Equipar desde cero una nueva oficina requiere comprar todos los objetos de papelería que hagan falta. Resulta un aspecto clave para que los empleados puedan trabajar de forma eficiente y dispongan de todos los recursos que necesitan para planificar su trabajo y sus tareas.
Así que, si vas a comprar material de oficina, te mostramos unos sencillos consejos para ahorrarte en material de oficina una buena suma de dinero y establecer el presupuesto idóneo.
Tips para establecer un presupuesto en material de oficina
Independientemente del tipo de actividad al que se dedique tu empresa, la lista de productos de papelería que necesita cualquier negocio suele ser común. En esta lista, se deben añadir elementos como folios de papel de tamaño A4, carpetas archivadoras, sobres, grapadoras con grapas, perforadoras, clips para papel, tijeras, bolígrafos y rotuladores de diferentes grosores. Tampoco deben faltar los blocs de notas, pegatinas, lápices, gomas de borrar, sacapuntas, bandejas portafolios, papeleras, cinta adhesiva o papel celo, entre otros enseres básicos.
En algunas oficinas para la organización del trabajo, también añaden a este listado varios libros de registro de cuentas, tinta para sellos y otros productos de papelería más específicos en función del tipo de actividad a desarrollar. ¿Quieres saber algunos tips para determinar el presupuesto del material de oficina? Estos son algunas recomendaciones que puedes poner en práctica:
1. Comprar material por volumen
Comprar a volumen suele ser una de las mejores estrategias para ahorrar dinero en la compra de material de oficina. Y es que, en las papelerías mayoristas, cuantas más unidades se compren, más barata sale cada compra.
Este consejo es muy práctico, especialmente cuando se detecta un conjunto de productos que se utilizan más y resultan necesarios para el buen funcionamiento de la empresa. Además, algunos proveedores suelen hacer ofertas, rebajas o incluso packs, por lo que el precio por unidad suele ser mucho más barato.
Para ahorrar, también puede funcionar la fórmula de hacer grandes pedidos para que el proveedor de material de oficina proporcione algún tipo de descuento. Por ejemplo, ofertar un envío gratuito o hacer un descuento especial por comprar muchas unidades de un mismo producto.
2. Apostar por los materiales reutilizables
Existen determinados enseres de papelería que se pueden reutilizar y pueden tener una larga vida. Es el caso de los clips, que pueden usarse más veces que las grapas, o los bolígrafos recargables, que solo requieren la compra de la tinta y añadirle la carga cuando se termine.
3. Buscar las ofertas
Los proveedores de material de oficina suelen realizar ofertas de forma periódica. Este tipo de ofertas pueden suponer una importante oportunidad para reducir la factura de gastos en material de oficina o para comprar más unidades por el mismo precio.
De este modo, para estar al día de estas ofertas que hacen las papelerías y mayoristas de material de oficina, una gran idea es inscribirse a las newsletter que envían. Así, podrás conocer de primera mano todas las ofertas y descuentos que realizan.
4. Hacer un seguimiento del inventario
A su vez, para lograr un funcionamiento más eficiente de una oficina, se debe realizar un seguimiento de las existencias que hay en material de oficina. La mejor opción no siempre es comprar unidades de más, sino comprar la cantidad correcta en el momento adecuado.
Al hacer un seguimiento del inventario, tendrás la oportunidad de identificar qué productos de oficina puedes programar en horarios de entrega recurrente o comprar en grandes cantidades o al por mayor.
5. Delegar las compras en una sola persona
Una forma de controlar el gasto en material de oficina también es evitar que todos los empleados hagan compras de material de oficina por su cuenta. No llevar un control y determinar un presupuesto puede acabar disparando los gastos considerablemente. En este sentido, lo ideal es centralizar las compras en un solo departamento o encargárselas a un empleado en particular.
Siguiendo estos tips, será más fácil ahorrar en la compra de material de oficina. ¡Toma nota y planifica un presupuesto para ello!
