“Diferir, aplazar”. Con estas dos palabras define la RAE el término “procrastinar”, aunque si nos ceñimos al ámbito estrictamente empresarial nos quedaríamos más con la segunda y estamos ante un gran peligro para la productividad de la compañía.
Una cosa es dejar algo para mañana de forma puntual, y otra que la procrastinación se convierta en algo habitual o sistemático, lo que lastrará los resultados de la organización. Por eso hay que aplicar una serie de medidas que eviten un aplazamiento sistemático del trabajo.
1. Organiza bien el tiempo
Muchas veces procrastinamos por falta de tiempo, así que vamos a organizar el trabajo para ser más eficaces y a organizar el tiempo y las tareas de modo que las más importantes se hagan en el momento de más productividad. Está claro que no le podemos pedir a nuestra plantilla la misma eficiencia las 8 horas que están trabajando, de modo que puedes crear una timeline con los momentos de más productividad y asignar ahí las tareas más importantes o exigentes. Así, nos aseguramos de tener la energía suficiente para acabarlas y que no se aplacen al día siguiente.
En ocasiones esto no es suficiente, así que nos comprometeremos a aprovechar mejor el tiempo y a completar esa lista de tareas. Para ello, es posible que tengas que tomar alguna medida como borrar cualquier distracción del mapa. Acabar con las distracciones no es fácil, más si trabajas delante de un ordenador o en un ambiente propenso a ellas, pero contamos con las herramientas suficientes para hacerles frente y aumentar la concentración en el trabajo. Lo que tampoco puedes hacer es pasarte el día lamentándote de lo difícil que es una tarea y acabar dejándola para el futuro.
2. Cambia de perspectiva
Precisamente para evitar aplazar tareas en las que nos hemos atascado ante la dificultad de abordar el trabajo podemos encarar las tareas desde una perspectiva diferente. Seguro que tienes una serie de objetivos empresariales, así que piensa en cómo alcanzar ese objetivo y concéntrate en el camino. La empresa debe tener en cuenta los obstáculos que pueden aparecer en el desarrollo de una tarea y el modo de solucionarlos. Cuanto más expertos sean los trabajadores, más fácil será dejar atrás esos obstáculos.
Más allá de la perspectiva, la actitud de la empresa y los propios trabajadores es clave a la hora de favorecer la productividad y la felicidad en la empresa, lo que incluye no procrastinar. Por eso, si hay que hacer algo lo haremos, y no hay excusa que valga para aplazarlo. Si tenemos que hacer una tarea, aunque no nos guste, es porque forma parte del camino para alcanzar nuestros objetivos así que solo si eres optimista y estáis decididos a hacerlo la podréis completar. En el caso contrario, la empresa tiene un grave problema.
3. Crea un buen ambiente de trabajo
Al hilo de la motivación de los trabajadores, un clima laboral desagradable supone una plantilla más apática, que procrastinará sin ningún tipo de remordimiento. El ambiente en el que se desarrolle el trabajo debe ejercer una influencia positiva sobre los empleados. Esto se genera tanto a partir de las relaciones sociales e interpersonales entre la plantilla como ofreciendo una buena iluminación, medios suficientes para el desarrollo del trabajo, mesas y sillas cómodas o la eliminación de elementos de distracción.
La confianza es otro de los elementos clave para evitar la procrastinación en el trabajo, ya que muchas veces se aplazan las tareas por miedo al fracaso. Sin embargo, hay que tener en cuenta que si aplazamos una tarea por miedo a fallar, hemos fracasado igualmente al no poder cumplir con ella. En cambio, si decidimos abordarla ya será un éxito ya que la hemos afrontado desde una perspectiva positiva, aunque no haya salido bien. Y un buen ambiente de trabajo hará que los empleados tengan esa confianza imprescindible.
