Gracias a su versatilidad, PRINCE2 es una de las metodologías de gestión de proyectos que más se utilizan en todo el mundo. Se trata de una técnica flexible, adaptable y basada en el control. Detrás del acrónimo PRINCE se esconde el término Proyectos en Entornos Controlados. El 2 que se añade al final corresponde a la actualización de los postulados originales para extender el sistema más allá de los proyectos informáticos del gobierno británico, su ámbito de acción original.
¿Cuál es la estructura de la metodología PRINCE2?
PRINCE2 es un planteamiento que se basa en los procesos que se centran en la organización y el control de todo el proyecto. Desde el momento inicial hasta que se concluye. Esto implica una planificación a fondo, cada etapa está perfectamente estructurada y al final no dejaremos ningún cabo suelto. Para ello, el método PRINCE2 cuenta con siete principios y siete funciones que deberías conocer —y seguir— si lo quieres poner en práctica.
Los 7 principios de PRINCE2 y 7 funciones
Los 7 principios de PRINCE2 son innegociables. Todos los proyectos que desarrollemos siguiendo esta metodología debe seguir estos siete principios:
- El proyecto necesita una justificación comercial. Debe tener una necesidad clara, ventajas realistas definidas por el cliente y la evaluación de costes detallada.
- Los equipos deben aprender de cada fase. En cada paso de PRINCE2 aprendemos algo que se debe aplicar en el trabajo futuro.
- Definición clara de funciones y responsabilidades. Todo el mundo debe saber perfectamente qué debe hacer, y de qué se encargan sus compañeros de equipo.
- Planificación del trabajo en fases. Dividiremos los proyectos en fases concretas, con revisiones periódicas para extraer el aprendizaje y certificar que avanzamos hacia el objetivo final.
- “Gestión por excepción” del comité del proyecto. Cada proyecto cuenta con un gestor designado por los ejecutivos senior. Es el encargado del seguimiento diario, de encauzarlo si nos desviamos de presupuesto, plazos, etc. Si el problema afecta a los requisitos establecidos (excepción), el comité buscará la solución.
- Concentración constante en la calidad. No podemos ignorar el registro de calidad de los productos, que nos garantiza el éxito.
- El planteamiento se adapta a cada proyecto. Ya hemos dicho que PRINCE2 es muy versátil, se puede adaptar a cada proyecto en función de su tamaño, personas implicadas, etc.
A estos siete principios se suman las siete funciones. Comité del proyecto, gestor de proyectos y equipo del proyecto son las decisivas. Pero hay más funciones complementarias que nos ayudarán a sacar adelante el proyecto, cumpliendo con las diferentes normas de PRINCE2.
- Comité del proyecto: formado por ejecutivos senior, establecen requisitos de referencia sobre tiempos, costes, riesgos o alcance de los proyectos.
- Gestor de proyectos: organiza, planifica y supervisa el trabajo del proyecto. Debe seleccionar y coordinar a los trabajadores que participan, asegurándose que el trabajo se hace bien y a tiempo.
- Equipo del proyecto: son los que desarrollan el equipo de trabajo y las tareas del proyecto.
- Gestor del equipo: en cada equipo habrá un gestor que supervise el día a día y lo reporte al gesto de proyectos.
- Cliente: es el que paga el proyecto a completar.
- Usuario: utilizará los productos del proyecto o sus resultados. Puede coincidir con el usuario.
- Proveedor: experto en la materia que ofrece el conocimiento o los recursos necesarios para poder completar el proyecto.
Fases del método PRINCE2
También tenemos siete fases para desarrollar PRINCE2. Comenzamos con la puesta en marcha, que pasa por la solicitud, evaluación y aprobación de la misma. Se establece la dirección del proyecto, con el comité correspondiente; y pasamos al inicio del proyecto. El gestor contará con el plan de proyecto, puntos de referencia, etc.
Avanzamos fases a fase. El gestor dividirá el proyecto en lotes de trabajo, y se establecerá el control de cada fase. En la quinta etapa de PRINCE2 pasamos a la gestión de entrega de productos. ¿Se ha avanzado como se esperaba? De ahí pasamos a la gestión de los límites de las fases, con sus correspondientes revisiones. Por último, se procede a cerrar el proyecto.
