El outsourcing o externalización de procesos y servicios a otras empresas, ha ganado peso en las startups y pequeños negocios, que debido a una mayor escasez de recursos, prefieren apostar por métodos más flexibles de trabajo. Sin embargo, cualquier proceso que suponga una ventaja competitiva para la empresa, también puede suponer inconvenientes en caso de que el sistema no se aplique de forma adecuada al negocio, llegando a generar un vacío económico o pérdida de beneficios.
Cada vez son más los empresarios que apuestan por externalizar servicios y tareas que de otro modo resultarían más caras de implementar en los recursos humanos de la empresa.
¿Debo implementar el outsourcing en mi negocio?
Con el outsourcing se trabaja con profesionales externos a la empresa, en lugar de un sueldo fijo a final de mes, el outsourcing se basa en la facturación de paquetes de horas o proyectos realizados por la empresa o freelance que realiza la tarea, en lugar de optar por contratar a nuevos profesionales en plantilla que aumenten drásticamente los gastos para el negocio.
Aunque a priori pueda parecer una medida que perjudica el empleo, la realidad es que a través del outsourcing son muchos los profesionales que trabajan de forma independiente pudiendo reorganizar mejor su estilo de vida sin necesidad de prescindir de unas horas de trabajo mínimas. Además, la flexibilidad que brinda la externalización a los profesionales que apuestan por este método, es otro de los detalles a tener en cuenta, a la hora de decidir implementar un sistema de subcontratación en el negocio.
En emprendepyme.net vamos a explicarte que es el outsourcing, que tipos de outsourcing existen y que ventajas o desventajas puede tener el outsourcing en tu empresa, para en función del tipo de empresa, estimar si el uso de este sistema va a ser o no favorable.
Imagen: SpeedKingz || Shutterstock
¿Qué significa el Concepto de Outsourcing?
Outsourcing hace referencia a un método de trabajo en el que una empresa delega ciertas funciones en departamentos externos u otro tipo de negocios que se dedican profesionalmente a ello.
Estas tareas pueden ser subcontratadas a una agencia externa o a un individuo independiente que trabaje como autónomo (freelance) y desee realizar ese trabajo a modo externalizado. Existen diferentes tipos de outsourcing dependiendo de las características que posea.
Características del outsourcing
La característica principal del outsourcing es el ahorro económico que supone disponer de un profesional externo, en lugar de uno interno que conlleve gastos de Seguridad Social y mantenimiento de personal para la empresa.
Generalmente, se establece la relación laboral marcada por un contrato de outsourcing que definirá las cláusulas de entrega, los periodos de pago y los plazos de finalización del trabajo.
Aunque muchas empresas tienen miedo de desarrollar este tipo de contratos, firmarlo por ambas partes es muy importante para evitar posibles problemas o malentendidos durante el desarrollo del proyecto.
Siguiendo la línea anterior, el contrato debe incluir una claúsula de confidencialidad si se va a trabajar con datos de clientes externos, para proteger su identidad y evitar competencia desleal por parte del profesional externalizado.
Debido al avance y al aumento de profesionales en régimen de externalización, surgió la figura del autónomo dependiente, que ejemplifica la posibilidad de un profesional autónomo que trabaja únicamente para una empresa, en lugar de depender de sucesivos clientes.
Para llevar a cabo las tareas externalizadas a modo de outsourcing, tan solo se requieren algunas reuniones para planificar el desarrollo del trabajo, aspecto que se facilita enormemente gracias a las posibilidades que ofrece Internet para el empleo remoto.
Así, muchas empresas pueden decidir con quién trabajar y externalizar sus servicios, bien en profesionales residentes en otras ciudades o provincias, o incluso en distintos países.
Objetivos del outsourcing
Con carácter general, el objetivo principal del outsourcing consiste en ahorrar costes de personal en Seguridad Social y en mantenimiento de nóminas. La contabilidad se simplifica y se limita a la facturación de ingresos y gastos por los servicios profesionales recibidos.
Sin embargo, muchas empresas desean apostar por la tercerización o la subcontratación para abrir nuevas líneas de negocio en sectores menos competitivos, que supongan más ingresos para la empresa a través de profesionales independientes capacitados para ello.
El outsourcing además es una estrategia de innovación muy útil en aquellos sectores profesionales en los que el cambio está siempre presente. Por ello, algunos de los ejemplos de outsourcing más frecuentes los encontramos en el sector del marketing, la publicidad, el periodismo, el diseño gráfico la programación web e incluso la asesoría fiscal para empresas.
Sin duda, Internet ha abierto nuevas vías y formas de trabajo, que han propiciado el desarrollo de la externalización como una de las herramientas más útiles para los negocios. Conoce cuáles son las ventajas y desventajas del outsourcing y decide si es la mejor opción para tu negocio.
Etapas del proceso de Outsourcing
¿Cuáles son las etapas del proceso de Outsourcing?
- Planificación
- Estudio de posibles estrategias
- Análisis de costes
- Selección de proveedores
- Negociación de términos y condiciones
- Elección de equipo, recursos y puesta en marcha
- Seguimiento del trabajo de la empresa o freelance
Es posible englobar las distintas fases de la externalización en tres grupos/momentos diferentes.
Etapa de análisis
El Análisis incluye las fases 1, 2 y 3. Esta es la parte que requiere mayor esfuerzo, en la que antes que nada hay que estudiar literalmente los problemas, necesidades y objetivos de negocio.
Es necesario realizar una cuidadosa evaluación de los procesos internos y diseñar una organización estructural acorde con ellos. Los procesos a externalizar no son los menos importantes, sino aquellos que requieren un apoyo profesional específico.
Posteriormente, es necesario asociar los procesos tercerizados con “sub-objetivos” que sean funcionales al proyecto de empresa. Luego, discuta todos los puntos enumerados anteriormente con el subcontratista.
Etapa de realización o “puesta en marcha”
Las fases 4 y 5 están incluidas en la implementación, en las que se establecen los puntos fundamentales del acuerdo entre los socios.
Aquí se decidirán los integrantes del nuevo equipo, las estrategias definitivas, las condiciones en las que operará, en definitiva, todo lo que concierne a la implementación real de la transferencia de servicios tercerizados.
La “puesta en marcha” tiene lugar precisamente en este punto, con las herramientas y los objetivos decididos en conjunto.
Etapa de administración
Constituyen la gestión las fases 6 y 7.
En estas dos fases el proyecto avanza utilizando los recursos elegidos. La gestión implica un seguimiento continuo de las actividades de la empresa, gracias a lo cual será posible comprender si las estrategias implementadas están funcionando.
En esta fase es fundamental una excelente comunicación entre el cliente y el freelance o empresa, para proceder a evaluaciones objetivas y tener una confirmación clara y veraz del desempeño de la empresa.
Tipos de outsourcing según tipo de subcontratación
Se establecen distintos tipos de outsourcing según el tipo de subcontratación en la gestión empresarial de cada negocio, dependiendo de los parámetros que se controlen.
Outsourcing táctico, cuando depende del tipo de actividad
Entre los ejemplos de outsourcing táctico encontramos actividades de subcontratación de tareas administrativas, de producción o comerciales.
En este caso, lo que se externaliza no es el proceso en sí, sino una actividad que forma parte de un proceso más complejo. Se apuesta por este tipo de outsourcing en tareas sencillas que no requieren de gran conocimiento interno, sino que constan de protocolos ya estandarizados.
A menudo, esta modalidad de outsourcing supone un importante ahorro económico para la empresa frente a la contratación tradicional.
Co-sourcing, cuando depende del tipo de proceso
Al Co-sourcing se le conoce popularmente como BPO (Business Process Outsourcing). Consiste en la posibilidad de delegar procesos internos de la empresa, en un equipo de outsourcing externo.
Dentro de este área distinguimos entre procesos internos (como servicios de mantenimiento, contabilidad, etc.) y procesos externos (recursos humanos, departamento de marketing, seguimiento comercial, etc.).
El outsourcing de procesos tiene la ventaja de poder transmitir a la empresa externalizada, parte de los protocolos y conocimiento que habilitan el desarrollo de la actividad, sin poner demasiado en riesgo la calidad de los productos y servicios de cara a los clientes.
Offshoring, Off site e In House, cuando depende del lugar donde se desarrolla la actividad
Hay un ejemplo de outsourcing llamado OffShoring que se conoce como deslocalización, y consiste en contratar los servicios a empresas extranjeras que permiten abaratar los costes de la empresa en los procesos, bien en la manufactura, producción o transporte, entre otros.
Esta es una de las clases de outsourcing más frecuentes en el sector industrial, debido a las enormes ventajas que representa implantar dicho modelo para la empresa.
No obstante, también existe la modalidad de outsourcing in house, que tiene lugar cuando el equipo externalizado trabaja en las instalaciones de la propia empresa a pesar de estar contratado de forma externa.
Por otra parte el outsourcing Off Site se da cuando la empresa que presta el servicio se encarga tanto de llevar a cabo los servicios desde sus propias instalaciones y además, se encargan de enviarlo directamente al consumidor final desde ese lugar.
Outsourcing estratégico
Este tipo de externalización se conoce como Business Process Management y permite delegar en un equipo no solo un proceso o actividad, sino la estrategia empresarial global, compartiendo aspectos económicos, financieros y de mercado.
Es quizás, más arriesgado que los anteriores al poner en peligro toda la estructura empresarial de cara a la confidencialidad, pero también supone grandes beneficios para empresas que carecen de experiencia comercial en un sector y desean introducirse junto a otras con más experiencia. Descubre las cláusulas del contrato de confidencialidad.
Antes de crear una empresa y decidir cuál de las clases de outsourcing es más adecuada para implantar en tu negocio, es importante analizar los rendimientos económicos de cada uno de los procesos necesarios hasta desarrollar el servicio o producto final, con el objetivo de identificar posibles tareas en las que la externalización supondría mayores beneficios.
Si por el contrario, deseas emprender un nuevo negocio mediante la externalización total, realiza previamente un estudio de mercado para conocer las posibilidades de comercialización reales antes de preparar la estrategia final.
Que procesos se pueden externalizar con Outsourcing
Marketing
La externalización del marketing de la empresa se lleva a cabo fácilmente a través de una agencia de marketing o a través de un profesional independiente.
El marketing y las redes sociales son el presente y, sin duda, el futuro de las empresas. Cada vez son más los negocios que utilizan las redes sociales para la generación de leads, tanto que incluso Whatsapp Business ha encontrado un mercado más que activo.
Contratación de empleados
Puedes externalizar todo el proceso de contratación y ahorrar una gran cantidad de tiempo mientras esperas que la empresa o persona que contrataste te proponga sus mejores opciones.
No pierdas un tiempo muy valioso analizando docenas de currículos cuando puedes subcontratar y contratar a alguien más para encontrar el talento que necesitas para tu negocio.
Administración y finanzas
Externaliza y contrata a una persona externa para que se encargue de la administración de tu contabilidad y de todas las transacciones financieras de tu negocio.
Cuidar la contabilidad es importante, pero también consume mucho tiempo. Asimismo, descuidar el aspecto financiero de tu negocio puede ocasionar serios problemas.
Trabajo creativo
Cuando subcontratas servicios creativos, tiene la ventaja de trabajar con expertos de la industria que están extremadamente familiarizados con todo el proceso de fabricación.
Pensar que puede crear grandes trabajos de diseño sin las herramientas o habilidades adecuadas es poco probable. A menudo tendemos a estar satisfechos, tal vez para evitar contratar a un diseñador gráfico a tiempo completo.
Gestión de eventos
Si optas por externalizar la gestión de tus eventos, no tendrás que preocuparte de técnicos de sonido, música, localizaciones, catering u otros proveedores , simplemente podrás relajarte y disfrutar del evento con total tranquilidad.
Desde la planificación hasta la ejecución, la gestión de eventos requiere mucho tiempo y esfuerzo.
Servicio al Cliente
La subcontratación de actividades de servicio al cliente puede ahorrarte tiempo y dinero y te permite administrar tu negocio de manera más efectiva.
Establece objetivos claros, piensa en tus clientes y asegúrate de proporcionarles todo lo que necesitan incluso si estás subcontratando, elige el socio que mejor se adapte a tus necesidades y realiza un seguimiento del progreso del negocio.
Creación de contenido
La externalización de la creación de contenidos te permitirá tener contenido optimizado y de alta calidad, y no tendrás que perder el tiempo tratando de encontrar las palabras adecuadas para comunicar tu mensaje.
La redacción publicitaria es una parte integral de cualquier negocio. Las empresas necesitan un redactor experto en marketing de contenido para cualquier contenido de su sitio, folletos, marketing por correo electrónico , redes sociales.
Ventajas del Outsourcing o externalización de procesos
El modelo de outsourcing conlleva múltiples beneficios y ventajas en las empresas en las que se aplica. Cabe recordar que existen diferentes tipos de outsourcing, por lo que algunas ventajas dependerán del modelo utilizado.
- Mejora y optimización de los procesos de fabricación, implantando sistemas más innovadores que pueden aportar un extra de valor al producto.
- Mayor ahorro económico a la hora de en invertir en tecnología, software e infraestructura de última generación , al dejar que sea el socio de outsourcing quien maneje toda la infraestructura.
- Posibilidad de externalizar aquellas operaciones menos importantes a nivel de facturación para la empresa, y dedicar más tiempo a la focalización en los procesos de negocio básicos.
- La subcontratación permite que la empresa sea más flexible y tenga mayor capacidad de adaptación, a la hora de experimentar cambios en el mercado.
- Aumento de la ventaja competitiva al poder atender nuevas e interesantes demandas por parte de los clientes.
- Ahorro económico a nivel de gestión del equipo, pudiendo incorporar a la empresa nuevos talentos profesionales sin necesidad de aumentar los gastos de personal ni contrataciones puntuales.
Desventajas del Outsourcing
No obstante, a pesar de las ventajas que conlleva este modelo empresarial, el outsourcing también supone algunos inconvenientes que deberás tener en cuenta para valorar si tu empresa es candidata a implantar con éxito la tercerización.
- Existe una mayor vulnerabilidad por parte de la información confidencial de la empresa frente a la contratación interna, ya que los datos son accesibles para fuentes externas al negocio. Tal es el caso, de la externalización de nóminas y preparación de impuestos, o incluso los procesos de fabricación.
- La comunicación con el equipo externalizado puede resultar menos fluida, hasta el punto de producirse malos entendidos entre la empresa solicitante y la subcontratada, que conlleven pérdida económica en beneficios. Por ello, antes de decidirte por contratar uno u otro equipo, busca referencias e infórmate bien sobre su forma de trabajo.
- La calidad de los productos o servicios puede reducirse, como consecuencia de la falta de atención de la empresa externalizadora. No hay que olvidar, que cualquier equipo que brinda soluciones de outsourcing estará trabajando al mismo tiempo con muchos clientes, por lo que la calidad a nivel de atención siempre será inferior, que en el caso de una empresa que solo se dedica a ello.
- También es frecuente que sucedan retrasos en los servicios, como consecuencia de incorporar un eslabón más en la cadena de comercialización. Este tipo de inconvenientes redunda en una pérdida de calidad en el servicio que reciben los clientes, pudiendo traducirse en quejas y problemas en la fidelización del consumidor.
Como vemos, implantar procesos de externalización no supone como tal ventaja o inconveniente, sino que va a depender en gran medida de la capacidad que tenga la empresa contratante para gestionar los procesos en un equipo externo. Antes de crear una empresa es necesario estudiar si es necesario realizar algún tipo de subcontratación para nuestro proceso productivo. Para ello, es necesario realizar un plan de recursos humanos que nos refleje cuáles son las partes que se subcontratarán y cuáles se realizarán por parte de la empresa.
En el caso de querer realizar alguna externalización para tu negocio, es imprescindible que se formalice a través de un contrato de outsourcing donde se definan las características y las cláusulas del acuerdo. Puedes encontrar un modelo pinchando en este botón.
Ejemplos de grandes empresas que implementan el Outsourcing
1. Samsung
La empresa Samsung consiguió acelerar sus procesos de producción externalizandolos a otras empresas y consiguió crecer dentro de los mercados emergentes, gracias a la creación de smartphones de gama media. Externalizar su producción le ha permitido crecer a un ritmo muy acelerado gracias a bajar sus costes.
Ahora mismo Samsung centra todos sus esfuerzos en el desarrollo de nueva tecnología que le ayude a estar a la vanguardia del mercado de los teléfonos móviles, en lugar de tener que centrar su atención en la producción de sus productos.
2. Skype
La empresa Skype sin ir más lejos, fue realmente desarrollada por un grupo de desarrolladores estonios.
Aunque muchas empresas emergentes quieren hacerlo todo ellos tratando de abaratar costes lo máximo posible, el problema es que cuando se abaratan costes se encarece el tiempo, y es por eso que la subcontratación es una herramienta tan potente.
Skype no fue creado por sus fundadores pero a día de hoy, cuenta con el 18% del mercado de los productos y servicios relacionados con las comunicaciones integrales.
3. Toyota
El caso de la empresa Toyota es un ejemplo muy claro de que el outsourcing puede ayudar a las empresas a tener una gran ventaja competitiva. Tanto es así que el 40% de la competitividad de Toyota proviene de esta modalidad de trabajo.
Aprovecha al máximo la tecnología en su proceso de producción, puede tener controles de calidad más estrictos y mantiene elevada su ventaja competitiva frente a su competencia.
Mientras se enfocan al desarrollo de nueva tecnología, mantienen sus costes bajos y gracias a su internacionalización, entregan los productos justo a tiempo en una gran cantidad de países.
