La tecnología ha mejorado mucho la gestión de los procesos dentro de la empresa. Para ello, los sistemas ERP han surgido con la necesidad de planificar mejor los recursos y lo procesos que se desarrollan en la actividad productiva y comercial de una compañía.
En concreto, los sistemas ERP provienen de las siglas en inglés Enterprise Resource Planning, que en español significa sistema de planificación de recursos empresariales. Por tanto, un ERP es un programa informático que permite planificar y controlar los procesos y recursos de una empresa a través de la tecnología. Su objetivo es reunir todos los datos de la empresa en un mismo sitio y que, además, estén conectados entre sí.
De esta forma, se facilita el desarrollo de operaciones y la solución de posibles problemas de manera rápida y eficaz. Es decir, al usar un ERP, se optimizan aquellos procesos que realiza la empresa y se agiliza la respuesta de cara al cliente. A su vez, se pueden encontrar diferentes software ERP para pymes que facilitan la gestión del negocio de las pequeñas y medianas empresas. Como, por ejemplo, Microsoft Dynamics 365.
Si estás pensando en implementar un ERP en tu empresa, abordamos algunos consejos a la hora de elegir la opción más adecuada y comentamos los principales errores que se suelen cometer. ¡Vamos a ello!
Cómo elegir un ERP adecuado en función de tus necesidades
La elección del sistema ERP idóneo dependerá de cuáles sean los objetivos y las prioridades de tu negocio, así como el presupuesto que tengas disponible. Para ello, hay que tener en cuenta varios factores:
- Detecta tus necesidades concretas: En el caso de que tengas una gran empresas y tu enfoque esté en un sector concreto, lo más recomendable es un ERP hecho a medida. En cambio, si te acabas de adentrar en el mundo empresarial, puedes empezar por utilizar un ERP prediseñado.
- Estudia la cantidad y el volumen de trabajo: Si tu empresa tiene un volumen muy alto de trabajo, necesitarás contratar una suscripción más amplia para poder procesarlo todo.
- Comprueba el presupuesto del que dispones: Posteriormente, deberás analizar cuál es el presupuesto que tienes para este recurso. Empieza por hacer un estudio acerca de tus necesidades y cuáles son las diferentes opciones que hay en el mercado. De este modo, podrás elegir el tipo de ERP más adecuado para tu compañía.
6 errores internos que se suelen cometen al implementar un ERP
Un software ERP ayuda a mejorar el rendimiento de un negocio y automatizar muchas de las tareas más habituales en una compañía. Es decir, entre sus ventajas, destaca la optimización de las cadenas de producción, los flujos de trabajo y los procesos. Sin embargo, para lograr una buena implementación en la empresa, requiere de cierta planificación, control, análisis y optimización.
Por tanto, ¿cuáles son los principales errores internos que pueden surgir en el momento de empezar a utilizarlo?
Poca implicación de la dirección de la empresa
Uno de los errores que pueden surgir es que la dirección de la compañía no se comprometa y haya una escasa dedicación de tiempo, recursos materiales y capital humano. En el primer momento, se necesita de una gran coordinación para que los trabajadores aprendan a utilizar el ERP y esto mejore el funcionamiento de la empresa tanto a corto como a medio y largo plazo.
Escaso compromiso por parte de los empleados
La parte directiva no es la única que debe comprometerse en el proyecto. Los trabajadores son los que, al fin y al cabo, utilizarán el sistema ERP. Por tanto, para poder disfrutar de sus beneficios y ventajas, primero deberán realizar un proceso de adaptación y así poder aplicar de forma adecuada el software tecnológico en los procesos empresariales.
Rotación de personal
Si en la empresa existe una elevada rotación de personal, esto afectará al desarrollo y a la implementación de un ERP. Cuando esto ocurre, requiere de un mayor tiempo de asimilación de conocimientos por parte de los nuevos empleados y la principal consecuencia es una falta de efectividad, productividad y rendimiento.
No seleccionar el programa ERP adecuado
Escoger un programa ERP que no se adapta a las necesidades de la empresa, a su volumen de negocio y a su sector empresarial puede acarrear problemas en el desarrollo y en la implementación del ERP.
Falta de organización y planificación
A su vez, no tener unos objetivos claros y definidos puede generar que los procesos y recursos no se apliquen de forma adecuada. Por esta razón, una buena planificación y organización será esencial para poder mejorar las funciones y tareas dentro de la compañía. En este sentido, una parte imprescindible es designar a un responsable que lidere esta implementación y analice los resultados.
No hacer un seguimiento y control de la implementación
El proceso no acaba cuando se implementa el ERP, ya que es necesario que haya un determina seguimiento y control del proyecto para poder evaluar su eficacia. Para ello, se deberán estudiar una serie de indicadores clave o KPI que permitan saber si hay un retorno de la inversión positivo.
En definitiva, un software ERP ayuda a mejorar los procesos y recursos dentro de la compañía. En este caso, elegir el sistema adecuado y saber implementarlo serán las claves esenciales de su éxito.
