Las negociaciones en el mundo empresarial son cada vez más complejas. Hay nuevos actores que intervienen en las mismas, surgen factores o aspectos a tener en cuenta con los que antes no se contaba, etc. Una serie de cuestiones que, además de añadir dificultad, hacen que se alarguen cada vez más, consumiendo un tiempo que no tenemos. Por eso, las deal desk o mesas de negociaciones son un recurso de lo más eficiente para agilizar estos procesos. Lo vemos a gran escala, por ejemplo, con patronal y sindicatos, y podemos hacerlo a menor escala en nuestra empresa, con los clientes o proveedores, etc. Para crear una deal desk, tendrás que tener en cuenta las expectativas, la asignación de roles y fechas límites, y evaluar el otro negociador, pero no te preocupes, te lo detallamos todo a lo largo del artículo. ¡No te lo pierdas!
Qué es una mesa de negociaciones
Aunque nos pueda sonar redundante, una mesa de negociaciones es un órgano de negociación en el que intervienen representantes de las diferentes partes implicadas. Acostumbran a ser equipos multifuncionales y multidisciplinares. Por ejemplo, si las que negocian son dos empresas, en la deal desk se sentarán representantes financieros, legales, de ventas, de productos, de marketing, personal de atención al cliente… Su función principal es analizar los acuerdos complejos y garantizar que se firman, preferentemente, en el plazo previsto.
Cómo crear una mesa de negociaciones
¿Quieres crear una mesa de negociaciones útil, que te permita alcanzar los mejores acuerdos? A continuación te explicamos cómo crear un deal desk en tres simples pasos:
- Definir las expectativas: cuando nos sentemos en la mesa de negociaciones, es fundamental tener los objetivos claros. Esta es la única forma de asegurarnos un resultado exitoso, y de que no se alargará más de lo esperado. Hay que tener claro el propósito, pero también los mínimos que se pueden aceptar. De este modo, evitamos perder el tiempo en cuestiones que no llevan a buen puerto.
- Asignación de roles y definición de fechas límites: más adelante hablaremos de los roles, pero cada miembro del equipo en la mesa de negociación debe tener claras sus funciones. Saber de qué es responsable, hasta dónde llega su capacidad de negociación y no solaparse con sus compañeros. Es importante establecer las fechas límites para evitar una demora excesiva en las negociaciones.
- Saber dónde está la otra parte: tan valioso como conocernos a nosotros mismos sería conocer a la otra parte que negocia. Saber en qué punto están, qué capacidad tienen, qué criterios siguen, hasta dónde están dispuestos a llegar… Cuanto más conocimiento tengamos, más efectivas serán las negociaciones y más cerca estaremos de lograr el acuerdo que buscamos en la deal desk.
Como apuntábamos al comienzo, es esencial definir claramente el rol y responsabilidades de cada uno de los miembros de la mesa de negociación. Recuerda que no hay dos deal desk iguales, así que deberás asignar responsabilidades en cada mesa donde te veas involucrado. Otro consejo para que el resultado sea un éxito es tener en mente a los clientes. ¿Cómo afectará la mesa de negociación a nuestros clientes y potenciales clientes?
Se trata de un recurso que a menudo se utiliza para mejorar la empresa a nivel interno. A priori se trata de aspectos que no tienen un impacto directo sobre los clientes, pero sí que lo tendrán de modo indirecto. Comprender el mapa o viaje del cliente, el recorrido que hace en su recorrido con nuestro negocio, nos ayudará a identificar los puntos críticos y asegurarnos de mejorarlos. O al menos, que no empeoran.
Por último, hay que ofrecer los recursos adecuados a los negociadores. Por recursos adecuados nos referimos tanto a la responsabilidad o capacidad de decisión como a los recursos tecnológicos para que el deal desk sea un éxito. No podemos tener un equipo de negociación y, cuando han llegado a un acuerdo con la otra parte, echarnos atrás porque a la dirección de la empresa no le convence lo acordado.
