Además de los recursos humano, en las gestión empresarial existe otra cuestión muy importante y es la gestión del tiempo. El libro de Alec Mackenzie, “La trampa del tiempo” del año 1972 se proclama como una gran guía completa para definir patrones para la gestión del tiempo de trabajo efectivo y el manejo del tiempo. En su libro detalla cómo evitar malgastar el tiempo, cómo identificar las actividades que pueden hacer perder el tiempo de tus empleados, los tipos de tareas urgentes e importantes y cómo puedes modificar dicha gestión para incrementar la productividad.
Al gestionar equipos es vital reconocer las tareas que son importantes, las que son urgentes y las que puedes delegar o determinar que son innecesarias. Todas ellas son vitales para que tu equipo sepa en qué debe centrarse cada semana y en qué debe avanzar para cumplir con las fechas de entrega.
En el libro de de Alec Mackenzie habla de gestionar tu relación con el tiempo pero no el tiempo en sí y partiendo de esa base obtendrás: trabajadores menos estresados, mayor productividad y alcanzarás tus objetivos de forma sencilla.
Qué es urgente
En el ámbito laboral una tarea urgente se relaciona estrechamente con el tiempo. En otras palabras una tarea urgente asocia tanto la fecha de entrega de la misma con el volumen. Es aquella que requiere una atención inmediata y paraliza el resto de tareas.
Por lo tanto, el significado de urgente lo relacionamos con tomar una decisión a la hora de darle una prioridad absoluta a una tarea concreta y centralizar todos los esfuerzos en ella hasta se finaliza. Algunas de las opciones que puedes plantearte a la hora de definir los niveles de urgencia son las siguientes:
- Dos tareas que se ejecutan en el mismo tiempo de realización, la más urgen es la que tenga antes una fecha de entrega.
- Si tienes que decidir entre dos tareas con una misma fecha de entrega, la más urgente es la que cueste más de ejecutar.
- En caso de aplazar una fecha de entrega, esta tarea puede volverse importante en lugar de urgente.
- Una tarea sin fecha no puede tener urgencia, por ello, lo recomendable es que toda tarea tenga un plazo de entrega.
Qué es importante
Hablamos de una tarea importante cuando la asociamos a unas consecuencias, es decir se trata de una tarea es importante o no tanto en base a la gravedad de las consecuencias que sufre un equipo al no ejecutarla. Para definir lo que realmente es importante en el trabajo pueden darse tres supuestos:
- Dos tareas que son diferentes la más importante será la que provoque consecuencias más graves.
- A la hora de determinar una prioridad cuando dos tareas tienen consecuencias similares lo marcará el orden de la misma, es decir que la consecución de una no permita la segunda. Pero dos tareas con consecuencias iguales serán igual de importantes al margen del trabajo que conlleven cada una de ellas.
- Si dos tareas son parecidas, pero sus consecuencias sí varían, la importancia de las tareas se determinará en función de sus consecuencias.
Cómo diferenciar una tarea urgente de otra importante
La diferencia más clara entre una tarea urgente o importante es que la que es urgente tiene una cuenta atrás en el tiempo y que la importante simplemente se establece en base a las consecuencias que desencadene. Así que podemos afirmar que la diferencia entre urgente e importante lo forma el grado de prioridad. En este sentido, es mejor primer describir la tarea para visualizarla en base a su importancia.
En definitiva, la importante se determina por su interés y sus efectos y lo urgente por su necesidad y el aprecio que conlleva.
Tipología de tareas según la urgencia y la importancia y sus ejemplos
Si quieres organizar correctamente las tareas de tu equipo aprende a diferenciar los tipos de tareas según la urgencia y la importancia y a discernir entre lo que se puede hacer a corto plazo y lo que se puede hacer a largo plazo. A continuación repasamos algunos ejemplos de la matriz urgente e importante para comprender mejor estos conceptos, presta atención:
- Urgentes e importantes: son las que tienen tanto el tiempo justo como consecuencias graves si no se ejecutan y por ello, deben ponerse en la parte superior de las prioridades del equipo. Si es final de mes y las transferencias de las nóminas no se ha realizado todavía, o una presentación para una reunión de dentro de dos horas se considera tanto urgente como importante. Una crisis en redes sociales también podría ser un ejemplo de una tarea urgente y importante.
- No urgentes e importantes: en este caso, los tipos de tareas según la urgencia y la importancia muestran que no teniendo una fecha de realización, puede suponer un beneficio o un ahorro de consecuencias. Por ello, es importante incluirlas en la organización del equipo y no aplazarlo a largo plazo. Las tareas de carácter preventivo pueden ser un claro ejemplo de una tarea que no urge pero sí que tiene cierto nivel de importancia.
- Urgentes y no importantes: son las tareas que coinciden en el tiempo, y por lo tanto no se pueden ejecutar al mismo tiempo, por lo tanto, son las tareas más sencillas de delegar al resto del equipo. El contacto con un proveedor o con un cliente puede ser urgente pero no importante.
- No urgentes y no importantes: este tipo de tarea no tiene fecha de entrega y no poseen consecuencias. Por lo tanto, se puede anotar pero no tiene ningún nivel de urgencia, incluso se puede aplazar o no realizar. Los asuntos que no son de la competencia de tu equipo puede ser una tarea que puedes tachar de la lista debido a que son tareas que no son ni urgentes ni importantes.
Cómo calcular la urgencia de una tarea
Organizar las tareas de tu equipo es todo un reto y es que ordenarlas en función de la urgencia al importancia puede determinar el éxito conseguido. En este sentido, también es esencial conocer las tareas urgentes y reiteradas que se repiten a lo largo de una jornada, dado que esto es señal de una mala planificación de tareas, y más cuando esta puede llegar a automatizarse.
Te develamos la fórmula para medir una urgencia en términos generales, después tendrás que evaluar si la misma posee consecuencias positivas para el negocio:
Urgente = tiempo para ejecutar la tarea / tiempo restante de la fecha límite
Para interpretar la fórmula que calcula la urgencia de una tarea o proyecto debes saber que en caso de obtener un cero al medir la urgencia de una tarea, esta tarea no es urgente y puedes pasarla al listado de tareas importantes. En el caso de que el resultado sea igual o mayor que uno, la tarea es urgente y es preciso priorizarla.
Equilibra lo urgente y lo importante
Existen muchos niveles entre lo que puede definirse como urgente y como importante. En otras palabras, no todo es igual de urgente o importante, existen muchas escalas de grises y las tareas pueden tener diferentes niveles. En los listados de prioridades que establezcas para tu equipo no permitas que lo urgente siempre sobrepase lo importante.
En primer lugar, es clave que dejes de apremiar que todo es urgente, dado que llegará un punto en el que la urgencia dejará de serlo para tu equipo. Y la toma de decisiones que marcarás en la gestión del tiempo puede verse mermada. Y es que la tareas importantes son aquellas que aportan valor al negocio. Crea una matriz de tareas urgentes e importantes, no urgentes pero si importantes, no importantes pero sí urgentes y excluye las no urgentes ni importantes para no desperdiciar el tiempo.
