No importa el tamaño de tu pyme: da igual si sois 4 trabajadores, 14, 40 o superáis los 1.000. Una de las cuestiones más complejas es la de la contabilidad. Por suerte, en la era digital el uso de los software de contabilidad nos permiten gestionar de manera más cómoda y eficiente todo lo relacionado con la parcela económica de nuestra empresa. Contar con un software de contabilidad es de vital importancia, independientemente del sector al que te dediques y del volumen de ventas que tenga la empresa con la que decidiste emprender.
Beneficios del software de contabilidad
Hay tres grandes beneficios que no tardarás en notar. Y no solo tú experimentarás esta mejora, tus clientes o proveedores también se aprovecharán de ellos. El primero es que nos permite mejorar el servicio que ofrecemos a nuestros clientes. No menos importante es que también se facilitan, y por tanto mejoran, nuestras relaciones con los distintos proveedores que tenemos o con la comunidad financiera; y por último aumentan el rendimiento de tu inversión en la prensa y de la de tus socios o patrocinadores si has acudido a una lanzadera en busca de financiación.
Más allá de estos tres beneficios que te facilitarán la vida, tenemos otras ventajas de los programas de contabilidad para empresas. Por ejemplo, aumenta nuestra capacidad productiva al mover grandes números de la mano de la velocidad al procesar los datos de los ordenadores. Lógicamente, el software hace unos cálculos más precisos que los nuestros, lo que reduce considerablemente la posibilidad de que cometamos algún error a la hora de manejar la contabilidad, errores que muchas veces se pagan carísimos.
En este sentido, la información que nos ofrecen es inmediata y precisa, reduciendo los tiempos que nos costaría encontrar la misma información si manejásemos la contabilidad a mano, y no a través de estos programas de contabilidad electrónica. También es muy interesante la posibilidad de preparar automáticamente informes para evaluar la situación económica y el rumbo que tomará la empresa. Por último, un buen software de contabilidad imprimirá automáticamente documentos como nóminas, facturas, impresos de impuestos, etc.
Qué buscar en un software de contabilidad electrónica
Elegir el mejor software de contabilidad electrónica no es fácil, así que vamos a descubrir cuáles son los principales puntos de interés en los que deberíamos fijarnos al elegir uno de estos programas. Uno de los aspectos más importantes es la automatización del cálculo de impuestos y las declaraciones XML. Entre los primeros están el IVA e ISR con sus retenciones, e debe incluir a las personas físicas, morales, RIF o arrendamientos.
Un buen software de contabilidad electrónica también debería permitirnos llevar un registro contable sin captura. Esto quiere decir que vaya directo al buzón del contribuyente, que genere pólizas y una provisión contable o que permita la descarga masiva de XML. Otro punto interesante es la generación de pólizas manuales, como los impuestos, las no deducibles o los activos fijos predeterminados. También debería validar los pagos masivamente, incluidas nóminas, ingresos y egresos.
Por último, hay que hablar de la conexión con varias empresas. No son pocos los emprendedores que tienen más de una empresa a su nombre, así que con el uso de un software de contabilidad se les abren nuevas puertas a la hora de gestionarlas. El software ideal te permitirá conectar a la vez a varias empresas al sistema con acceso individual y en tiempo real, igual que los reportes, además de que podrás emitir tantas facturas como necesites y recibir notificaciones al instante, sin olvidar el registro de los pagos para facturas.
Ahora que ya conoces las claves para acertar, solo te falta dar el paso para hacerte con tu nuevo software de contabilidad electrónica.