Cuando realizas un viaje de negocios inviertes una parte importante de tu tiempo y, cómo no, del dinero de tu empresa para conseguir una serie de objetivos. A diferencia de un viaje de ocio, en el que podemos dejar un poco más de margen a la improvisación, cuando se trata de cerrar un acuerdo comercial o visitar a nuestra cartera de clientes, debemos tenerlo todo muy bien organizado para lograr la máxima eficiencia y recortar en gastos de viaje.
Por eso mismo vamos a proponerte unos cuantos consejos para que tu viaje de negocios sea lo más eficiente y fructífero posible y, si te sobra tiempo antes de volver, puedas aprovechar para visitar los rincones más populares de la ciudad a la que te diriges.
¿Cómo puedes obtener el máximo rendimiento en tu viaje de negocios?
No debemos olvidar que nos encontramos fuera de nuestro lugar de trabajo habitual y cada minuto cuenta. Si no conseguimos terminar aquellas tareas que tenemos programadas, desgraciadamente será necesario aplazarlas, teniendo que volver a efectuar el viaje más adelante –con el coste que ello conlleva– o debiendo realizarlas de forma no presencial si es posible, cosa que resta cercanía a la relación comercial. Los viajes de negocio son obligatorios, pero, ¿cómo hacerlo sin que se dispare nuestro gasto? Estas 7 claves para ahorrar dinero en tu viaje de negocio son un buen inicio.
1. Nunca comas solo.
Aprovecha las comidas para tener reuniones y establecer contactos o simplemente socializar.
2. Sal del hotel
No te quedes en el hotel, aprovecha para visitar la ciudad y despejarte. Cuando te sientas abrumado o estresado, tómate un descanso. Sal a tomar aire fresco o tómete unos minutos para relajarse y recargar energías.
3. Prepara el viaje con tiempo
Si te informan del viaje o decides realizarlo con la suficiente antelación, elabora una lista de todos aquellos elementos que vas a necesitar: ropa, complementos, cargador del teléfono, ordenador portátil, etc. Luego prepáralos y ve introduciéndolos en una maleta. Así los tendrás preparados cuando llegue el día y no tendrás sorpresas desagradables cuando ya te encuentres en tu destino. Imagina el tiempo precioso que perderías de tener que comprar un cargador para tu smartphone porque te dejaste el tuyo en casa, o lo inconveniente de olvidar tus mudas de ropa interior, con la consiguiente visita al establecimiento de ropa más cercano. Por no hablar de sí te olvidas de los informes que debes aportar en la reunión que celebraréis cuando llegues a tu destino. Eso es algo que no te puedes permitir y que evitarás con una buena preparación de tu equipaje.
4. Planifica las rutas que incluirá tu viaje.
Si bien es importante tener una agenda trabajada, también lo es conocer el itinerario del viaje de trabajo que vamos a realizar. Saber en todo momento donde nos dirigimos, los temas que vamos a tratar y con quién es la mejor forma de llegar a las reuniones listos e ir al grano para no perder el tiempo.
Una vez te encuentres en tu destino, deberás realizar más de un trayecto en coche. Tanto si lo haces en tu propio vehículo como a bordo de un taxi, investiga en los días previos las rutas a seguir, su duración y los itinerarios más rápidos. Con esto lograrás llegar siempre a tiempo a cada cita, con lo que tu imagen de profesionalidad seguirá intacta y las reuniones de trabajo terminara a la hora prevista.
5. Aprovecha los trayectos para pulir tus proyectos.
Un viaje en avión puede parecer tiempo muerto en tu agenda laboral. Nada más lejos de la realidad: si utilizas este medio de transporte dispones de libertad para concentrarte en asuntos pendientes o aspectos poco trabajados de cara a la reunión, presentación o lista de contactos que realizarás. Por ello, aprovecha parte del viaje para tener todo a punto y dejar boquiabiertos a tus interlocutores.
Optimiza tu tiempo aprovechando el recorrido para comprobar tu correo electrónico, preparar presentaciones, pulir detalles para alguna reunión o simplemente para descansar y meditar antes de llegar al destino.
