La contabilidad de las empresas es una tarea que conlleva una gran dedicación, ya que conseguir controlar todos los movimientos y operaciones que se llevan a cabo en el día a día de las organizaciones puede llegar a ser muy complicado. Anteriormente, las cuentas de una empresa se gestionaban a mano, pero gracias a la tecnología este proceso se ha simplificado. Los programas de contabilidad o software contable han hecho más fácil el manejo de las cuentas empresariales. Conoce la importancia de implantar un software de estas características, cómo elegirlo en función de tu empresa y mucho más.
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¿Qué son los programas de contablidad o software contables?
Los programas de contabilidad son sistemas informáticos o aplicaciones que permiten realizar la gestión contable de una empresa de forma sencilla y automatizada. Para ello, tan solo se deben incluir los datos necesarios y el software se encarga de realizar los cálculos que sean necesarios para mostrar las cuentas de forma clara. Estos cálculos se realizan siempre dentro de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados o Normas de Información Financiera, con el objetivo de la contabilidad sea válida y totalmente legal.
Un software contable te ayuda a sistematizar y simplificar las transacciones que se realizan día a día en el área de contabilidad. Lleva un control de tus operaciones y trabaja de manera más eficiente.
¿Para qué sirven los programas de contabilidad?
Al margen del tamaño de tu empresa o el sector en el que ésta desarrolle su actividad, hay algo que comparte y tiene en común con el resto de compañías: el llevar un control y gestión de su contabilidad y facturación.
Para ello, tenemos la suerte de contar hoy en día con multitud de programas contables que nos permiten automatizar y controlar todo el proceso de manera mucho más ágil y segura. Si bien referirse a este tema puede suponer una verdadera pesadilla para muchos, llevar la facturación, la presentación de impuestos y los balances contables no son, ni por asomo, el quebradero de cabeza de antes, con cientos de papeles sobre la mesa y calculadora y lápiz en mano. Descubre, a continuación, para qué sirven los softwares contables.
Los softwares de contabilidad se han convertido en una herramienta fundamental de trabajo. Un software contable es el encargado de analizar y valorar todos aquellos resultados económicos que suele obtener una empresa gracias al ejercicio de su actividad económica.
Un software contable es fundamental para automatizar todo el sistema contable de tu compañía. Además, te ayudará a tener un control exhaustivo de todas las operaciones que se realicen durante el desarrollo de la actividad empresarial.
Y, para que tu negocio funcione sobre ruedas y, sobretodo, para cumplir con la normativa legal vigente y controlar el estado económico de tu compañía, debes hacerte con un buen programa contable que, además, se adapte al máximo a tus necesidades: tanto a nivel de facturación, como de impuestos, informes, etc.
Sin más dilación, te contamos a continuación cuáles son los objetivos de los software de contabilidad:
1.Seguimiento de gastos e ingresos:
Uno de los principales objetivos de los software de contabilidad es el de realizar un seguimiento de los ingresos y los gastos que se generan en tu empresa.
De un golpe de vista, tendrás la posibilidad de ver una comparativa entre ambos conceptos, dándote una visión muy rápida y clara de la marcha y salud de tu negocio.
No obstante, no debes focalizarte únicamente en el análisis de estos dos factores, pues hay muchas variables que debes tener en consideración para saber si tu negocio va o no va bien.
2. Informes
Lejos queda ya los informes o reports en papel, que tanto tiempo llevaban, tanto para realizarlos como para sacar conclusiones posteriormente.
Los informes son necesarios para poder tomar decisiones oportunas y evitar cometer los mismos errores que vamos detectando. No obstante, los softwares contables nos dan acceso a informes en tiempo real, estando actualizados continuamente y sin errores.
Además, los informes te dan información realmente valiosa sobre tu negocio y te ayudarán a decidir si debes o no pedir un préstamo, amortizaciones, vencimientos de facturas, reclamaciones de cobros, etc.
3. Workflow o flujo de trabajo
Un software contable te ayuda a mejorar los procesos de trabajo y a tener toda la información y los procedimientos centralizados y mucho mejor controlados.
Además, gracias al uso de programas de contabilidad, todos los trabajadores usarán el mismo sistema, reduciendo tiempos y mejorando la toma de decisiones.
Todas las transacciones se mantienen en el mismo sistema; de esta manera, los empleados tienen la información siempre disponible, en tiempo real y sin errores.
4. Información fiscal
Uno de los mayores quebraderos de cabeza de cualquier empresario es el seguimiento y control de las obligaciones tributarias. Así, un software contable permite mantener toda la información financiera en un único punto, simplificando así el proceso de impuestos.
Los objetivos de los software de contabilidad, por tanto, son los de simplificar y controlar la información financiera de las compañías, tengan el tamaño que tengan.
Ventajas y desventajas de los programas de contabilidad
Los software contables o programas de contabilidad están destinados a sistematizar y simplificar las tareas de contabilidad dentro de una compañía, desde una pyme hasta una multinacional.
La implementación de un software contable en tu empresa te permite unificar y automatizar la operación contable y comercial, permitiéndote gestionar los recursos de manera más eficiente.
Así, algunos de los beneficios de los software de contabilidad son:
1. Ahorro
Uno de los principales beneficios de contar con un software contable supone un ahorro, pensando en dos vertientes: el tiempo, agilizando las tareas en lo que a encuadre de cuentas y búsqueda de datos se refiere; el dinero, puesto que se emplea una cantidad de recursos mucho menor (menos tiempo y menos personas). Además, el tener todo automatizado reduce la posibilidad de errores.
2. Mejora de la gestión del negocio
El llevar la gestión de las cuentas de ingresos y gastos de empresa en un software de contabilidad supone, no solo tener todos los datos unificados y almacenados en un mismo lugar; sino que facilitan la gestión y toma de decisiones de la compañía. Igualmente, se suministrará información útil para llevar la buena marcha del negocio, llevarlo por el camino correcto.
3. Simplificación
Llevar al día la contabilidad y hacerlo de manera adecuada ha sido un gran quebradero de cabeza para muchos trabajadores. Sin embargo, si algo permiten los softwares contables es automatizar el trabajo y agilizar el día a día, de manera simple y correcta.
4. Disponibilidad
Disponer de la información unificada y centralizada toda en un mismo software contable, nos permite tener los datos siempre disponibles, accediendo en todo momento y sin limitación alguna. Así como antes debíamos acceder siempre desde el mismo ordenador o depender del informe en papel, hoy en día trabajamos con información almacenada en la nube, permitiéndonos gestionar la información desde cualquier momento y lugar.
5. Confidencialidad y seguridad
Las soluciones cloud permiten tener la información más segura que nunca, almacenada en sistemas totalmente fiables y seguros, lejos de cualquier ataque informático o cualquier accidente.
Al igual que te contamos algunas de las principales ventajas, es importante que tengas presentes algunos de los inconvenientes de los programas contables:
1. Dificultad
Algunos paquetes de software de contabilidad están diseñados y pensados para personas que no tienen amplios conocimientos acerca de la contabilidad empresarial. Sin embargo, hay otros muchos paquetes en los que requiere de un alto conocimiento, tanto contable como técnico, para aprender a usar y sacarle todo el partido a la aplicación.
2. Mantenimiento
Otro de los inconvenientes de los programas contables es que requieren de un mantenimiento y actualización del paquete contratado, para sacarle el máximo partido y que trabaje de manera óptima y eficiente.
3. Coste
Son muchos los softwares de contabilidad disponibles en el mercado y a un precio más que razonable. Sin embargo, debes tener en cuenta otro tipo de requisitos, tales como la RAM, la velocidad del procesador y la memoria del disco duro.
Ya conoces algunas de las ventajas y desventajas de los programas de contabilidad. La era de la automatización y centralización de los datos es una realidad, pero eres tú el que decides lo necesario para tu empresa.
Importancia de los programas de contabilidad en las empresas
Ya sea una pequeña empresa o una gran multinacional, hoy en día se hace necesario el empleo de un software contable. El cálculo de impuestos y el llevar al día la contabilidad de tu empresa puede suponer un gran quebradero de cabeza. Sin embargo, los programas de contabilidad te ayudarán a reducir de manera considerable el tiempo de trabajo y a tomar decisiones de manera más acertada y anticipada a los acontecimientos.
Un software contable te permite tener la información automatizada, a un golpe de clic y con una probabilidad de error mínima.
Trabajar de manera eficiente y óptima es el principal objetivo de las compañías, de ahí la importancia de los programas de contabilidad en las mismas.
Sin duda, la información y los datos que se generan día a día en las compañías se convierten en el elemento diferenciador de las compañías, en el elemento que da ese valor añadido a tu empresa. Así, ¿te imaginas que una gran compañía todavía llevara, a día de hoy, la contabilidad a través de papel y lápiz? Sería inviable y, posiblemente, la causa de su cierre. Para poder ser competitivos en el mercado, trabajar de manera óptima y poder estar al nivel de nuestros competidores, debemos introducir en la empresa soluciones que nos ayuden a trabajar mejor; entre ellas, los programas de contabilidad.
Es importante contar con un software contable, a través del cual podrás automatizar muchísimas de las tareas que se dan día a día en el área contable, podrás trabajar de manera más rápida y precisa, obteniendo, además, informes y cifras exactas que te ayuden a tomar mejores decisiones. Así, ¿por qué es importante contar con un programa de contabilidad?:
- Mayor competitividad: son múltiples las empresas que operan en el mercado. Y, por tanto, si queremos tener éxito y asegurar el futuro de nuestro negocio, debemos implementar soluciones software contables que nos ayuden a trabajar en el día a día.
- Amplia capacidad de reacción: un programa de contabilidad también es importante dado que nos da una capacidad de reacción ante cualquier movimiento e imprevisto que surja. Por lo que, de manera inmediata, podemos dar respuesta y mejorar la gestión de nuestro departamento financiero.
- Reducción de errores: la automatización del registro contable y financiero de las operaciones realizadas en tu negocio a través de un software contable, provoca que ya no se haga ningún registro de manera tradicional, es decir, a mano. De esta manera, se evita que pueda bailar algún número o fallar al realizar cualquier cálculo.
- Mejora en la toma de decisiones: un software contable te ayuda a trabajar de manera más rápida y eficaz, sin cometer errores. Igualmente, la automatización de las operaciones, te permite alcanzar todos tus objetivos empresariales fácilmente, mejorando la toma de decisiones.
En definitiva, son importantes los programas de contabilidad en las empresas, agilizando los procesos y ayudando a gestionar los recursos de manera que la empresa se convierta en un ente mucho más rentable y capaz de alcanzar sus metas en un tiempo récord. Un software contable es el elemento fundamental de cualquier departamento contable de hoy en día, ya sea una pequeña o gran empresa.
6 Características básicas de los programas de contabilidad
Apostar por el uso de un software contable en tu empresa se trata, sin duda, de una apuesta segura. Los programas de contabilidad que se ofrecen hoy en día en el mercado, favorecen el crecimiento y desarrollo de tu empresa, dado que permite trabajar con mayor rapidez y facilidad, gestionando los recursos de una manera más rentable.
Es difícil encontrar una empresa que ya a día de hoy no gestione su contabilidad y finanzas con uno de estos programas contables. Te contamos algunas de las características de los programas de contabilidad.
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¿Cuáles son las principales características de los software contables?
Es fundamental que en tu empresa apuestes por la sistematización y simplificación de los procesos en el área contable. Y esto te va a ayudar a conseguirlo un software contable, permitiéndote registrar todo tipo de operaciones contables y transacciones, compras y ventas, cuentas a pagar y a cobrar, etc. Así, el sistema, de manera automática, se encarga de realizar todos los cálculos pertinentes para poder ofrecerte informes que te ayuden a tomar decisiones y gestionar mucho mejor tu negocio.
Sin duda, un software contable aporta muchísimo al día a día de tu compañía. Te contamos, a continuación, cuáles son las principales características de los software contables:
1. Facilidad de uso.
Una de las principales características de los software contables es su fácil manejo. Antes se tomaba nota de cualquier movimiento contable con papel, lápiz y calculadora en mano. Sin embargo, hoy en día con un ordenador, podemos anotar todas las transacciones de manera rápida y en cuestión de minutos. Además, hay menor probabilidad de cometer errores, puesto que todo está mucho más automatizado.
2. Flexibilidad.
Es fundamental que el programa de contabilidad se adapte al plan contable de la empresa y, en definitiva, a todas sus necesidades, para poder gestionar de manera eficaz todas las operaciones y tratar de emplear la menor cantidad de recursos posibles.
3. Gestión de informes.
Otra de las características de los programas de contabilidad es que genera informes de manera automática, en función de los datos y la información que hayamos incluido en él. Informes de cuentas de pérdidas y ganancias, balances y poder hacer comparativas en tiempo real, así como entre diferentes períodos. Así, podrás realizar un control exhaustivo y detallado de todas las operaciones que realices.
4. Integración.
La era de la informatización y los avances tecnológicos permiten que los programas de contabilidad sean capaces de integrar la facturación con la contabilidad de la empresa. Así, si en un módulo se realiza algún movimiento que sea susceptible de ser contabilizado (tales como facturas a clientes, pedidos a proveedores, etc.), el sistema procederá a realizar los asientos pertinentes de manera automática. Un avance sin precedentes en el área contable, sin duda.
5. Portabilidad.
A día de hoy, si algo prima en las compañías es la seguridad. Por ello, pese a que un software contable automatiza todas las transacciones financieras, está expuesto a muchos riesgos: robos, mal estado de los equipos, etc. Por ello, lo mejor es optar por softwares contables en la nube, pudiéndose utilizar en cualquier momento y lugar. Descubre cuáles son los beneficios de utilizar un programa de contabilidad online y valora la posibilidad de esta nueva forma de llevar la contabilidad de tu negocio.
6. Seguridad.
Asimismo, el llevar la contabilidad únicamente en papel acarreaba muchos problemas de seguridad. Una de las características de los programas de contabilidad es la seguridad, dado que se accede a través de claves privadas, permite la definición de diferentes usuarios con diferentes permisos, etc.
En definitiva, las características de los programas de contabilidad son muchas y muy beneficiosas para la gestión diaria de tu negocio.
Los mejores programas de contabilidad para empresas y pymes
La cantidad de información que manejan las empresas han provocado que sea imprescindible el uso de algún software de contabilidad que les permita gestionar las cuentas. Además, se han convertida en una herramienta fundamental para aquellas personas que no poseen los conocimientos necesarios para gestionar la contabilidad de su empresa, ni disponen de la posibilidad de contratar a un contable que se dedica en exclusiva a ello.
Disponer de un programa de contabilidad y trabajar con él es algo fundamental hoy en día. Son tantas las transacciones y operaciones que se pueden hacer a lo largo de una jornada, que se hace necesario trabajar con un software contable que ayude a gestionar y coordinar dichas operaciones.
Además, si en algo te va a ayudar el programa de contabilidad es que te va a simplificar sobremanera el trabajo, realizándose éste mucho más rápido y de una manera mucho más intuitiva, sin la necesidad de tener amplios conocimientos técnicos y contables. Hemos preparado para ti un listado con algunos de los mejores programas de contabilidad para empresas y pymes.
¿Cuál es el mejor programa de contabilidad para empresas y pymes?
Saber cuál es el mejor programa de contabilidad para tu empresa es una tarea, cuanto menos, complicada. Son tantos los softwares contables que hay en el mercado, que determinar cuál es aquel que se adapta mejor a tus necesidades, es difícil.
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Puesto que, lógicamente, no tendrás las mismas necesidades si eres autónomo que si tienes una mediana empresa o una gran cuenta. Así, te detallamos un listado con los mejores programas de contabilidad para empresas y pymes, para que te sea más fácil seleccionar un software contable en función de las necesidades de tu negocio.
1. Divacon
Divacon es una buena alternativa en lo que a programas de contabilidad para empresas y pymes se refiere. Te permitirá llevar tu propia contabilidad, sin contar con la ayuda de terceros, ahorrando mucho dinero y tiempo. Podrás calcular gastos e ingresos, crear presupuestos, vencimientos, etc.
El contra, tiene un coste mínimo de 179€.
2. Contasimple
Uno de los mejores programas de contabilidad para empresas y pymes es, sin lugar a dudas, Contasimple. Se trata de un software contable online, que te permitirá llevar una contabilidad excelente y es el compañero perfecto para pymes y autónomos.
Es un programa muy fácil e intuitivo, que te irá indicando los pasos que debes seguir para sacarle el máximo partido. Igualmente, no sólo llevarás la contabilidad de tu empresa, sino que también podrás calcular tus impuestos, para que no te lleves ninguna sorpresa en la declaración trimestral y puedas hacer frente a los gastos sin problemas.
Asimismo, Contasimple te da la opción de crear facturas automáticamente, así como albaranes o presupuestos. En función de las necesidades de tu empresa, dispones de varios planes, para que escojas aquel que creas oportuno. Tienes un plan gratuito y dos planes de pago.
3. Contasol
Uno de los grandes beneficios de este programa de contabilidad es que es totalmente gratuito. Además, te permitirá tener un control perfecto de tus gastos y de tus beneficios.
Se trata de una gran opción a nivel contable, pues no requerirás de amplios conocimientos técnicos, contando con una interfaz muy amigable e intuitiva.
Contasol es un software contable que tienes disponible en Internet y que te podrás descargar rápidamente. Es una gran opción tanto para aquellos que quieran llevar la contabilidad de su casa como de su empresa.
4. Managerial Analyzer
Uno de los mejores programas de contabilidad para empresas y pymes. Se trata de un software contable muy completo y que te va a permitir ahorrar una gran cantidad de tiempo.
Con Managerial Analyzer podrás incluir tus datos rápidamente y éste te realizará una contabilidad perfecta. También, pone a tu disposición gráficos de balances realmente interesantes, además de ser fácilmente comprensibles.
Además, te permite descargar todos los resultados en un Excel e, igualmente, podrás importar los datos al programa desde un Excel que ya tengas preparado. El programa realiza copias de seguridad continuamente, teniendo la seguridad de tener tus datos a salvo. Este programa de contabilidad cuenta con un precio muy competitivo a nivel empresarial.
Estos son los mejores programas de contabilidad que puedes encontrar en la actualidad. Sin embargo, si tu negocio es pequeño y no puedes permitirte utilizar estos software, puedes valorar la posibilidad de utilizar algunos de los programas de contabilidad gratuitos que puedes encontrar en el mercado.
Es por esto, que muchas pymes y autónomos ya cuentan con este tipo de programas de contabilidad para olvidarse de las cuentas de su negocio y poder dedicarse en exclusiva a su oficio. Sin duda, una gran alternativa a las gestorías administrativas. Tan solo debes descargar estos programas e incluir los datos sobre tus cuentas y sabrás la situación de tu negocio claramente. Existen una gran cantidad de programas de contabilidad, por lo que aquí te mostramos los mejores según tus necesidades.
¿Cómo elegir el mejor programa de contabilidad para mi empresa?
Raro es encontrar una empresa que no cuente ya con un software contable o programa de contabilidad a través del cual hacer un seguimiento, gestión y control de todas las operaciones contables y financieras de la compañía.
Tener un programa de contabilidad ya no es una opción, dado al rápido avance de la tecnología en los diferentes procesos y áreas de la organización; además de dotar de un gran valor añadido a tu empresa. No obstante, te contamos cómo elegir el mejor programa de contabilidad para tu empresa, para que se adecue el máximo posible a tus necesidades y le saques gran partido.
Claves para escoger el software contable adecuado
La contabilidad en la empresa, sin lugar a dudas, es un área compleja, que requiere de conocimientos, precisión y tiempo para llevarla al detalle y adecuada a la normativa vigente. Sin embargo, el número de autónomos y personas que deciden emprender el negocio por su cuenta, se encuentran en la situación de que son ellos mismos los que deben encargarse también de esta importantísima parte de la empresa, la que mueve el dinero. No obstante, ¿de qué carecen? De tiempo y conocimientos suficientes.
Así, es importante que conozcas las claves para escoger el software contable adecuado para tu compañía. No obstante, no se trata de una tarea fácil. En el mercado, existe una gran oferta de programas de contabilidad que, de mejor o peor manera, te ayudarán a gestionar tu negocio en el área contable.
Como te imaginarás, habrá softwares contables que se adecuarán mejor a tu negocio, en función del sector en el que operes, los productos que ofrezcas y, las cantidades e importes que mueves mensualmente. Porque, lógicamente, una pyme no se podrá ni deberá gestionar igual que una gran cuenta, dada la gran diferencia en el número de operaciones.
Así, algunas de las claves para escoger el software contable adecuado para tu empresa son las siguientes:
1. Analiza las necesidades de tu negocio
Antes de poner en marcha un programa de contabilidad, es necesario que hagas un análisis de cuáles son las necesidades de tu empresa. Te aconsejamos que prepares un listado con todas las tareas contables (desde las más sencillas hasta las más tediosas) que realizas en tu día a día. Con ello, determinarás cuáles son las funciones imprescindibles y totalmente necesarias que deberá ofrecerte el software contable que incorpores.
2. Compara funcionalidades
Haz una buena búsqueda de los diferentes softwares contables que hay disponibles en el mercado y mira y compara cuáles son las funcionalidades que ofrece cada uno de ellos.
3. Apuesta por un software contable asequible
No por el hecho de pagar más, vas a llevar un mejor control y seguimiento de tus tareas contables. Apuesta por un software contable que, sobretodo, cumpla con tus expectativas, tanto a nivel funcional como de precio. Hoy en día, hay una gran variedad de programas de contabilidad, muchos de ellos, gratuitos.
4. Un software simple y funcional
Antes de adquirirlo, realiza pruebas del software contable. La mayoría de ellos ofrecen una versión beta para que puedas explorar al máximo sus capacidades. Sobretodo, apuesta por un programa de contabilidad que sea fácil de usar, intuitivo, amigable y que no suponga, en definitiva, un quebradero de cabeza para ti.
Valora también los programas de contabilidad online que te permiten también llevar tus cuentas desde cualquier lugar y cuando tu quieras.
5. Servicios extra
Hay muchos servicios adicionales que ofrecen los softwares contables que pueden serte de gran utilidad, tales como asesoramiento, soporte técnico, formación…
Para elegir el mejor programa de contabilidad para tu empresa, analiza muy bien estos puntos y escoge aquel que mejor se adapte a ella.
Contabilidad online
¿Sabías que existen software para gestionar la contabilidad online? La mayoría de los software contables son programas que debes descargar en tu ordenador para poder utilizarlos. Sin embargo, los programas de contabilidad online, te permiten gestionar tus cuentas desde cualquier lugar y en cualquier momento. Solo necesitas una conexión a Internet, algo básico en los tiempos que corren, gracias a las nuevas tecnologías. De esta forma, tienes la posibilidad de llevar la contabilidad al día con tu móvil estés donde estés, sin necesidad de esperar a llegar a casa o al trabajo.
- Beneficios de utilizar un software contable en la nube
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