Independientemente de su tamaño, todas las empresas reciben en su día a día multitud de visitas en sus instalaciones. Estas pueden ser de ámbito comercial, institucionales o simplemente personales, y todas ellas son una buena oportunidad para dejar una buena imagen corporativa en el visitante y con ello crear y potenciar nuestra imagen de marca empresarial.
¿Qué es una visita en el ámbito empresarial?
Las visitas a las empresas deben estructurarse de acuerdo a las características de la propia empresa y de una manera sencilla, deben establecer el modo de comportamiento de las personas implicadas. Para ello, es conveniente definir mediante el protocolo de visita a la empresa cual será el orden o el recorrido que se realizará en función del visitante. El protocolo deberá hacer especial hincapié en las buenas maneras y la cortesía del anfitrión principal y en como organizar la visita guiada a la empresa.
Tipos de visitas en una empresa
Los tipos de visitantes que pueden venir a nuestra empresa puede ser de diversa índole:
- Empresariales/comerciales: Efectuadas por clientes, o comerciales de otras empresas.
- Institucionales/oficiales: Realizadas por cualquier cargo público de cualquier Administración gubernamental.
- Generales: Son las correspondientes a visitas personales, potenciales empleados u otras casuales.
Procedimiento de visitas a empresas
El protocolo de visitas a la empresa deberá adaptarse a las circunstancias concretas de esta, aunque algunas pautas generales pueden ser la siguientes:
- Recepción de la visita por el personal de recepción (ver bajo).
- Recepción y saludo por parte del anfitrión principal. (ver bajo)
- Recorrido por las instalaciones (si es oportuno) comentando la organización general de la empresa, o si no fuera necesario, comentar al menos en el recorrido hasta la sala de reuniones, las zonas de la empresa por las que vamos pasando.
- Despedida: Siempre que sea posible acompañar a nuestro invitado a la salida y agradecer al visitante su tiempo.
Comunicación en la recepción de visitas
En la mayoría de las ocasiones, el personal de la recepción será el primero en comenzar el protocolo de visitas a la empresa. La acogida debe ser amable y se debe invitar a la persona a pasar a la sala de espera y hacer que se sienta cómoda en la medida de nuestras posibilidades. Desde la recepción se avisará a la persona de la empresa correspondiente para que acuda a la recepción en cuanto le sea posible.
También cabe la posibilidad de que el personal de recepción acompañe al invitado hasta el despacho o zona donde está el anfitrión de la empresa que se le ha citado.
Cómo recibir una visita en la empresa
La forma en la que recibamos a nuestro visitante marcará la imagen que este se forme de la empresa. La persona que atienda la visita debe hacer que el visitante se sienta cómodo en todo momento.
Para ello, debemos tratarla con respeto y cortesía y…
- Llamarle por su nombre
- Presentarnos, saludar y ofrecerle asiento
- Informarle por adelantado de en que va a consistir la visita (recorrido por las instalaciones, las personas que le vamos a presentar, duración…)
Protocolo Covid para las visitas a las empresas
En el escenario actual de transmisión comunitaria sostenida generalizada del coronavirus, las empresas están llamadas a cooperar con las autoridades sanitarias, adaptando su actividad y recomendaciones con el objetivo general de limitar los contagios de SARS-CoV-2.
Para ello el protocolo Covid para las visitas a las empresas, debe comprender las medidas de seguridad y de prevención de riesgos laborales que se deben adoptar en nuestra relación con terceras personas que asistan a nuestras instalaciones. Algunas recomendaciones del protocolo post Covid para las visitas a las empresas serán las siguientes:
- La visita será siempre con cita previa mediante contacto telefónico o vía mail con la persona de la empresa responsable de la visita.
- Antes de la entrada se le tomará la temperatura y si ésta fuera superior a 37º, no podrá entrar al centro, anulándose la cita.
- Se solicitará al visitante que se desinfecte las manos con gel hidroalcohólico antes de la reunión.
- Los recorridos por las instalaciones se realizarán por el lado derecho en el sentido de ida y por el lado izquierdo en el de vuelta, tal y como deben indicar las flechas de sentido direccional.
En definitiva, es importante establecer un procedimiento de visita a la empresa claro y sencillo para que cualquier persona de nuestra organización tenga claro como recibir a las visitas en nuestra empresa y podamos aprovecharlas para potenciar la marca de nuestra organización.