Un organigrama nos ofrece una visión esquemática de la organización de la empresa o de una tarea, de ahí que sea tan interesante ser capaces de generar organigramas en nuestro día a día. También nos sirven para representar gráficamente una serie de las operaciones sucesivas en proyectos industriales o de informática. La red está llena de herramientas para ello, muchas de ellas de pago, aunque tengan una versión de prueba temporal. Vamos a descubrir 6 programas online para generar gratis tus organigramas online. Canva o Lucidchart son algunas de las opciones más conocidas.
¿Qué es un organigrama?
El organigrama en la empresa permite estructurar las diferentes responsabilidades y relaciones dentro de esta. El significado de organigrama presenta de forma gráfica diferentes aspectos dentro de la empresa, es una herramienta para recursos humanos muy práctica. El más conocido es el general, pero luego cada área, o según el criterio, esto puede variar.
Los organigramas son representaciones gráficas de las estructuras organizacionales de la empresa. Se basan en esquemas que muestran fácilmente cuál es la estructura de la compañía y los niveles jerárquicos que existen en ella. La creación de un organigrama en la empresa es fundamental para un correcto y eficiente funcionamiento de la organización empresarial. Esto permite saber a cada una de los empleados, cuáles son sus funciones, quiénes son sus mandos y el grado de responsabilidad que tiene cada uno de ellos.
Cabe destacar que no hay ningún organigrama fijo para todas las empresas. Cada compañía deberá elegir cuál es el tipo de organigrama idóneo para su estructura y adaptarlo a las necesidades que posea, así como una herramienta para crear un diagrama de flujo en base a sus necesidades.
Debemos tener en cuenta, que el organigrama que vemos en un papel o pantalla, es el reflejo de la estructuración diseñada para conseguir el mayor rendimiento de la empresa. Si vemos incorrecciones o incoherencias en el organigrama, será el reflejo de una mala decisión a la hora de diseñar las relaciones jerárquicas y funciones de departamento o empleado.
Beneficios del organigrama empresarial
La realización de los organigramas empresariales aporta un gran número de ventajas para la empresa. Esto se debe a que una correcta estructura y reparto de funciones permite a la empresa ser más eficaces y hacerlo de la forma más eficiente posible. Cabe destacar que no tendrá la misma influencia el organigrama en una empresa pequeña que en una multinacional con diferentes sedes y muchos empleados. Entre los beneficios que podemos encontrar con un organigrama están:
- Asignación de responsabilidades: el organigrama requiere para su realización un esquema donde se listen las tareas a realizar y a quién le compete.
- Establecer relaciones de autoridad y coordinación: este esquema también favorece marcar los canales de comunicación y la jerarquía a la hora de establecer centros de control.
- Definir objetivos: los organigramas permiten a la empresa diseñar los caminos mediante los cuáles llegar a los objetivos empresariales marcados. Además, permite marcar metas diferentes para los diferentes departamentos de la empresa.
- Reparto de funciones: los organigramas ayudan a dejar claras cuáles son las funciones de cada uno de los empleados y departamentos, de forma que no existen tareas que nadie hace, o que se solapan entre diferentes partes.
A pesar de estas ventajas, debemos tener en cuenta que la realización de organigramas estrictos con los niveles jerárquicos muy diferenciados, también puede tener sus riesgos como:
- Pérdida del factor humano: cuando se ve un organigrama en papel, hay que tener en cuenta que detrás hay personas y que la teoría no siempre se cumple en la prácticas. Debemos ser conscientes de las diferentes que puede tener en la realidad.
- Relaciones informales: aunque un organigrama defina las responsabilidades y jerarquías, debemos saber que también existen otras formas de comunicarse en el día a día que pueden salirse del organigrama oficial.
- Actualización: una empresa se encuentra en constante cambio debido a las exigencias del mercado y los procesos productivos. Sin embargo, hacer cambios en un organigrama puede llegar a ser algo costoso. Por ello, un organigrama poco flexible puede hacer que no estemos aprovechando todo el potencial de nuestra empresa.
Si quieres saber más, puedes conocer toda la información disponible sobre el organigrama. Podrás saber los diferentes tipos que existen, para qué sirven y cómo hacer tu propio organigrama sencillamente.
| Tipos de organigrama | ¿Cómo se hace un organigrama? |
| Cadena de mando de una empresa | ¿Para qué sirve un organigrama? |
Herramientas para hacer organigramas
¿Dónde hacer fácilmente un organigrama de la empresa y representar correctamente la cadena de mando y la estructura organizativa? Si quieres saber cómo hacer un organigrama correctamente, aquí te ofrecemos algunas recomendaciones interesantes y software para crear organigramas y mapas mentales muy prácticos:
1. Google Docs
¿Hay algo que Google no pueda hacer por nosotros? Sí, también tiene una herramienta que nos ayuda con los organigramas, y esta es el archiconocido Google Docs. Se trata de una web-app que puedes utilizar en cualquier navegador, basada en la nube y que puedes compartir con el resto de tu equipo, de modo que podéis colaborar entre equipos en tiempo real. En el menú complementos, se puede acceder a un conjunto de herramientas con las que podemos crear diagramas (Mindmeister, Gliffy, Lucidchart) que luego puedes exportar a Word, PDF, EPUB, página web, etc.
2. Canva
Canva es un programa gratuito que nos permite crear, entre otras cosas, presentaciones tipo Power Point, pero también sirve para preparar organigramas. Hay que registrarse, sí, pero a cambio nos ofrece una enorme cantidad de plantillas que puedes adaptar a tu gusto para diseñar el organigrama de la empresa. Se pueden añadir marcos, líneas o formas, y podemos agregar imágenes de nuestro propio equipo. Así, puedes añadir la cara de cada cargo al organigrama. También se pueden personalizar los colores o las tipografías.
3. Lucidchart
Un programa muy fácil de utilizar, donde generaremos el organigrama a partir de una hoja de cálculo como las de Excel o Google Sheets. Puedes importar los datos desde tu equipo, que aparecerán en forma de organigrama. Solo tendrás que editarlo para añadir o suprimir campos, y se puede personalizar con fotos, distintas fuentes, colores, texto, etc Si se produce algún cambio en el organigrama, lo puedes actualizar fácilmente. Además de exportarlo, puedes compartir la URL del organigrama -con permisos controlados- o insertarlo en una web.
4. Gliffy
Basta con acceder a Gliffy para encontrarnos con las diferentes formas que podemos utilizar en el organigrama -lado izquierdo- y los temas o diseños disponibles -lado derecho-. Por si fuera poco, pone a nuestra disposición una serie de plantillas que también nos sirven para crear los diagramas. A partir de ahí, lo único que tendrás que hacer será completar el organigrama de tu empresa o equipo de trabajo e imprimirlo o exportarlo a formatos como PDF.
5. SmartDraw
Aunque hablamos de generar organigramas online, SmartDraw también cuenta con una versión de escritorio para Windows, así que puedes crearlo en el escritorio u online, donde funciona en cualquier navegador y dispositivo -también en Android e iOS-. Inicia sesión, elige cuántos niveles quieres que tenga el organigrama y solo tendrás que añadir los datos. SmartDraw se ocupa de alinear los nombres, aplicar el diseño correspondiente, etc. Cuando hayas acabado, puedes exportar el organigrama a PDF, Office o añadirlo a Dropbox, Google Drive, OneDrive, etc.
6. Factorial
Estamos ante uno de los programas gratis para diseñar organigramas más simples que hay, ya que lo único que tendremos que hacer es importar los datos de los trabajadores y el organigrama se genera de forma automática. Eso sí, se crea un organigrama horizontal donde aparecen el nombre de cada empleado, su foto, rango, etc. La clave de Factorial es mantenerlo siempre actualizado, de modo que si un trabajador logra un ascenso, se incorpora a la empresa o la deja, el cambio se plasme de forma automática en el organigrama. Si pinchas sobre el trabajador, accederás a su perfil.
Como puedes comprobar existen varios creadores online de organigramas, programas sencillos de emplear para desarrollar la estructura de la organización y que todos los miembros del equipo conozcan su lugar en la misma.
Importancia del organigrama de la empresa
En algún momento es posible que te hayas preguntado sobre la importancia de realizar un organigrama empresarial para garantizar el mejor funcionamiento de la organización. Los expertos consideran que el organigrama resulta esencial en toda empresa al margen del tamaño o área en la que se desenvuelva.
Imagen: Jirsak || Shutterstock
Eso sí, cuanto mayor sea el número de personas que participan en una compañía, más trascendencia adquirirá el organigrama. Eso sí, debe estar correctamente definido y mostrar una sencillez que facilite su entendimiento. Además, tener por escrito los distintos puestos de la organización y conocer los niveles jerárquicos que forman la organización permiten mostrar los niveles de autoridad o visualizar a través de una única gráfica al personal que integra la empresa, entre otras cosas.
Características de un organigrama
Partiendo de que el organigrama constituye una representación gráfica de la estructura de la empresa u organización, en el presente artículo se analizan las características de un organigrama. Es decir, cómo deben ser los organigramas.
- Debe tratarse de un esquema visual cuyo objetivo es entender la estructura de la compañía y facilitar la toma de decisiones. El diseño predominante tiene carácter lineal y vertical, aunque esto no impide que determinados tipos de organigramas se desenvuelvan horizontalmente.
- Sea cual sea el tipo de organigrama, siempre pueden encontrarse la parte inicial, donde se incluyen las casillas o elementos con puestos de mayor jerarquía, y suele localizarse arriba. Y la parte final, en la que aparecen las funciones o puestos de base, y que mayoritariamente aparece en la parte de abajo.
- Para unir las distintas casillas o niveles se utilizan flechas direccionales. En el caso del organigrama de una empresa, las fecha representan los distintos niveles de dependencia, según las áreas, secciones, departamentos o funciones.
- Cuando se trabaja con organigramas, suele hablarse de entradas y salidas, entendiendo por las primeras, aquello que buscamos al momento de utilizarlo. Las salidas serán, por tanto, las respuestas a las entradas o informaciones buscadas.
Imagen: tkemot || Shutterstock
Pero, existen otra serie de características que deben reflejarse en el organigrama de una empresa como son:
- Los aspectos más relevantes dentro de la organización empresarial.
- El carácter staff o lineal de los departamentos.
- Los puestos de coordinación y los que constituyan un nivel jerárquico superior dentro de cada área.
- Los puestos relevantes en la toma de decisiones.
- Las funciones horizontales y las unidades con categoría especial.
- La relaciones entre las unidades que forman parte de la estructura.
- Los diferentes puestos, con su importancia y las funciones que desempeñan.
- Las relaciones entre departamentos o secciones.
- La forma en que fluye la información.
- Los puestos con funciones de supervisión.
- La jerarquía, por puestos, niveles o estratos.
- Los distintos niveles de autoridad.
Además, deben ser características de cualquier tipo de organigrama, la precisión de los datos; la vigencia, por lo que resulta necesario establecer un calendario de revisiones; y la uniformidad del empleo de figuras y líneas para facilitar la interpretación.
Asimismo, una de sus limitaciones más importantes reside en el hecho de que puesto que busca la simplificación, reflejan la estructura formal, pero no las relaciones informales que pueden ser muy relevantes en la empresa.
