En el trabajo, es necesario estar concentrados y adelantar esas tareas pendientes que muchas veces no conseguimos finalizar. No obstante, una buena organización de las tareas permitirá ser más productivo a tu equipo para aprovechar al máximo las horas de trabajo. Para ello, puedes recurrir a una serie de consejos e ideas y al material de oficina. Existen muchos productos que son perfectos para planificar la jornada laboral. Te mostramos la importancia de una buena organización y los materiales que te ayudarán en la oficina. ¿Empezamos?
Cómo lograr una buena organización en el trabajo
¿A qué nos referimos cuando hablamos de una adecuada organización en el trabajo? Concretamente, se trata de saber gestionar el tiempo, establecer prioridades y desarrollar correctamente nuestras tareas. Para ello, ten cuenta los siguientes aspectos:
1. Crea una organización diaria y fija unas prioridades
Siempre tenemos diferentes actividades que realizar durante la jornada laboral. Por este motivo, es importante dedicar los primeros 15 minutos del día a planificar las tareas más importantes, y por tanto establecerlas como prioritarias, y aquellas que son secundarias. No obstante, también tendrás que establecer objetivos realistas a tu plantilla para poder cumplirlos. De esta manera, podrás adelantar el trabajo eficazmente.
2. Administra tu tiempo
Determina límites de tiempo por cada proyecto o tarea. Así no te sobrepasarás y podrás distribuir EL tiempo. En este sentido, puedes implantar un método como la técnica de timeboxing que establece un límite de tiempo.
3. Evita las distracciones
Para aumentar la productividad, deberás eliminar aquellas cosas que te acaban distrayendo. El móvil suele ser el principal factor que nos molesta a la hora de desarrollar nuestro trabajo. La mejor opción es ponerlo en silencio o guardarlo, verás cómo eres mucho más productivo ahora y tienes más concentración.
4. Usa herramientas para organizar las tareas
Otro punto fundamental para organizar el trabajo es organizar las tareas con las herramientas más adecuadas. Podrás encontrar desde aplicaciones en la nube hasta materiales de oficina. La finalidad es la de mejorar la planificación del tiempo y que no se te olvide ninguna tarea o dato importante.
Material de oficina imprescindible para organizar tus tareas
Utilizar el material de oficina es un recurso fundamental para obtener una mayor productividad y eficacia en las tareas. Estos son los materiales más importantes que debes tener en la oficina:
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Agenda y cuadernos
La agenda es seguramente será uno de los productos más usados por los trabajadores. Una agenda te permite saber las tareas que tienes que hacer cada día, establecer prioridades y apuntar cualquier información y dato que no quieres que se te olvide. A su vez, tener un cuaderno cerca es esencial para apuntar información importante de tus tareas o reuniones y así lo tendrás todo en un mismo lugar evitando los papeles que se acaban perdiendo.
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Planificador semanal
Otro elemento muy útil es un planificador semanal. Tiene un formato más grande que la agenda y te permite ver toda la semana en la misma hoja. Por tanto, te ayuda a organizar las tareas de cara a la semana.
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Carpetas y archivadores
Normalmente, acabamos con muchos documentos y papeles que se nos acaban amontonando en la mesa. Por ello, recurrir a carpetas y archivadores es el instrumento ideal para guardar las cosas más importantes y a la vez separarlas para organizarnos mejor.
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Notas adhesivas
Funcionan como un recordatorio. Las notas adhesivas nos sirven para tener un dato importante a un golpe de vista. Por ejemplo, llamar a un cliente, enviar determinado documento o la tarea más prioritaria de nuestro día. ¡Todo facilidades para que no se nos pase!
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Bolígrafos y subrayadores
Los bolígrafos y los subrayadores son otras dos herramientas básicas que no pueden faltar en cualquier escritorio. De esta forma, nos ayudarán a apuntar todo lo que necesitemos y destacar los datos más importantes.
