Todas las empresas tienen una serie de gastos a final de mes, de trimestre o de ejercicio. Pero también hay gastos que son totalmente necesarios para la actividad empresarial: los gastos deducibles. Al menos, eso es lo que dice la Ley del Impuesto de Sociedades, aunque eso de que sean “totalmente necesarios” está abierto a interpretaciones. Vamos a analizar cuáles son esos gastos deducibles, por ejemplo, las comidas, los desplazamientos, el alquiler del espacio, etc. y cómo podemos sacarles el máximo rendimiento para reducir el presupuesto de gastos de la empresa.
Requisitos de los gastos deducibles
Hay tres requisitos que un gasto debe cumplir para ser deducible, más allá de la necesariedad para el desarrollo de nuestra actividad económica. El primero de todos es aparecer entre los elementos de la cuenta de pérdidas y ganancias del ejercicio correspondiente. La única excepción son los elementos patrimoniales. El gasto deducible debe estar justificado, así que la factura es imprescindible. También se justifican con las nóminas, recibos, escrituras públicas, factura simplificada (ticket o recibo, etc.), pero sin factura no se puede deducir el IVA.
Por último, hay que imputar los gastos al ejercicio correspondiente. Aunque hay alguna excepción, como incluir gastos contabilizados a fecha posterior al devengo o ingresos anteriores cuando el resultado no suponga una tributación inferior a la correspondiente en el periodo regular, lo más fácil y seguro es hacerlo cuando toca. Probablemente, todo esto te suene algo complicado, pero no lo es tanto.
¿Qué gastos puedes deducirte?
Ahora que conocemos los requisitos imprescindibles para que un gasto se considere deducible, es el momento de analizar los gastos más habituales en la empresa que pueden incluirse en este capítulo. Eso sí, recuerda que siempre bajo el condicionante de que sean exclusivamente de trabajo. Por ejemplo, las comidas. Deben ser en una localidad diferente al municipio donde desarrollas tu actividad empresarial y el importe también debe ser razonable. Si habéis sido dos comensales no tiene sentido una factura de 800 €.
En los desplazamientos deberás acreditar el motivo del viaje, y no olvides la hoja de gastos en la que se desglosen los diferentes gastos del viaje —con sus respectivas facturas. En este sentido, si tu compañía tiene una pequeña flota de vehículos de empresa, puedes deducirte los gastos de estos vehículos (impuestos, mantenimiento, el seguro, etc.). Eso sí, una vez más hay que acreditar que solo se utilizan con fines laborales, sin que haya ningún uso particular. El alquiler del local u oficina también es deducible.
Más gastos deducibles: el vestuario. La forma más fácil de demostrar que la ropa se utilizará única y exclusivamente para trabajar es que las prendas cuenten con el logotipo o el anagrama de la empresa. Si no lo tienen es difícil que te los puedas deducir. También cuentan como gastos deducibles las cuotas que pagamos para unirnos a una asociación empresarial o los pagos a profesionales independientes como abogados, notarios o auditores. La asistencia a eventos y la compra de libros o materiales 100% relacionados con la actividad también son deducibles.
¿Cuáles son los gastos deducibles del IRPF?
Este tipo de gastos son regulados por Hacienda; calculan el beneficio de tu actividad a través de tus ventas e ingresos. Para que un gasto sea deducible, según Hacienda, es necesario que estén relacionados con la actividad económica, que se encuentren justificados en facturas y registrados contablemente. Algunos de los gastos deducibles en el IRPF son:
- sueldos,
- arrendamientos,
- suministros domésticos,
- reparaciones,
- amortizaciones,
- gastos financieros.
Gastos no deducibles
Las sanciones o las multas no se pueden deducir, por mucho que se trate de una multa de circulación cuando estabas al volante de tu coche de empresa. Tampoco son deducibles los gastos que se realizan con personas o entidades residentes en paraísos fiscales. Andorra o Gibraltar son los dos ejemplos más cercanos. Cualquier gasto de los que hemos visto antes no se podrá deducir si tiene como escenario alguno de estos países. Por último, tampoco puedes deducir donativos ni regalos a empresas o clientes, aunque puede haber excepciones como la cesta de Navidad.
