, el sector y la actividad la facilidad o dificultad de establecerlo. Es decir, no hay una fórmula única para controlar las vacaciones del trabajador, pero si unas pautas que toda empresa puede seguir.
Recomendaciones para gestionar las vacaciones de los trabajadores
En primer lugar antes de establecer cualquier mecanismo, es imprescindible conocer la legislación al respecto. La legislación laboral, y los convenios colectivos, varían según el país es el que esté establecida la empresa, por ello, no existe un método universal. Una vez conoces las disposiciones legales con respecto a las vacaciones de los empleados de la empresa, puedes establecer las siguientes pautas:
- El trabajador debe estar correctamente informado de sus derechos y obligaciones a la hora de solicitar las vacaciones en la empresa, también de los los días de vacaciones por ley que le corresponden. Esto será fundamental para evitar que las vacaciones sean foco de un conflicto en la empresa.
- Las vacaciones necesitan ser gestionadas con el tiempo suficiente para poder organizar el trabajo en la empresa y así suplir las ausencias de los trabajadores.
- Fomentar el diálogo en la negociación de las vacaciones, ya que no hay dos trabajadores iguales, ni dos empresas iguales, las vacaciones deben ajustarse a las necesidades de ambas partes.
Sistemas de control de vacaciones del empleado
Existen diferentes herramientas para el control de las vacaciones del empleado por parte de la empresa. Hay sistemas más tradicionales y otros que permiten al empleado estar continuamente informado de sus vacaciones y días libres.
Igual que existen las hojas de control de accesos, existen calendarios de vacaciones para gestionarlas, uno de los sistemas más tradicionales, perfectos para empresas con pocos empleados. Puedes descargar un plantilla de control de vacaciones en Excel, y empezar a establecer unas pautas para las vacaciones y días libres en la empresa.
También se pueden controlar las vacaciones a través de bases de datos automatizadas que guardarán un registro informático de las vacaciones y te permitirán ver de forma más rápida, días libres pendientes, periodos de vacaciones habituales, si existen departamentos que necesitan cubrirlas funciones de empleados…
Pero sin duda, el sistema de control de vacaciones más sencillo es aquel que va en conjunto con algunos sistemas de control de accesos para empresas. Muchos programas de control de accesos o relojes checadores incluyen software de gestión de vacaciones. Las últimas novedades son las apps de control de accesos con paneles que permiten una gestión bidireccional (RRHH – Empleados) de la jornada laboral y los días libres.
Cómo gestionar las vacaciones de los empleados
