Cuando trabajas en un proyecto, debes garantizar su sostenibilidad desde el principio hasta el final. Al fin y al cabo, una de las principales tareas de un gestor de proyectos es proporcionar eficacia y eficiencia en beneficio de la empresa. Esta Plantilla Excel de Tablero Kanban te permite hacer un seguimiento de todo el proceso de una forma sencilla e intuitiva.

Con nuestra plantilla en Excel del método Kanban, seguir cada paso ya no será un proceso doloroso. Incluso sin un programa de software u otra herramienta, todo lo que tienes que hacer es introducir los datos necesarios en la base de datos y actualizar el libro de trabajo para mostrar todos tus resultados.

Con nuestra plantilla de método Kanban en Excel gestionar tu flujo de trabajo será mucho más fácil. Nuestra Plantilla Excel Kanban hace que tus proyectos pasen de estar “pendientes” a estar completos. Utiliza esta herramienta de gestión de proyectos para visualizar el progreso de los mismos, maximizar la eficiencia y comunicarte mejor con tus compañeros.

Lo que hace único al sistema Kanban es que te empuja a completar la tarea que tienes entre manos antes de pasar a la siguiente, de e este modo no te ahogarás en una larga lista de “tareas pendientes” o “en curso”, en lugar de eso, tendrás una lista de “cosas hechas”.

Los 4 principios del método Kanban

El método Kanban se basa en un sistema pull en lugar de push, esto significa que los miembros del equipo sólo empiezan a trabajar cuando tienen la capacidad de poder hacerlo, en lugar de que el trabajo se les empuje con la posibilidad de que se amontone.

Kanban puede ser una herramienta valiosa cuando se gestionan proyectos que requieren entregas frecuentes, también es una opción popular para los equipos de desarrollo de software, el método Kanban se basa en estos 4 principios básicos:

1. Visualiza el flujo de trabajo

Visualiza tu trabajo en un tablero con tarjetas que representen el historial de los compañeros (trabajo) en tu product backlog (inventario). Utiliza colores para representar el tema de tus tareas y reconocerlo de un vistazo. La plantilla cuenta con una columna para las “Tareas pendientes” y otra para las “Hechas”.

También cuenta con columnas situadas entre “Tareas pendientes” y “Hecho” para representar el tipo de trabajo o quién es el responsable de llevarlo a cabo y “Haciendo” para tareas que aún no están hechas, pero están en plena ejecución. Coloca las tarjetas en columnas en función de su estado dentro del flujo de trabajo.

Esto permite a todo el equipo ver el trabajo en curso, el que se ha completado y el que se va a iniciar a continuación, a medida que el trabajo se va completando, mueve las tarjetas de izquierda a derecha.

2. Limita el trabajo en curso (WIP)

Establece un límite sobre la cantidad de trabajo que puede estar en curso a la vez en cada columna, en otras palabras, cuántas tarjetas pueden estar en cada columna al mismo tiempo en un momento dado.

Tu columna de “Tareas pendientes” debe llenarse con el trabajo más prioritario que tengas pendiente, cuando tengas un espacio en tu columna de “Tareas pendientes”, puedes llenarlo con otra tarea de las que se han quedado aún por hacer de tus compañeros y así evitar los bloqueos.

Al establecer límites de trabajo en curso (WIP limits), todo el equipo puede ver rápidamente si hay un bloqueo y colaborar para solucionarlo, establecer límites de trabajo en curso elimina la multitarea, que es el último asesino de la productividad.

3. Concéntrate en el flujo

El flujo de trabajo debe discurrir con fluidez y no detenerse y arrancar. Elige algunas métricas de flujo para hacer un seguimiento y analízalas, las que elijas dependen enteramente de ti, pero aquí tienes algunos ejemplos útiles:

• Tiempo de espera – ¿Cuánto tiempo tarda una tarjeta en pasar de “A hacer” a “Hecho”?
• Tiempo de ciclo: ¿Cuánto tarda una tarjeta en pasar de “Hacer” a “Hecho”?
• Número de elementos no iniciados – ¿Tienes problemas con tu carga de trabajo?
• Número de elementos que son WIP – ¿Te mantienes dentro de tus límites de WIP?
• Zonas de bloqueo: ¿Ves alguna zona en la que las tarjetas se acumulan, causando un bloqueo en el flujo?

4. Mejora continua

Recuerda que incluso después de implantar Kanban, el trabajo nunca está realmente terminado. Parte del método Kanban consiste en mejorar continuamente tus procesos, controla tu sistema Kanban y realiza mejoras de forma continua.

Las prácticas de Kanban

Kanban se basa en sistemas pull que permiten empezar a trabajar cuando hay demanda de alguna tarea en concreto, a diferencia de un enfoque basado en el tiempo, como Scrum, en el que los sprints y los eventos siguen un calendario estricto.

Las 6 prácticas Kanban son:

1. Visualizar (el trabajo, el flujo de trabajo y los riesgos empresariales)
2. Limitar el trabajo en curso (WIP)
3. Gestionar el flujo
4. Hacer que las políticas sean explícitas
5. Implementar bucles de retroalimentación
6. Mejorar en colaboración, evolucionar experimentalmente

Plantilla de Excel de método Kanban

Descarga nuestra plantilla de método Kanban en Excel y organiza a tus trabajadores de la forma más eficaz posible para evitar atascos y poder adaptarte a los cambios bruscos de cantidad y tipo de trabajo pendiente.

Gestiona de forma fácil y automatizada las tareas de cada trabajador y departamento, ahorrando mucho tiempo y dinero.