No deja de llamar la atención que, tratándose de una de las más poderosas herramientas lean sea también una de las menos utilizadas. Ya sea por desconocimiento sobre la misma o por confusión sobre su significado, la estandarización del trabajo es uno de esos tesoros ocultos en la gestión de cualquier negocio. Te invitamos a descubrir qué es la estandarización del trabajo y sus ventajas, además de cómo podemos aplicarla en un negocio y los mejores ejemplos de estandarización.
Qué es la estandarización de trabajos
Hablamos de una herramienta mediante la cual podemos definir el criterio óptimo y único para ejecutar una tarea u operación de forma exitosa. Para comprender mejor qué es la estandarización, hay que tener en cuenta que cada empleado trabaja de una forma. Cada persona es distinta, así que usamos nuestro método. La estandarización pretende seleccionar las mejores prácticas y diseñar así la metodología de trabajo estándar.
Se trata de aquellas prácticas que mejores resultados ofrecen, y todos los trabajadores deberían seguirlas. Paralelamente, nos permite identificar nuevas mejoras en el proceso. Cada una de estas mejoras se sumará a la metodología, de modo que esta estará en constante evolución. Podemos decir que es la casilla de salida para la mejora continua. A estas ventajas se suman otros puntos a favor:
- Acelera el proceso de aprendizaje y adaptación de los nuevos trabajadores que se incorporan a la producción
- Mejora la detección de problemas
- Reducimos la generación de desperdicios a lo largo del proceso de producción
- Contamos con una base documentada del conocimiento operativo de la empresa
- Minimizamos el riesgo de error o defectos que afecten la calidad del producto final o la seguridad de trabajadores y consumidores
Cómo estandarizar un área de trabajo
¿Quieres aplicar la estandarización de procesos en tu empresa? Basta con aplicar los 6 pasos para estandarizar un área de trabajo, pero antes ten en cuenta que deberás analizar a fondo los distintos procesos de la empresa o el departamento a estandarizar y fijar un protocolo de actuación. Eso sí, el resultado valdrá la pena. Este es el camino a seguir:
- Dividir el ciclo de producción en diferentes líneas de servicios o productos
- Dividir cada línea de servicio o producto en diferentes procesos
- Analizar a fondo cada uno de estos procesos
- Establecer un procedimiento de trabajo a seguir, con registros de control para cada uno de ellos
- Auditar internamente los procesos para verificar que se cumplen los procedimientos establecidos
- Documentar los procesos mediante los manuales de procedimientos de trabajo
Como ves, los cuatro primeros pasos corresponden a la fase inicial del proceso. Cuanto mayor sea la definición del área de trabajo, más fácil nos resultará identificar el camino a seguir en la estandarización. El 5º nos revelará si la plantilla trabaja siguiendo los principios de estandarización, mientras que la documentación facilitará su seguimiento y mejora, además de la formación de los trabajadores.
Ejemplos de estandarización del trabajo
Dicen que una imagen vale más que 1000 palabras, así que vamos a tratar de comprender un poco mejor qué es la estandarización del trabajo con algunos ejemplos de estandarización de procesos bastante habituales.
Salud
En el mundo de la medicina acostumbran a estandarizarse los procesos. Por ejemplo, el filtrado de pacientes cuando llegan a urgencias, la clasificación de las pruebas que se solicitan en función de la sintomatología que presentan, etc.
Cadenas de montaje
Cuando se montan productos, por ejemplo un coche, la actividad sigue un proceso claramente estandarizado. El flujo de producción es el mismo, y cualquier cambio puede derivar en graves fallos.
Fábricas
Cualquier fábrica trabajará con la estandarización del trabajo. Hay que cumplir todos los pasos en la fabricación de cualquier elemento, de modo que todos los clientes reciben el mismo producto. No importa en qué factoría o qué turno lo haya producido, siempre será el mismo.
Uso de plantillas
Otro ejemplo de estandarización de procesos, en este caso internos, es el uso de plantillas. Se replica el mismo documento una y otra vez, de modo que sea más fácil localizar la información que nos interesa e identificarlo.
