Si quieres que tu empresa avance y sea m谩s rentable, deber谩s analizar los procesos para detectar fallos y oportunidades de mejora. Cada proceso debe analizarse de modo individual, lo que nos dar谩 una respuesta a los posibles errores que est茅 experimentando. Se trata de una tarea laboriosa, pero que se puede completar con 茅xito y la mayor eficiencia gracias a recursos como el diagrama de flujo de proceso. Es la mejor forma de visualizar de forma objetiva estos procesos, as铆 que vamos a ver c贸mo podemos trabajar con ellos.
Qu茅 es un diagrama de flujo de proceso
El diagrama de flujo de proceso es una representaci贸n gr谩fica donde aparecen las variaciones y relaciones de una serie de acciones con un objetivo en com煤n. A nivel visual, esta relaci贸n queda manifiesta gracias al uso de descripciones, rect谩ngulos, rombos, c铆rculos, flechas o prismas circulares, entre otros s铆mbolos. El objetivo final del mismo no es otro que ofrecernos una comprensi贸n sencilla y r谩pida de ese proceso. Se puede completar en solo seis pasos.
Pasos para crear un diagrama de flujo de proceso
Una de las funciones de un PMO es detallar las partes a trabajar y un diagrama de flujo de todo el proceso para que todos los miembros del equipo sepan c贸mo y cu谩ndo han de entrar en acci贸n, estos son los pasos para crear un diagrama de flujo de un proceso:
- Definici贸n del proceso a representar: comenzamos identificando el proceso que queremos analizar en las diferentes etapas del equipo de trabajo. Para evitar confusiones, es fundamental saber d贸nde empieza un proceso y d贸nde acaba otro, pues en ocasiones la barrera es difusa y se confunden.
- Localizaci贸n de las etapas m谩s destacadas: esto nos permitir谩 saber qu茅 etapas del proceso se van a tener en cuenta durante en la creaci贸n del diagrama. Si hay demasiadas, puede acabar recargado y perder utilidad. Si es muy breve, es f谩cil omitir pasos esenciales.
- Borrador: una vez identificadas las etapas, puedes crear un borrador con los s铆mbolos habituales. El 贸valo suele representar inicio y fin, el rect谩ngulo es una etapa del proceso a trav茅s de acciones claras, los rombos fijan divisiones o decisiones positivas o negativas (S铆/No) que condicionan la direcci贸n de la siguiente etapa, las flechas sirven para marcar la direcci贸n...
- Solicitar feedback: en la mayor铆a de casos, el diagrama de flujo de proceso es cosa de la direcci贸n de la empresa. Sin embargo, puedes solicitar ayuda a los empleados para contar con informaci贸n m谩s precisa sobre el proceso. Al fin y al cabo, ellos viven el d铆a a d铆a del mismo, y siempre es mejor crearlo de forma colaborativa que individualmente.
- Trazar el diagrama: con la informaci贸n obtenida en la fase anterior, podemos convertir el borrador en el diagrama de flujo de proceso definitivo, el documento que presentaremos a socios, potenciales inversores, directivos, trabajadores...
- Asignaci贸n de tareas: es fundamental trabajar con el 谩rea afectada por el proceso en busca de solucionar los problemas que se han revelado en el proceso. Esto nos permitir谩 asignar a cada colaborador una tarea o funci贸n que nos permita solucionar los problemas que se han detectado y, en consecuencia, favorecer un mayor rendimiento de la empresa.
Ejemplo de diagrama de flujo de proceso
No te costar谩 nada dar con ejemplos de diagrama de flujo de proceso. Para acabar de comprender mejor de qu茅 hablamos, vamos a poner un ejemplo simple y cotidiano: cocinar un huevo. Esta ser谩 la casilla de salida, la que tenemos en el 贸valo. La meta ser谩 servir el huevo en el plato, que ocupar谩 otro 贸valo. Pero entre uno y otro, tenemos las diferentes opciones que nos ayudar谩n a resolver la cuesti贸n.
La primera disyuntiva (rombo) que encontramos es si lo queremos frito. En caso afirmativo, lo fre铆mos; en caso contrario, lo hervimos. Ambos conceptos ir铆an en un rect谩ngulo, y las flechas nos conducen a un segundo rombo: 驴lo queremos salado? Si es as铆, agregamos sal (rect谩ngulo) y la 煤ltima flecha nos conduce a servirlo en el plato. Si no lo queremos salado, la flecha nos lleva del rombo al 贸valo final.
