La gestión del conocimiento es una interesante estrategia que, entre otras cosas, permitirá a tu empresa mejorar su capacidad para resolver problemas y reforzar su ventaja ante la competencia. A la hora de poner en marcha esta estrategia podemos recurrir a una serie de herramientas que nos permitirán una mejor gestión del conocimiento de nuestros trabajadores, lo que también redundará en una mejora de la productividad de cada trabajador y de la química entre empleados y de estos con sus superiores.
¿Cuáles son las mejores herramientas en la gestión del conocimiento?
Es difícil indicar una sola herramienta de gestión del conocimiento, ya que factores como el sector o el tamaño de la empresa influyen de manera determinante en ello. Lo que sí que podemos hacer es ofrecerte esta pequeña selección con las herramientas que más pueden ayudarte en la gestión del conocimiento de tu empresa.
1. Las wikis
Empezamos con las herramientas de trabajo colaborativo que permiten mantener al día a todos los participantes, que pueden incluir mejoras o modificar la información de forma constante. La gran ventaja es que el contenido está siempre actualizado y favorece la revisión del conocimiento por parte de todos los empleados. El hecho de ser de autoría compartida refuerza el trabajo en equipo de la plantilla, y es muy simple. Siempre que esté correctamente supervisado para evitar errores, es una excelente herramienta de gestión del conocimiento.
2. Una intranet corporativa
Quizá estemos ante la mejor forma de comunicación y gestión documental para toda la empresa. No hace falta ser una gran empresa para ello, cualquier pyme puede incorporar una intranet con el objetivo de mejorar la comunicación interna y favorecer los flujos de conocimiento en todas las direcciones. Otra de las razones para contar con una intranet corporativa es que la información viaja más rápida, por no hablar de la seguridad que nos ofrece: es un canal mucho más seguro que la red convencional, evitando hackeos o accesos indeseados a ciertos conocimientos.
3. El portal del usuario
El hecho de tener una intranet corporativa no está reñido con la existencia de un portal del empleado, ya que son dos herramientas perfectamente compatibles. Este portal de usuario debería dar acceso al trabajador a todos los recursos necesarios para desempeñar su labor, potenciar la comunicación entre trabajadores y crear unos canales para que cada trabajador aporte sus ideas, compartiendo así su gestión del conocimiento. De esta forma aumenta la participación y sacamos a la luz el conocimiento oculto, mejorando la gestión de nuestro conocimiento.
4. Encuentros para intercambiar el conocimiento
Pero no toda la gestión del conocimiento se produce vía online, es algo que se ha hecho siempre y un buen ejemplo son las reuniones o briefings para intercambiar conocimientos. Puede producirse una reunión con expertos de diferentes áreas que lo intercambian, una puesta en común que permite al responsable de cada departamento estar al día del trabajo de sus compañeros y conocer aspectos del funcionamiento de la empresa que no les eran familiares. También dentro del departamento se pueden llevar a cabo estos encuentros, tanto entre trabajadores como con los responsables.
5. Entrevistas para conservar el conocimiento
Una de las claves para que triunfe la gestión del conocimiento es evitar que este se pierda. Por esa razón es interesante entrevistar periódicamente a los trabajadores en busca de retener ese conocimiento. Es una estrategia muy interesante, por ejemplo, cuando se va a producir un relevo en la plantilla ya que el trabajador que se va tiene un conocimiento que su sustituto difícilmente tendrá y la productividad se resentirá de ello. Es más, puedes grabar las entrevistas para evitar que el conocimiento desaparezca y acceder a él siempre que sea preciso.
Con todos estas herramientas para la gestión del conocimientos podrás mejorar la comunicación en tu empresa y controlar los diferentes flujos informativos. Con ello, conseguirás grandes beneficios y potenciarás las relaciones entre los empleados, las cuales pueden generar grandes oportunidades para la empresa.
