La gestión de las nóminas es uno de los procesos más tediosos en una empresa, pero también es uno de los más importantes. Para poder facilitar y agilizar este proceso, es conveniente planificar una estrategia adecuada. De este modo, el empresario podrá ahorrar tiempo y dinero y, con ello, podrá invertir en otras acciones y fines para mejorar el funcionamiento de la empresa.
A continuación, detallamos algunos consejos y recomendaciones que no pueden faltar para realizar una buena gestión de las nóminas de los empleados en la empresa. No obstante, si deseas profundizar en este tema, siempre puedes apostar por la formación para empresarios y obtener mayores conocimientos sobre este ámbito tan importante en la gestión empresarial de cualquier negocio o proyecto.
Conceptos básicos para gestionar las nóminas de forma eficaz
¿Por dónde debes empezar y qué debes tener en cuenta? Existen una serie de pasos y elementos que son esenciales para lograr gestionar las nóminas de tus empleados de forma correcta:
1. Coordinar calendarios de pago
Las fechas de pago no coinciden muchas veces, ya que algunos trabajadores cobran cada mes y otros cada semana. Dentro de estos últimos, hay que comprobar si son trabajadores temporales o casuales. En este caso, la mejor forma de hacer frente a los pagos es utilizar un calendario. De esta manera, se evitarán los pagos duplicados o que algún trabajador no reciba su nómina en la fecha establecida.
Un calendario de pago agiliza el proceso y ahorra mucho tiempo. Por tanto, será una gran opción para mejorar la organización y el pago de las nóminas de cada trabajador.
2. Automatizar la creación de nóminas
En vez de utilizar las nóminas en papel, lo más recomendables es utilizar un software de nóminas y contabilidad. Esto permitirá crear y distribuir las nóminas de los empleados, autorizar los procesos y archivar la documentación. A la hora de elegir el programa más adecuado, deberás conocer cuáles son sus funciones y si se adapta a las necesidades de la empresa.
Dentro de las características a tener en cuenta a la hora de buscar un software, hay que buscar aquel que tenga un buen soporte técnico. Un fallo técnico en este tipo de programas puede suponer un gran problema para la empresa, ya que puede paralizar todo un departamento.
3. Delegar
Otro consejo para ahorrar tiempo y ganar eficacia en la gestión de las nóminas es delegar. Esto quiere decir que se recomienda crear un portal del empleado en el que se puedan modificar los datos de los trabajadores y tenerlos siempre a mano. Por ejemplo, los datos de la cuenta bancaria y su tipo de contratación laboral.
4. Externalizar
Por otro lado, también se puede contar con una empresa externa que se encargue de gestionar las nóminas. Si tu empresa no es muy grande y no tienes un departamento de recursos humanos, esta es la mejor opción. De este modo, podrás ahorrar tiempo y esfuerzo en este proceso, así como optimizar recursos.
5. Controlar los requisitos fiscales
No podemos olvidar que los requisitos fiscales son esenciales a la hora de realizar las nóminas. Para ello, hay que mantenerse informado de todos los cambios que puede haber en el sector, como por ejemplo los cambios en la regulación. Pero, además, no solo es importante conocerlos, sino que también se deben aplicar correctamente.
De lo contrario, se pueden cometer fallos fiscales y ello puede generar problemas con Hacienda. Por este motivo, si no se tienen conocimiento suficientes sobre la elaboración de las nóminas y los requisitos fiscales, la alternativa que se aconseja es externalizarlo a través de una asesoría.
Siguiendo estos consejos, podrás agilizar el trabajo y destinar ese tiempo a otros ámbitos de la empresa. Además, si el pago de las nóminas se lleva a cabo de manera óptima, los trabajadores de la empresa estarán más contentos. Y con ello, aumenta la productividad de la empresa.
