Si quieres que tu empresa avance y sea más rentable, deberás analizar los procesos para detectar fallos y oportunidades de mejora. Cada proceso debe analizarse de modo individual, lo que nos dará una respuesta a los posibles errores que esté experimentando. Se trata de una tarea laboriosa, pero que se puede completar con éxito y la mayor eficiencia gracias a recursos como el diagrama de flujo de proceso. Es la mejor forma de visualizar de forma objetiva estos procesos, así que vamos a ver cómo podemos trabajar con ellos.
Qué es un diagrama de flujo de proceso
El diagrama de flujo de proceso es una representación gráfica donde aparecen las variaciones y relaciones de una serie de acciones con un objetivo en común. A nivel visual, esta relación queda manifiesta gracias al uso de descripciones, rectángulos, rombos, círculos, flechas o prismas circulares, entre otros símbolos. El objetivo final del mismo no es otro que ofrecernos una comprensión sencilla y rápida de ese proceso. Se puede completar en solo seis pasos.
Pasos para crear un diagrama de flujo de proceso
Una de las funciones de un PMO es detallar las partes a trabajar y un diagrama de flujo de todo el proceso para que todos los miembros del equipo sepan cómo y cuándo han de entrar en acción, estos son los pasos para crear un diagrama de flujo de un proceso:
- Definición del proceso a representar: comenzamos identificando el proceso que queremos analizar en las diferentes etapas del equipo de trabajo. Para evitar confusiones, es fundamental saber dónde empieza un proceso y dónde acaba otro, pues en ocasiones la barrera es difusa y se confunden.
- Localización de las etapas más destacadas: esto nos permitirá saber qué etapas del proceso se van a tener en cuenta durante en la creación del diagrama. Si hay demasiadas, puede acabar recargado y perder utilidad. Si es muy breve, es fácil omitir pasos esenciales.
- Borrador: una vez identificadas las etapas, puedes crear un borrador con los símbolos habituales. El óvalo suele representar inicio y fin, el rectángulo es una etapa del proceso a través de acciones claras, los rombos fijan divisiones o decisiones positivas o negativas (Sí/No) que condicionan la dirección de la siguiente etapa, las flechas sirven para marcar la dirección…
- Solicitar feedback: en la mayoría de casos, el diagrama de flujo de proceso es cosa de la dirección de la empresa. Sin embargo, puedes solicitar ayuda a los empleados para contar con información más precisa sobre el proceso. Al fin y al cabo, ellos viven el día a día del mismo, y siempre es mejor crearlo de forma colaborativa que individualmente.
- Trazar el diagrama: con la información obtenida en la fase anterior, podemos convertir el borrador en el diagrama de flujo de proceso definitivo, el documento que presentaremos a socios, potenciales inversores, directivos, trabajadores…
- Asignación de tareas: es fundamental trabajar con el área afectada por el proceso en busca de solucionar los problemas que se han revelado en el proceso. Esto nos permitirá asignar a cada colaborador una tarea o función que nos permita solucionar los problemas que se han detectado y, en consecuencia, favorecer un mayor rendimiento de la empresa.
Ejemplo de diagrama de flujo de proceso
No te costará nada dar con ejemplos de diagrama de flujo de proceso. Para acabar de comprender mejor de qué hablamos, vamos a poner un ejemplo simple y cotidiano: cocinar un huevo. Esta será la casilla de salida, la que tenemos en el óvalo. La meta será servir el huevo en el plato, que ocupará otro óvalo. Pero entre uno y otro, tenemos las diferentes opciones que nos ayudarán a resolver la cuestión.
La primera disyuntiva (rombo) que encontramos es si lo queremos frito. En caso afirmativo, lo freímos; en caso contrario, lo hervimos. Ambos conceptos irían en un rectángulo, y las flechas nos conducen a un segundo rombo: ¿lo queremos salado? Si es así, agregamos sal (rectángulo) y la última flecha nos conduce a servirlo en el plato. Si no lo queremos salado, la flecha nos lleva del rombo al óvalo final.
