Entre los procesos administrativos que podemos realizar en un negocio, las tareas de facturación representan un área muy relevante en la empresa y son las que mayores recursos generan.
Por ello, si sabemos optimizar el proceso de facturación, podremos ahorrar una gran cantidad de tiempo y así avanzar en otras labores, lo que incrementa la productividad y reduce los costes. ¡Te contamos más sobre ello!
Aprende a optimizar la gestión de los cobros en la empresa
¿Cómo podemos agilizar el proceso y mejorar la facturación empresarial? En este caso, existen diversas estrategias y aplicaciones de cuentas de cobro que son muy útiles a la hora de facilitar la gestión de los cobros y las facturas en un negocio:
Utilizar una aplicación de cuentas de cobro
Utilizar una aplicación cuentas por cobrar proporciona una mejor organización de los diferentes datos contables y de los movimientos de capital dentro de la empresa. Se trata de una herramienta que permite agrupar facturas que comparten características en común. Y, de este modo, se pueden configurar condiciones de pago y enviar notificaciones automáticas a los clientes. Con ello, se reducen los tiempos y se optimizan los procesos.
Además, ayuda a anticiparse a la hora de gestionar ciertos problemas relacionados con la facturación, como evitar deudas o retrasos en los pagos. Sin embargo, una de las claves para agilizar aún más el proceso de facturación es ofrecer facilidades de pago. Por ejemplo, hacer descuentos por pronto pago o establecer fechas clave para el envío de las facturas. Este tipo de soluciones serán una opción muy efectiva para mejorar el flujo de caja.
Actuar rápido ante las deudas de los clientes
Cuando un cliente tiene una deuda con la compañía, es esencial saber cómo actuar y hacerlo lo más rápido posible para poner solución cuánto antes. En esta situación, se pueden ofrecer facilidades de pago estableciendo un plan de pago a plazos. De este modo, el cliente podrá cumplir con las fechas de facturación establecidas y poder resolver el problema con mayor rapidez.
Establecer un ranking de cobros
Otro factor importante para optimizar la gestión de cobros es crear una jerarquía de estos. Es decir, crear un ranking de cobro que incluya tanto a clientes cuyo pago sea regular como a los clientes morosos. Esto te permitirá saber a qué tipo de clientes debes dedicarle más tiempo y esfuerzo para cobrar la factura y, además, podrás prevenir situaciones problemáticas.
Sistematizar el proceso
Como hemos mencionado, automatizar el proceso de cobro te permitirá ahorrar tiempo y costes. Un ejemplo de esto sería utilizar notificaciones de cobro automático. Y, de este modo, enviar un recordatorio a los clientes antes y después de la fecha límite de pago. Con ello, evitarás los retrasos en los cobros.
Además, si ofreces la posibilidad de realizar pagos online, agilizarás el proceso de pago a los clientes y ahorrarás aún más tiempo. Así, el cliente podrá conocer el estado real de la transacción, y te ayudará a agrupar las facturas por ciudad, producto o clientes, definiendo las condiciones comerciales de cobro dentro de este proceso.
Beneficios de optimizar la facturación
Mejorar el proceso de cobro y facturación de tu negocio va a tener un impacto directo y, con ello, se generarán beneficios en las diferentes áreas de la empresa.
Entre ellos, destaca poder agilizar los procesos vinculados a los cobros, pagos o tramitación de liquidaciones, así como integrar y personalizar tu estrategia de cobranza y comunicación. Por otra parte, será de utilidad para reducir los tiempos de cobro, establecer una jerarquía y ranking de clientes que deben y pagan con regularidad, analizar los indicadores de resultados e integrar la facturación electrónica, cuentas por cobrar y pagar en un solo lugar.
Todos estos beneficios provocarán que la reputación de la empresa aumente positivamente, transmitiendo una imagen profesional a terceros y mejorando la satisfacción y comunicación con los clientes y proveedores.
Sin duda alguna, sistematizar el proceso de cobro y facturación con ayuda de aplicaciones de cuentas de cobro es una forma sencilla y eficaz de agilizar todo el proceso.
