El inventario es uno de los conceptos más importantes para la gestión y administración de una empresa, ya que gracias a ellos podemos conocer la situación real de la empresa. Esta palabra hace referencia a los productos que posee la empresa, pero también a la acción de hacer un inventario en la empresa para el control de que existe ningún problema grave en la empresa. El inventario está formado por todo el stock de la empresa que no se ha vendido, las materias primas que les permiten crear nuevos productos.
¿Qué es un inventario?
El concepto de inventario en una empresa se basa en todos los productos y materias primas que posee la empresa y que son potenciales para la futura venta y que proporcione beneficios a la organización. El inventario está formado por todo el stock de la empresa que no se ha vendido, las materias primas que se poseen que les permiten crear nuevos productos y todos aquellos productos que se encuentran en el proceso de producción de la empresa y próximamente ya estarán disponibles para su venta.
También se le denomina hacer el inventario a la acción de comprobar que los números que se encuentran a los libros de contabilidad coinciden de forma exacta con la realidad de la empresa. Este examen se realiza a través del registro documental de todos los bienes de la empresa adquiridos con el objetivo de realizar una futura venta hechos de forma concreta y precisa. Poseer un control organizado sobre los diferentes tipos de productos que posee la empresa y las materias primas que le permiten seguir fabricando es imprescindible para poder gestionar de forma correcta una organización.
¿Por qué son necesarios los inventarios?
Como ya hemos comentado antes, los inventarios y su control son imprescindibles para conocer la realidad de la empresa y poder actuar gracias a la información que transmiten a la dirección de la empresa.
Esta información ayudas a la personas que forman parte de la organización a tomar decisiones a consecuencia de los resultados obtenidos. Entre los motivos que existen para realizar inventarios en las empresas encontramos algunas ventajas como:
- Capacidad de dirección: te permiten decidir qué decisión tomar después de ver cuál es la cantidad de stock que posee tu empresa. Es decir, si por ejemplo tienen mucho stock de una colección de ropa y estamos a final de temporada, es posible que se decida rebajarla para intentar venderla de forma más rápida y poder sacar la siguiente.
- Fluctuaciones de la demanda: controlar el inventario cada cierto tiempo te permite la posibilidad de ver cuándo es la época que más o menos se vende y las sorpresas son menores.
- Inestabilidad del suministro: gracias a los inventarios podemos saber en todo momento cuándo vamos a necesitar adquirir nuevos suministros para producir nuestros productos.
- Descuentos por cantidad: la compra de materias prima en cantidades más grande disminuye el precio de cada unidad. El control del stock y las necesidades de producción que tenemos nos puede ayudar a reducir los costes.
Plantilla de Inventario
No pierdas más tiempo y controla muy fácilmente el día a día de tu negocio. Esta plantilla ofrece una solución muy eficaz si necesitas controlar y registrar esta información para poder revisarla mensualmente o anualmente.
Partes del inventario
El inventario de una empresa posee tres partes diferenciadas que separan las cosas que posee la empresa con las que debe para ver cuál es el resultado final entre una parte y otra. Las partes que podemos encontrar son el capital activo, capital pasivo y capital líquido.
Capital activo
El capital activo está formado por todos aquellos valores y bienes que posee la empresa en cuestión.
- Activo fijo: valores adquiridos para la explotación de la empresa y su actividad, pero que no buscan vender como maquinarias o bienes inmuebles.
- Activo circulante: valores adquiridos para el negocio como las materias primas .
- Activo disponible: dinero efectivo que se tiene en las diferentes cuentas bancarias.
- Activo exigible: todos los derechos de cobro de créditos que tiene la empresa a corto plazo, como clientes que aún deben pagarte.
- Activo transitorio: cuentas propias de la empresa como, por ejemplo, adelantos de años próximos o dividendos provisionales.
- Activo nominal: todos aquellos bienes intangibles que posee la empresa como patentes o concesiones.
- Activo de orden: todas las cuentas que no modifican el capital porque tienen su contrapartida en el pasivo.
Capital pasivo
Este tipo de capital se basa en las deudas que la empresa ha generado a través de su actividad y negocios.
- Pasivo exigible: son las deudas contraídas hacia terceros a medio largo plazo como las hipotecas, obligaciones o acreedores en cuenta corriente.
- Pasivo no exigible: la forman aquellas cuentas que, sumadas a la Cuenta de Pérdidas y Ganancias, ayudar a realizar el balance general de la empresa. No constituyen deudas con terceros, sino que son la parte de la que tiene responsabilidad la empresas como el capital o las reservas.
- Pasivo de orden: lo componen todas aquellas cuentas que no modifican el capital porque también tienen su contrapartida en el activo.
Capital líquido
El capital líquido es la diferencia entre el capital activo y el capital pasivo. Esto nos muestra la situación real del capital que posee el comerciante, empresa o persona.
En el caso de que sea negativo, se consideraría que la organización posee déficit de capital ya que con todo el activo no se puede pagar todo lo que se debe en el pasivo.
Formato de inventario
A la hora de realizar un inventario de existencias que nos permita conocer el stock que tenemos más el que se está produciendo ahora, es recomendable que lo hagas a través de una plantilla de Excel que te ayude a examinarlo todo de forma más fácil. Aprender cómo hacer un inventario con los mejores consejos para su realización.
Aquí encontrarás una plantilla para realizar inventarios, con la que tan solo deberás introducir los números correspondientes a cada casillas para determinar el resultado final. De esta forma podrás obtener la gestión de tu stock e inventario de una forma fácil y sencilla.
Plantillas para hacer inventarios en Excel
¿Cómo hacer un buen inventario?
En primer lugar, es esencial que verifiques la ubicación de todos los artículos que hay en tu empresa. Esto es una tarea fácil si tienes los artículos debidamente codificados y están ordenados siguiendo un patrón o método de almacenaje concreto y propio, que facilite la búsqueda y localización de cualquier producto a los empleados de tu empresa.
Es también fundamental que haya constancia de todos los artículos en una sencilla base de datos (vale, por ejemplo, una hoja de Excel). Haz recuento de todas las existencias de la empresa, ve anotando la referencia de cada uno de los productos y, con todos estos datos, vas actualizando tu base de datos. De esta manera, tendrás constancia de los diferentes artículos que hay en la empresa, el número de unidades de cada artículo, así como su valor económico.
Es recomendable emplear algún método de clasificación, que te permita hacer un buen inventario, optimizando costes y tiempos. Uno de los métodos más extendidos y popularizados en el ámbito empresarial es la Clasificación ABC, que resulta del Principio de Pareto. Ésta realiza una categorización de los productos en función de su importancia en la empresa:
- Clase A: artículos más valiosos de tu negocio y que, generalmente, representan el 80% del valor total del stock.
- Clase B: artículos que tienen una importancia secundaria.
- Clase C: tienen una importancia casi irrelevante sobre el valor del stock.
¿Qué ventajas tiene hacer un buen inventario?
- Evita roturas de stock. Realizando inventario de manera constante, detectas inmediatamente si tienes o no producto en stock, si algún artículo se va a agotar y debes reponerlo pronto. Así, evitarás pérdida de ventas por no tener suficiente producto disponible.
- Detección de material caducado o deteriorado. Comprobarás que los artículos estén en condiciones idóneas y adecuadas para la venta.
- Promociones y liquidaciones para artículos que estén a punto de caducar, por ejemplo
Cómo gestionar tu inventario de manera eficaz
La gestión del inventario es vital para el éxito de tu empresa, pero es mucho más difícil de lo que parece a simple vista. No basta con marcar un límite y hacer un nuevo pedido a partir de ahí, ya que estaríamos desatendiéndolo. Hay que llevar el inventario al día, y para ello te proponemos un repaso por las mejores estrategias para gestionar eficazmente el inventario de tu empresa. Así te aseguras de que nunca falta de nada, y puedes ofrecer todos tus productos a tus clientes sin preocuparte por el fin de existencias.
¿FIFO o LIFO?
Podemos gestionar el inventario mediante el modelo FIFO (first in, first out) o LIFO (last in, last out). Parece claro que nos decantaremos por la primera opción, vendiendo antes lo primero que llegó al inventario. Así, te evitas preocuparte por la fecha de caducidad y, en el caso de productos no perecederos, evitas el desgaste o pérdida de propiedades. En caso de tener varios lotes del mismo producto sí que podemos aplicar el LIFO, vendiendo antes el último lote almacenado, que será el que tenemos más a mano.
Niveles conjuntos a la par
Se trata de una técnica basada en la mínima cantidad de productos que tener a mano. Cuando el inventario rebasa el límite marcado, hay que hacer un nuevo pedido, de nuevo el mínimo. Así se puede saber cuánto tardamos en vender un producto y en reponerlo en nuestro inventario. Exige una serie de cálculos, pero nos permite sistematizar los pedidos, y cualquier trabajador podrá hacerlo. Eso sí, hay que ir actualizándolo cada cierto tiempo para comprobar que la periodicidad con la que se hacen los pedidos es adecuada.
En este sentido, es muy interesante contar con la plantilla de gestión del inventario, stock y pre-order que hemos desarrollado en Emprendepyme. Se trata de un documento donde podrás llevar al día tanto el inventario de tu empresa como el tiempo de consumo y entrega de cada proveedor. De este modo, te será mucho más fácil seguir esta estrategia de gestión del inventario. Por si fuera poco, nos permite generar una base de datos de proveedores y lanzar las órdenes de compra.
Códigos de prioridad
No todos los productos tienen la misma importancia para la tienda. Hay algunos que nos exigen más atención, así que podemos seguir un código de prioridad en nuestro inventario. Puedes ser numérico (1, 2, 3), alfabético (A, B, C) o de colores (verde, amarillo, rojo). En el primer escalón estarían los productos de alto valor con baja frecuencia de ventas, que exigen bastante atención debido a su impacto financiero. En el segundo, los de valor moderado con ventas moderadas y en el último los productos de bajo valor con elevadas ventas, que necesitan una menor atención.
Diseña un plan de contingencia
Por muy bien que gestiones el inventario, siempre pueden aparecer problemas inesperados, como un aumento inesperado de ventas que nos deja sin stock, errores de cálculo que provocan un excedente o una falta de inventario, la falta de liquidez que impide comprar un producto, un almacén demasiado pequeño para el inventario, un proveedor que deja de ofrecer un producto… Tarde o temprano puede pasar, así que hay que hay que estar preparado para estos inconvenientes.
Recuerda que una buena gestión del inventario nos ayuda a evitar el deterioro de los productos o la pérdida del inventario. Hay que tenerlo actualizado al día, y nos permite reducir el coste de mantenimiento, en especial cuando tenemos productos difíciles de mover. Una gestión eficaz del inventario nos permite ahorrar dinero, tanto en el momento como a la hora de solicitar nuevos productos para el inventario.
Cómo reducir tu inventario
Mantener un inventario demasiado grande para el volumen de una pequeña empresa puede implicar un enorme capital ocioso.
Ajusta periódicamente la rotación del inventario para asegurarse de cumplir con las normas del sector. Puedes hacerlo al calcular su índice de rotación de inventario (costo de los bienes dividido por el valor promedio del inventario).
Evita comprar más de lo necesario cuando los proveedores te intenten cautivar con grandes descuentos, ya que esto podría inmovilizar tu capital.
Verifica de manera periódica el inventario para buscar los productos vencidos o antiguos y pospón los próximos pedidos para deshacerte de tales existencias, o véndelas al costo para recuperar liquidez.