Aunque todo proyecto cuenta con diferentes fases de desarrollo, el arranque del proyecto es, probablemente, la etapa más decisiva de todas, la que marca las “reglas del juego” y delimita las tareas a desempeñar por los profesionales implicados. Para escuchar las necesidades del cliente, establecer los primeros objetivos y asignar a cada trabajador una tarea concreta, es necesario hacer una reunión inicial o kickoff meeting, el tipo de reunión de trabajo que arrancará nuestro proyecto y lo pondrá en primera fase de desarrollo.
¿Qué es el kick off de un proyecto?
En la jerga deportiva, llamamos kick off a la patada inicial que marca el inicio de un partido de fútbol americano. Este concepto aplicado al contexto empresarial hace referencia a la reunión inicial que determina el principio de un proyecto; la reunión de arranque que supone la primera toma de contacto entre los clientes y los trabajadores que van a formar parte de dicho proyecto.
¿Qué son las reuniones kick off y para qué sirven?
Este tipo de reunión sirve para escuchar las necesidades del cliente, conocer la opinión del equipo de trabajo que va a desarrollar el proyecto (sobre todo en materia de viabilidad y plazos), identificar el momento y el lugar en el que se encuentra el equipo para con el proyecto a desarrollar, establecer las primeras líneas de acción e investigar los posibles resultados que podríamos conseguir.
¿Cómo se lleva a cabo un kick off meeting?
Lo primero es organizar una reunión de trabajo online o presencial -mejor en persona, pero todo depende del modelo de trabajo que tengáis en la empresa: si 100% teletrabajo, 100% trabajo presencial o 50/50- con el número indispensable de personas, que generalmente será el cliente, el o los responsables de proyecto y los trabajadores implicados. Si son muchos los trabajadores que van a participar en el proyecto, selecciona a uno que ejerza como representante y comunique el acta de la reunión al resto de los trabajadores implicadas. De lo que se trata es de ser un grupo reducido para que la reunión kick off se desarrolle de una forma rápida, útil y efectiva.
Dicho esto, estos son los puntos clave a tratar en una reunión de arranque:
El PORQUÉ
Antes de delimitar qué se va a hacer tenemos que conocer las razones por las que damos el pistoletazo de salida al proyecto. Para ello es importante conocer las necesidades del cliente y saber de antemano por qué satisfará este proyecto a los consumidores finales.
El QUÉ
Ahora que entendemos el contexto, tendremos que delimitar qué es lo que vamos a hacer y cuál es la solución que aportaremos a lo largo del proyecto.
El CÓMO
Ante X necesidad y X solución, llega el momento de delimitar cuántos trabajadores necesitamos para arrancar el proyecto, cuál será el grado de responsabilidad de cada uno de los integrantes y, sobre todo, qué tareas y funciones desempeñará cada uno.
El CUÁNDO
¿De cuánto tiempo disponemos para desarrollar el proyecto? ¿Hay plazos de entrega? ¿Al cliente le interesa ser informado de cada adelanto y recibir informes periódicos de los avances o prefiere que el proyecto ya esté terminado para hincarle el diente? Todas estas cuestiones relativas al tiempo del proyecto deben estar aclaradas en la reunión de kickoff.
El DÓNDE
Establecer el punto de partida del proyecto. No es lo mismo empezar desde cero que dar un paso más dentro de un proyecto que ya habíamos iniciado hace tiempo (por ejemplo, una suite de Recursos Humanos dentro de un tipo de software que ya habíamos implementado).
